Sposób naliczania poszczególnych elementów listy płac Poniżej zaprezentowano sposób poprawnego naliczania wynagrodzeń pracowników. Wszelkie wysokości składek dotyczą stawek obowiązujących w 2023 r. 1. Ustalenie wynagrodzenia brutto – wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki (np. stażowy, funkcyjny), premie, nagrody uznaniowe, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, ekwiwalent za urlop, wynagrodzenie za czas choroby i zasiłki ZUS. 2. Ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – większość składników wynagrodzenia stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Do zwolnionych z oskładkowania należą m.in.: • nagrody jubileuszowe, przyznawane nie częściej niż co pięć lat, • odprawy emerytalne i rentowe, • odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane na podstawie przepisów prawa pracy, • odprawy wypłacane pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej, • wynagrodzenia za czas choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zasiłki ZUS. 3. Ustalenie wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne – od wynagrodzenia brutto podlegającego oskładkowaniu należy obliczyć wysokość poszczególnych składek odprowadzanych z wynagrodzenia pracownika, tj.: • 9,76 proc. – składka na ubezpieczenie emerytalne, • 1,5 proc. – składka na ubezpieczenie rentowe, • 2,45 proc. – składka na ubezpieczenie chorobowe. 4. Ustalenie wysokości dochodu pracownika, tj. podstawy opodatkowania – od kwoty brutto należy odjąć kwotę obliczonych składek na ubezpieczenia społeczne oraz przysługujące pracownikowi koszty uzyskania w wysokości 250 zł, jeżeli pracownik mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub 300 zł, jeżeli dojeżdża z innej miejscowości. Uzyskany wynik należy zaokrąglić do pełnych złotych (tzn. bez żadnych miejsc po przecinku). 5. Ustalenie podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne – od kwoty brutto należy odjąć składki na ubezpieczenia społeczne oraz dodać (jeżeli pracownik chorował) kwotę wynagrodzenia za czas choroby. Podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie stanowią zasiłki wypłacane ze środków ZUS, tj. zasiłki chorobowe, opiekuńcze, wypadkowe itd. 6. Ustalenie wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne – podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomnożona przez 9 proc. 7. Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – prawidłowe obliczenie zaliczki na podatek dochodowy zależy od wielu czynników, takich jak: • obowiązująca w danym roku skala podatkowa, • dochód osiągnięty od początku roku kalendarzowego, • ulga podatkowa (jeżeli pracownik poprzez formularz PIT-2 zobowiązał pracodawcę do pomniejszania dochodu o kwotę wolną). Zaliczkę na podatek dochodowy wylicza się w następujący sposób: zaokrąglony do pełnych złotych dochód do opodatkowania (wyliczony według zasad wymienionych w pkt 4) mnoży się według stawki procentowej obowiązującej danego pracownika w momencie naliczania podatku skali podatku (12 proc. lub 32 proc.) oraz odejmuje się ulgę podatkową w wysokości 300 zł ( jeżeli pracownik złożył oświadczenie PIT-2). Zaliczkę na podatek dochodowy należy zaokrąglić do pełnych złotych. 8. Ustalenie kwoty netto do wypłaty pracownikowi – od kwoty brutto (pkt 1) należy odjąć kwotę składek na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Jeżeli pracownik ma w danym miesiącu jakieś potrącenia netto (np. komornicze, składki na dobrowolne ubezpieczenia), wówczas od kwoty netto należy je odjąć i pracownikowi wypłacić do rąk własnych bądź przelewem na rachunek bankowy kwotę pomniejszoną o potrącenia netto. Przykład wyliczenia wynagrodzenia Pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem 6000 zł. Jego miejsce zamieszkania znajduje się w miejscowości wykonywania pracy oraz upoważnił on pracodawcę do pomniejszania zaliczki na podatek o kwotę wolną. 1. Obliczenie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne: • emerytalna – 6000 zł x 9,76 proc. = 585,60 zł, • rentowa – 6000 zł x 1,5 proc. = 90 zł, • chorobowa – 6000 zł x 2,45 proc. = 147 zł. Łączna kwota składek społecznych: 822,60 zł. 2. Obliczenie wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne: • od przychodu, tj. 6000 zł, należy odjąć kwotę składek na ubezpieczenia społeczne (w przykładzie 822,60 zł), aby obliczyć podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, tj. 6000 zł – 822,60 zł = 5177,40 zł, • podstawę wymiaru mnoży się przez obowiązującą wysokość składki, tj. 5177,40 zł x 9 proc., i otrzymuje się wysokość składki, czyli 465,97 zł. 3. Obliczenie wysokości zaliczki na podatek dochodowy: • obliczenie podstawy opodatkowania, tj. od przychodu należy odjąć kwotę składek na ubezpieczenia społeczne oraz koszty uzyskania przychodu, czyli 6000 zł – 822,60 zł – 250 zł = 4927 zł (po zaokrągleniu do pełnego złotego); otrzymaną kwotę należy pomnożyć przez obowiązującą danego pracownika skalę podatkową (w przykładzie jest to 12 proc.), tj. 4927 zł x 12 proc. = 591,24 zł, i odjąć od niej ulgę podatkową w wysokości 300 zł, co daje 291,24 zł, a po zaokrągleniu 291,00 zł, 4. Obliczenie kwoty do wypłaty dla pracownika ( netto) – od przychodu brutto należy odjąć składki na ubezpieczenia społeczne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9 proc. oraz podatek, tj. 6000 zł – 822,60 zł – 465,97 zł – 291 zł = 4420,43 zł.