STAN PRAWNY NA 22 STYCZNIA 2021 Planowanie urlopów wypoczynkowych Opracował i zaktualizował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w War-szawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwol-nień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2 poz. 14 ze zm.). Podstawowym narzędziem dyrektora przedszkola niepublicznego przy organizowaniu urlo-pów wypoczynkowych pracowników jest plan urlopów (art. 163 Kodeksu pracy). Dzięki jego odpowiedniemu wykorzystaniu można w taki sposób rozłożyć w czasie urlopy pracowników, by nie powstały problemy z organizowaniem zajęć dla wychowanków ani nie trzeba było po-spiesznie szukać zastępstwa dla nieobecnego nauczyciela. Plan urlopów nie musi być tworzo-ny na cały rok, może obejmować swoim zakresem krótsze okresy – w zależności od tego, co okaże się najkorzystniejsze dla danej placówki. Należy również bezwzględnie pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą plan urlopów ustala pra-codawca. Wnioski pracowników co do terminów, w których chcieliby skorzystać z urlopu, muszą być brane pod uwagę, jednak nie są one wiążące (z wyjątkiem sytuacji, gdy o urlop ubiega się pracownica bądź pracownik – ojciec lub pracownik – inny członek najbliższej ro-dziny, o którym mowa w art. 1751 pkt 3 k.p., bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macie-rzyńskiego – art. 163 § 3 k.p.). Pracownicy muszą się liczyć z tym, że w pierwszej kolejności należy zapewnić przedszkolu normalny tok pracy. Przygotowując plan urlopów, dyrektor po-winien więc tworzyć go przede wszystkim pod tym kątem, chyba że uda się tak zaplanować urlopy, że nie dojdzie do zakłóceń w organizacji zajęć w placówce. Plan urlopów nie obejmuje czterech dni urlopu na żądanie, ale nie oznacza to, że pracownicy mają całkowitą dowolność w korzystaniu z nich, o czym będzie mowa poniżej. Ponadto, zgodnie z art. 162 k.p., przynajmniej jedna część urlopu danego pracownika powinna liczyć nie mniej niż 14 dni kalendarzowych (a więc wliczając w to soboty i niedziele). Przygotowany plan urlopów powinien zostać przekazany do wiadomości pracowników w tzw. sposób przyjęty u danego pracodawcy. To niedookreślone sformułowanie daje pracodawcy dużą swobodę, plan urlopów może bowiem zostać wywieszony np. w pokoju nauczycielskim, pozostawiony do dyspozycji pracowników w sekretariacie (o czym należy ich oczywiście poinformować), a nawet przesłany e-mailem do zainteresowanych. W sytuacji gdy urlopy wypoczynkowe zostaną zaplanowane w powyższy sposób, nie jest już konieczne składanie przez pracowników dodatkowych wniosków o udzielenie urlopu w zaplanowanym terminie. Tym samym niestawienie się pracownika do pracy w tych dniach nie może zostać potrakto-wane jako naruszenie przez niego obowiązków pracowniczych, uzasadniające np. zwolnienie dyscyplinarne. Należy jednak podkreślić, że w praktyce można spotkać się także z odmiennym stanowiskiem, zgodnie z którym przed rozpoczęciem urlopu pracownik powinien wystąpić do pracodawcy z dodatkowym wnioskiem urlopowym. Trzeba zaznaczyć, że w pewnych sytuacjach przepisy teoretycznie zwalniają pracodawcę z obowiązku sporządzania planu urlopów – dzieje się tak w sytuacji, gdy u danego pracodaw-cy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa bądź działa, lecz wyraziła zgodę na niesporządzanie planu (art. 163 § 11 k.p.). Ze względów praktycznych, mimo istnienia takiej możliwości, z powodów organizacyjnych lepszym rozwiązaniem jest jednak sporządzenie planu urlopowego. Czy pracownicy mogą dowolnie zmieniać terminy urlopów? Przygotowanie planu urlopów nie oznacza, że obowiązujące w nim terminy są niezmienne. Należy liczyć się z tym, że rozmaite okoliczności losowe – występujące zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy – mogą doprowadzić do zmian. Jeżeli pracownik dojdzie do przekonania, że nie może wykorzystać urlopu w pierwotnie