opublikowano: listopad 2014

Lista płac w przedszkolu niepublicznym

Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.),
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.),
• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.).

Zatrudniając pracowników, dyrektor przedszkola jest zobowiązany do prawidłowej i terminowej wypłaty wynagrodzenia za przepracowany czas pracy w danym miesiącu (bądź za nieprzepracowany z przyczyn usprawiedliwionych i przewidzianych przepisami prawa), odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne do ZUS, a także odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych do urzędu skarbowego.

Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników jest procesem złożonym i wymaga znajomości wielu przepisów. Potwierdzeniem wywiązywania się przez pracodawcę z obowiązku naliczania wynagrodzeń jest lista płac (zbiorcza, w podziale na działy/komórki organizacyjne) oraz indywidualna (imienna) karta wynagrodzeń.

Podstawy prawne tworzenia list płac

Nie ma przepisów, które wprowadzałyby wprost obowiązek tworzenia list płac. Ustawodawca sprecyzował natomiast obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika imiennej karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (§ 8 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Należy jednak pamiętać, że imienna karta wypłaconego wynagrodzenia jest nierozerwalne związana z listą płac, gdyż w praktyce nie da się jej utworzyć bez uprzedniego sporządzenia listy płac dla danego działu/komórki organizacyjnej.

Obecnie listę płac tworzy się najczęściej w programach kadrowo-płacowych bądź płacowych, które są przystosowane do przepisów prawa oraz wewnętrznych uregulowań obowiązujących w przedszkolu. Odpowiedzialny za naliczanie wynagrodzeń pracownik wprowadza do systemu dane dotyczące rozliczanego miesiąca i w określonym czasie nalicza je, czyli sprawdza poprawność danych w systemie. Następnie wyliczone listy płac są drukowane i przekazywane do akceptacji uprawnionym osobom.

Czynności poprzedzające sporządzenie listy płac

Zanim lista płac zostanie prawidłowo sporządzona, pracownik odpowiedzialny za proces jej przygotowania musi dokonać szeregu czynności dokumentacyjnych i obliczeniowych.

Istotnymi działaniami poprzedzającymi sporządzenie list płac są: prawidłowa analiza i wprowadzenie do systemu informacji na podstawie dokumentów potwierdzających wykonywanie bądź niewykonywanie pracy (z przyczyn przewidzianych prawem pracy) w miesiącu, za który jest naliczane wynagrodzenie. Dokumentami tymi są np.:

• umowa o pracę bądź aneksy do niej, określające wysokość wynagrodzenia zasadniczego oraz stałych dodatków, np. stażowego, funkcyjnego,

• listy obecności z wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy wraz z podziałem na rodzaje nieobecności w pracy,
• zestawienia godzinowe pracy (w przypadku gdy czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
• zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
• dokumenty potwierdzające pracę w porze nocnej,
• zwolnienia lekarskie orzekające o chorobie pracownika bądź wymagającego opieki dziecka lub członka rodziny,
• dokumenty potwierdzające korzystanie z urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego, macierzyńskiego, wychowawczego lub ze zwolnień okolicznościowych (płatnych lub niepłatnych),
• rozliczenia zadań premiowych i decyzje przyznania premii pracownikom,
• decyzje o przyznaniu nagród, odpraw, ekwiwalentów i odszkodowań.

Oświadczenia pracowników mające wpływ na poprawne naliczanie wynagrodzeń