OPUBLIKOWANO: LISTOPAD 2014
ZAKTUALIZOWANO: 21 SIERPNIA 2017

Najczęściej popełniane błędy w inwentaryzacji

Opracowała: Alicja Stawowczyk, główny księgowy w szkole podstawowej w Kołobrzegu, autorka publikacji dotyczących kadr, płac oraz finansów w oświacie

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.),
• Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1311).

Chyba nie istnieje szkoła, w której kadra ucieszyłaby się z nadchodzącej inwentaryzacji. Samo pojęcie inwentaryzacji budzi niechęć i zapowiada pracowity okres, zarówno dla pracowników dokonujących spisu, jak i tych, którzy odpowiadają za składniki majątku. Nie można w tych wyliczeniach pominąć działu księgowości, którego pracownicy w okresie inwentaryzacji mają dodatkowe dokumenty i zadania na głowie.

Niechęć do inwentaryzacji bardzo często jest spowodowana niewiedzą i nieznajomością przepisów obowiązujących w zakresie jej przeprowadzania. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji regulują przepisy art. 26 Ustawy o rachunkowości. Każda szkoła powinna posiadać również wewnętrzne regulacje dotyczące zasad przeprowadzania inwentaryzacji opracowane przez jej dyrektora. Regulamin inwentaryzacji w szkole powinien zawierać zapisy dotyczące kwestii technicznych i organizacyjnych związanych z przeprowadzaną inwentaryzacją.

Konsekwencją nieznajomości przepisów są błędy związane z przeprowadzaniem inwentaryzacji. Pierwszym z błędów, jakie popełniane są w szkołach, jest brak regulacji dotyczących sposobu i terminów przeprowadzania inwentaryzacji. O ile terminy regulowane są przez przepisy Ustawy o rachunkowości, to organizacja przeprowadzania samej inwentaryzacji należy do dyrektora szkoły. Dlaczego brak wewnętrznych uregulowań można traktować jako błąd? Brak jasnych i przejrzystych regulacji organizacyjnych powoduje, że czynności wykonywane przez osoby przeprowadzające spis są bardzo często przypadkowe. Niekiedy osoby, które dokonują spisu, nie znają swoich zadań i nie wiedzą tak naprawdę, czego się od nich oczekuje.

Najczęściej występujące błędy w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji

1. Powołanie przypadkowych osób do prac w komisji inwentaryzacyjnej i brak przeszkolenia ich w zakresie i sposobie przeprowadzania inwentaryzacji.

Jest to dosyć często popełniany błąd, który ma bardzo duży wpływ na prawidłowy przebieg inwentaryzacji. Dyrektor szkoły dokonuje w sposób przypadkowy doboru osób do przeprowadzenia spisu, kierując się np. tym, że mają one akurat mniej zadań w okresie, na który przypada inwentaryzacja. Wydawać by się mogło, że nie ma dużego znaczenia, kto dokona spisu, przecież to nie jest nic trudnego. Jest to jednak bardzo mylne myślenie, ponieważ tylko właściwie przeszkolona komisja jest w stanie prawidłowo przeprowadzić spis.

Jak rozwiązać problem?