zaplanowanym terminie, powinien wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, w którym poda ważne przyczyny uzasadniające – jego zdaniem – zmianę terminu urlopu (art. 164 § 1 k.p.). To do pracodawcy należy jednak ocena, czy podane przez pracownika przyczyny faktycznie uzasadniają przesunięcie terminu i nie jest on w żadnym stopniu związany takim wnioskiem. Z drugiej strony z inicjatywą przesunięcia terminu urlopu może wyjść pracodawca, powołując się na szczególne potrzeby placówki, gdy nieobecność pracownika w pierwotnym terminie mogłaby spowodować poważne zakłócenia w toku pracy. Oczywiście nie uda się przedstawić wszystkich możliwych przyczyn uzasadniających zmianę przez pracodawcę terminu urlopu, ale należy pamiętać, że jeśli pra-cownik nie zgadza się z decyzją pracodawcy, może wystąpić do sądu pracy celem ustalenia, czy decyzja pracodawcy była zasadna. Przepisy Kodeksu pracy regulują również sytuacje, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn od niego niezależnych bądź też zaszło zdarzenie, które zakłóca korzystanie z już rozpoczętego urlopu. Pierwszy przypadek został uregulowany w art. 165 k.p. Na jego pod-stawie pracodawca ma obowiązek przesunięcia urlopu pracownika na inny termin, jeśli w tym pierwotnie ustalonym nie może on rozpocząć korzystania z niego z przyczyn usprawiedliwia-jących nieobecność w pracy. Ustawodawca wyszedł w tym miejscu z założenia, że urlop nie spełni w takiej sytuacji swojej funkcji, czyli regeneracji sił pracownika. Teoretycznie udzielenie wówczas urlopu nie powinno mieć miejsca nawet przy zgodzie pracownika. Jeżeli pracodawca postąpi wbrew temu nakazowi, musi się liczyć z możliwością wystąpienia przez pracownika do sądu z roszczeniem o udzielenie urlopu w innym terminie. Brzmienie art. 165 k.p. nie zawiera zamkniętego katalogu przyczyn uzasadniających przesunięcie urlopu, a wskazane w nim sytuacje (niezdolność do pracy spowodowana chorobą, odosobnienie w związku z cho-robą zakaźną, ćwiczenia wojskowe czy urlop macierzyński) stanowią wyłącznie najbardziej jaskrawe powody. Przypadki przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy zostały zawarte również w Rozporządzeniu w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, ale także w innych aktach z zakresu prawa pracy (np. w Ustawie o związkach zawodowych). Przyczyny te nie muszą jednak wynikać wprost z ak-tów prawnych, ich podstawą może być też decyzja pracodawcy o zwolnieniu pracownika od świadczenia pracy w danym terminie. Urlop, z którego pracownik nie mógł skorzystać z po-wyższych przyczyn, powinien zostać udzielony w innym terminie, uzgodnionym w miarę możliwości z pracownikiem. Przykład Zgodnie z planem urlopów nauczyciel przedszkola niepublicznego miał rozpocząć urlop wy-poczynkowy 29 września 2020 r. Niestety wcześniej okazało się, że jego dziecko się rozcho-rowało, w związku z czym nauczyciel był zmuszony do osobistego sprawowania nad nim opieki. Z tego samego powodu nie mógł udać się na zaplanowany, a jeszcze nierozpoczęty urlop. Na mocy porozumienia z dyrektorem przesunął urlop na koniec października. Z kolei art. 166 k.p. wskazuje okoliczności, które zobowiązują pracodawcę do udzielenia pra-cownikowi w innym terminie części urlopu, której nie wykorzystał z powodu: • czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, • odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, • odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia teryto-rialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do trzech miesięcy, • urlopu macierzyńskiego. Przyczyny wskazane w tym przepisie są wyczerpujące, w przeciwieństwie do art. 165 k.p., a więc do przesunięcia już rozpoczętego urlopu nie może dojść z innych powodów. Obowią-zek udokumentowania przyczyny uzasadniającej przesunięcie urlopu wypoczynkowego spo-czywa na pracowniku (np. jeśli pracownik zachoruje w