Planowanie urlopów wypoczynkowych pracowników żłobka niepublicznego

Opublikowano: listopad 2014

Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.),
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 1996 r. Nr 60 poz. 281 ze zm.),
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2 poz. 14 ze zm.).

Podstawowym narzędziem dyrektora żłobka niepublicznego przy organizowaniu urlopów wypoczynkowych pracowników jest plan urlopów (art. 163 Kodeksu pracy). Dzięki jego odpowiedniemu wykorzystaniu można w taki sposób rozłożyć w czasie urlopy pracowników, by nie powstały problemy z organizowaniem zajęć dla wychowanków ani nie trzeba było pospiesznie szukać zastępstwa dla nieobecnego opiekuna. Plan urlopów nie musi być tworzony na cały rok, może obejmować swoim zakresem krótsze okresy – w zależności od tego, co okaże się najkorzystniejsze dla danej placówki. Należy również bezwzględnie pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą plan urlopów ustala pracodawca. Wnioski pracowników co do terminów, w których chcieliby skorzystać z urlopu, muszą być brane pod uwagę, jednak nie są one wiążące (z wyjątkiem sytuacji, gdy o urlop ubiega się pracownica bądź pracownik – ojciec bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego – art. 163 § 3 k.p.). Pracownicy muszą się liczyć z tym, że w pierwszej kolejności należy zapewnić żłobkowi normalny tok pracy. Przygotowując plan urlopów, dyrektor powinien więc tworzyć go przede wszystkim pod tym kątem, chyba że uda się tak zaplanować urlopy, że nie dojdzie do zakłóceń w organizacji zajęć w placówce.

Plan urlopów nie obejmuje czterech dni urlopu na żądanie, ale nie oznacza to, że pracownicy mają całkowitą dowolność w korzystaniu z nich, o czym będzie mowa poniżej. Ponadto, zgodnie z art. 162 k.p., przynajmniej jedna część urlopu danego pracownika powinna liczyć nie mniej niż 14 dni kalendarzowych (a więc wliczając w to soboty i niedziele).

Przygotowany plan urlopów powinien zostać przekazany do wiadomości pracowników w tzw. sposób przyjęty u danego pracodawcy. To niedookreślone sformułowanie daje pracodawcy dużą swobodę, plan urlopów może bowiem zostać wywieszony np. pozostawiony do dyspozycji pracowników w sekretariacie (o czym należy ich oczywiście poinformować), a nawet przesłany e-mailem do zainteresowanych. W sytuacji gdy urlopy wypoczynkowe zostaną zaplanowane w powyższy sposób, nie jest już konieczne składanie przez pracowników dodatkowych wniosków o udzielenie urlopu w zaplanowanym terminie. Tym samym niestawienie się pracownika do pracy w tych dniach nie może zostać potraktowane jako naruszenie przez niego obowiązków pracowniczych, uzasadniające np. zwolnienie dyscyplinarne. Należy jednak podkreślić, że w praktyce można spotkać się także z odmiennym stanowiskiem, zgodnie z którym przed rozpoczęciem urlopu pracownik powinien wystąpić do pracodawcy z dodatkowym wnioskiem urlopowym.

Trzeba zaznaczyć, że w pewnych sytuacjach przepisy teoretycznie zwalniają pracodawcę z obowiązku sporządzania planu urlopów – dzieje się tak w sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa bądź działa, lecz wyraziła zgodę na niesporządzanie planu (art. 163 § 11 k.p.). Ze względów praktycznych, mimo istnienia takiej możliwości, z powodów organizacyjnych lepszym rozwiązaniem jest jednak sporządzenie planu urlopowego.

Czy pracownicy mogą dowolnie zmieniać terminy urlopów?