OPUBLIKOWANO: GRUDZIEŃ 2014

Ważność dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracowników

Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502),
• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 1996 r. Nr 69 poz. 332 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. Nr 180 poz.1860 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 3 marca 2006 r. w sprawie sposobu i trybu wydawania zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego przeciwwskazania zdrowotne do wykonywania dotychczasowej pracy przez pracownicę w ciąży lub karmiącą dziecko piersią (Dz.U. z 2006 r. Nr 42 poz. 292),
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych kobietom (Dz.U. z 1996 r. Nr 114 poz. 545 ze zm.).

Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Szczegółowy katalog dokumentów pracowniczych określa Rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Aby zapewnić prawidłowe prowadzenie akt osobowych, należy pamiętać, iż niektóre dokumenty związane ze stosunkiem pracy trzeba aktualizować w związku ze zmianami stanu faktycznego bądź upływem czasu obowiązywania danego dokumentu.

Badania lekarskie – zaświadczenie o zdolności do pracy pracownika

Zgodnie z art. 229 § 1 k.p., pracodawca ma obowiązek, przed przyjęciem do pracy lub przed podjęciem pracy innego rodzaju niż dotychczas wykonywany, w celu ustalenia zdolności do pracy na danym stanowisku, skierować pracownika na wstępne badania. Wydane przez lekarza medycyny pracy orzeczenie o zdolności lub braku zdolności do pracy konkretnego pracownika na danym stanowisku jest ważne przez okres w nich wskazany. Po upływie terminu ważności badań wstępnych pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na badania okresowe.

Ważne!

Należy pamiętać o obowiązku skierowania pracownika na badania kontrolne w przypadku, kiedy chorował on dłużej niż 30 dni (art. 229 § 2 k.p.). Obowiązek skierowania na tego rodzaju badania należy zrealizować nawet w sytuacji, kiedy nie upłynął jeszcze okres ważności badań wstępnych czy okresowych.

Częstotliwość wykonywania badań profilaktycznych określają wskazówki metodyczne w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników stanowiące załącznik nr 1 do Rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Orzeczenia lekarskie przechowywane są w aktach osobowych pracowników.

Zaświadczenie o odbyciu szkolenia w zakresie BHP

W myśl art. 2373 § 1 k.p., pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. W związku z tym każda osoba przyjmowana do pracy musi odbyć szkolenie BHP składające się z instruktarzu ogólnego oraz stanowiskowego (§ 8 Rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy).

Następnie w okresie zatrudnienia pracownicy mają obowiązek szkolić się okresowo w zakresie BHP (art. 2373 § 2 k.p.). Okresy aktualności tych szkoleń oraz zaświadczeń o ich odbyciu regulują przepisy ww. Rozporządzenia. Zgodnie z § 15 ust. 4 tego Rozporządzenia, pierwsze szkolenie okresowe powinno być przeprowadzone w okresie do:

• 6 miesięcy od zatrudnienia – dla pracodawców i osób kierujących pracownikami,
• 12 miesięcy od zatrudnienia – dla pozostałych pracowników.

Według § 14 ust. 2 i § 15 ust. 1–2 ww. Rozporządzenia, kolejne szkolenia okresowe powinny być przeprowadzane nie rzadziej niż co:

• rok – dla pracowników na stanowiskach robotniczych, na których są wykonywane prace szczególnie niebezpieczne,
• trzy lata – dla pracowników na pozostałych stanowiskach robotniczych,