trakcie urlopu, do przesunięcia pozo-stałej jego części dojdzie tylko w momencie, gdy dostarczy on pracodawcy ważne zwolnienie lekarskie). Przyjmuje się również, że pracodawca nie jest zobowiązany do uzgadniania z pra-cownikiem późniejszego terminu, w którym udzieli mu pozostałej części urlopu – decyzję w tym zakresie może podjąć samodzielnie (chociaż oczywiście konieczność utrzymania z pracownikami dobrych relacji uzasadnia skonsultowanie terminu przesuwanego urlopu). Na-leży jednak pamiętać, aby urlop został udzielony w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo (zgodnie z art. 161 k.p.) bądź najpóźniej do 30 września następnego roku ka-lendarzowego (art. 168 k.p.). Przykład W przykładzie jak powyżej, gdyby choroba dziecka rozpoczęła się w trakcie trwającego już urlopu wypoczynkowego, konieczność sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem nie uza-sadniałaby zakończenia trwającego urlopu i wykorzystania pozostałej jego części w później-szym terminie – przypadek taki nie został bowiem przewidziany w art. 166 k.p. Czy pracownikowi zawsze trzeba udzielić urlopu na żądanie? Zgodnie z art. 1672 k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w ter-minie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (tzw. urlop na żądanie). Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Urlop na żądanie stanowi dosyć problematyczne uprawnienie pracownicze w realiach jedno-stek oświaty. Konieczność bieżącego prowadzenia zajęć, częsty brak możliwości natychmia-stowego znalezienia zastępstwa dla nieobecnego nauczyciela przy konieczności zapewnienia opieki znajdującym się w przedszkolu dzieciom może spowodować duże problemy w funk-cjonowaniu placówki. Nie bez powodu Karta nauczyciela, przewidująca przecież wiele istot-nych przywilejów nauczycielskich, jak chociażby urlop dla poratowania zdrowia, nie dopusz-cza możliwości korzystania przez nauczycieli placówek publicznych z urlopów na żądanie. Specyfika funkcjonowania szkół, przedszkoli i placówek oświaty po prostu kłóci się z taką możliwością. Brak odpowiednich uregulowań dla placówek niepublicznych oraz objęcie ich pracowników ogólnymi przepisami prawa pracy stawia jednak przed dyrektorami konieczność racjonalnego poradzenia sobie z tym problemem. Z jednej strony nie można dopuścić do nagłych nieobec-ności nauczycieli, z drugiej natomiast nie można pozbawić ich przewidzianego przepisami Kodeksu pracy prawa (art. 1672 k.p.). Sytuację komplikuje powszechna opinia, zgodnie z którą pracodawca zawsze jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu na żądanie, a obo-wiązkiem pracownika jest jedynie poinformowanie go, przeważnie na kilka minut przed pla-nowanym rozpoczęciem pracy, o tym, że danego dnia ma zamiar skorzystać z tego prawa. Należy zwrócić uwagę, że urlop na żądanie nie jest jakimś szczególnym rodzajem urlopu, ponieważ stanowi on część tego samego, 20- bądź 26-dniowego limitu co urlop zapisany w planie urlopów. Różni się on jedynie formą zgłaszania wniosku o jego udzielenie (często bardzo odformalizowaną bądź nawet ustną), a także tym, że nie jest on zapisany w planie urlopów, pozostając do dyspozycji pracownika na nieprzewidziane sytuacje. Wszystkie inne regulacje prawne dotyczące urlopów wypoczynkowych odnoszą się jednak również do urlopu na żądanie, co dotyczy też możliwości odwołania z niego pracownika, jak i konieczności wcześniejszego jego udzielenia, jeszcze przed jego rozpoczęciem. Potwierdza to obecna linia orzecznicza Sądu Najwyższego (Wyrok z dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08), wyrażająca pogląd, zgodnie z którym rozpoczęcie urlopu na żądanie przed jego udzieleniem przez praco-dawcę może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, skutkującą nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Jak należy zatem w praktyce przedszkoli niepublicznych korzystać z