OPUBLIKOWANO: LISTOPAD 2014

Inwentaryzacja w żłobku niepublicznym – najczęściej popełniane błędy

Opracowała: Alicja Stawowczyk, główny księgowy w szkole podstawowej w Kołobrzegu, autorka publikacji dotyczących kadr, płac oraz finansów w oświacie

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.),
• Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 168 ze zm.).

Inwentaryzacja wzbudza niechęć i zapowiada pracowity okres zarówno dla pracowników dokonujących spisu, jak i tych odpowiadających za składniki majątku. Nie można pominąć także działu księgowości, który w okresie inwentaryzacji wypełnia dodatkową dokumentację oraz realizuje kolejne zadania.

Niechęć do inwentaryzacji wynika bardzo często z niewiedzy i nieznajomości przepisów. Zasady jej przeprowadzania regulują zapisy art. 26 Ustawy o rachunkowości. Ponadto dyrektor żłobka powinien opracować wewnętrzne regulacje z tego zakresu. W regulaminie inwentaryzacji należy zawrzeć zapisy dotyczące kwestii technicznych i organizacyjnych związanych z jej przeprowadzaniem.

Konsekwencją niedostatecznej znajomości przepisów są błędy przy dokonywaniu inwentaryzacji. Jednym z nich jest brak regulacji dotyczących sposobu i terminu jej przeprowadzania. Kwestia terminu została uregulowana w Ustawie o rachunkowości, ale za organizację inwentaryzacji odpowiada dyrektor placówki. Brak jasnych i przejrzystych przepisów wewnętrznych powoduje, że osoby przeprowadzające spis często wykonują swoje czynności w sposób przypadkowy. Nie znają swoich zadań ani nie wiedzą, czego się od nich oczekuje. Jak zatem postępować, aby prace związane z inwentaryzacją były spójne i wykonane właściwie? Należy zawrzeć w wewnętrznych instrukcjach odpowiednie zapisy, a następnie ich przestrzegać.

Błędy popełniane podczas inwentaryzacji

1. Powołanie przypadkowych osób do prac w komisji inwentaryzacyjnej

Zdarza się, że dyrektor przedszkola w sposób przypadkowy wybiera osoby do sporządzenia spisu, np. powołuje pracowników mających akurat mniej zadań w okresie przeprowadzania inwentaryzacji. Wydaje się bowiem, że dokonanie spisu nie powinno sprawiać trudności. Jest to mylne przeświadczenie, ponieważ tylko właściwie przeszkolona komisja jest w stanie przeprowadzić go prawidłowo.

Jak rozwiązać problem?