urlopu na żądanie? Zgodnie z brzmieniem art. 1672 zdanie drugie k.p. pracownik zgłasza żądanie udzielenia ta-kiego urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Przepis wskazuje jedynie najpóźniejszy termin zgłoszenia żądania udzielenia urlopu, co oznacza, że równie dobrze może ono zostać zgłoszone nawet kilka dni wcześniej. Takie rozumowanie może skutkować stworzeniem od-powiedniego zapisu w regulaminie pracy, doprecyzowującego zasady korzystania z tego urlo-pu i promującego zasadę wcześniejszego, np. kilkudniowego informowania pracodawcy o zamiarze skorzystania z niego. W przeciwnym razie pracownik składający żądanie w ostat-nim momencie ryzykuje odmową ze strony pracodawcy. O odmowie udzielenia urlopu w da-nym dniu należy pracownika wyraźnie poinformować, najlepiej bezzwłocznie, w formie tele-fonicznej, natomiast dla celów dowodowych dodatkowo na piśmie. Należy pamiętać, że pra-codawca ma również prawo do odwołania pracownika z już rozpoczętego urlopu na żądanie (art. 167 k.p.). Kiedy pracownik może zostać odwołany z rozpoczętego urlopu? W praktyce funkcjonowania przedszkola może dojść do sytuacji, w której konieczne będzie odwołanie z urlopu pracownika już na nim przebywającego. W małym przedszkolu z powodu nieprzewidzianych zdarzeń dochodzi np. do sytuacji, w której dzieciom nie można zapewnić należytej opieki. Dyrektor zastanawia się, czy może odwołać z urlopu przebywającą na nim nauczycielkę. Takie prawo daje mu art. 167 k.p., zgodnie z którym odwołanie jest możliwe, gdy obecność pracownika w placówce jest wymagana ze względu na okoliczności, których nie dało się przewidzieć w chwili rozpoczynania przez niego urlopu. Wyraźnie widać, że nie chodzi tu o każdą sytuację. Nie może być np. mowy o przypadku, gdy dyrektor już po wysłaniu pracownika na urlop dochodzi do wniosku, że nauczyciel powinien jednak przeby-wać w przedszkolu, przy czym nie zaszły żadne szczególne okoliczności uzasadniające zmianę decyzji. Należy zaznaczyć, że choć pracodawca nie ma obowiązku informowania pracownika o po-wyższych przyczynach (wówczas pracownik nie ma możliwości zweryfikowania zasadności odwołania), powinny one jednak zostać podane do jego wiadomości. W przeciwnym razie postępowanie pracodawcy może doprowadzić do sporu sądowego oraz do oceny przez sąd, czy przesłanki odwołania z urlopu nie były sprzeczne z zasadami współżycia społecznego. Trzeba również pamiętać o obowiązkowym pokryciu kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (co obejmuje np. koszty podróży dzieci pracownika, jeżeli nie mogły one kontynuować urlopu z jego małżonkiem). Poniesione przez pracownika koszty powinny zostać odpowiednio udowodnione (np. przez przedstawienie bile-tów lotniczych czy rachunku wykupionej wycieczki). Wynagrodzenie za czas urlopu oraz ekwiwalent za urlop niewykorzystany Urlop wypoczynkowy jest urlopem płatnym. Zgodnie z art. 172 k.p. za czas urlopu pracowni-kowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadku znacznego wa-hania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. Ponadto, chociaż urlop powinien być wykorzystany co do zasady w naturze, mogą zdarzyć się sytuacje, gdy pracownik nie zdążył tego zrobić przed zakończeniem łączącego go z przedszkolem sto-sunku pracy. Wówczas konieczne będzie wypłacenie mu ekwiwalentu pieniężnego (rozwią-zanie bądź wygaśnięcie stosunku pracy to jedyne przypadki pozwalające na wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego zamiast umożliwienia pracownikowi wykorzystania urlopu wypo-czynkowego w naturze). Zasady wypłacania ekwiwalentu pieniężnego za urlop, a także sposób obliczania wynagro-dzenia za czas urlopu zostały uregulowane w Rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wyjątkowo obowiązek wypłacenia ekwiwalentu pie-niężnego może zostać uchylony, jeśli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 k.p.).