OPUBLIKOWANO: LISTOPAD 2014
ZAKTUALIZOWANO: 2 STYCZNIA 2018

Inwentaryzacja – najczęściej popełniane błędy

Opracowała: Alicja Stawowczyk, główny księgowy w szkole podstawowej w Kołobrzegu, autorka publikacji dotyczących kadr, płac oraz finansów w oświacie

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.),
• Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1311).

Inwentaryzacja wzbudza niechęć i zapowiada pracowity okres zarówno dla pracowników dokonujących spisu, jak i tych odpowiadających za składniki majątku. Nie można pominąć także działu księgowości, który w okresie inwentaryzacji wypełnia dodatkową dokumentację oraz realizuje kolejne zadania.

Niechęć do inwentaryzacji wynika bardzo często z niewiedzy i nieznajomości przepisów. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji regulują zapisy art. 26 Ustawy o rachunkowości. Ponadto dyrektor przedszkola powinien opracować wewnętrzne regulacje dotyczące tego zagadnienia. W regulaminie inwentaryzacji należy zawrzeć zapisy odnoszące się do kwestii technicznych i organizacyjnych związanych z jej przeprowadzeniem.

Konsekwencją niewystarczającej znajomości przepisów są błędy związane z przeprowadzaniem inwentaryzacji. Jednym z błędów, który spotyka się w przedszkolach, jest brak regulacji dotyczących sposobu i terminu przeprowadzania inwentaryzacji. Kwestia terminu została uregulowana w Ustawie o rachunkowości, a za organizację inwentaryzacji odpowiada dyrektora przedszkola. Brak jasnych i przejrzystych regulacji wewnętrznych powoduje, że czynności wykonywane przez osoby przeprowadzające spis są często przypadkowe. Nie znają one swoich zadań oraz nie wiedzą, czego się od nich oczekuje. Jak zatem postępować, aby prace związane z inwentaryzacją były spójne i wykonane właściwie? Należy zawrzeć w wewnętrznych instrukcjach odpowiednie zapisy, a następnie ich przestrzegać.

Błędy popełniane podczas inwentaryzacji

Powołanie przypadkowych osób do prac w komisji inwentaryzacyjnej

Zdarza się, że dyrektor przedszkola dokonuje w sposób przypadkowy wyboru osób do przeprowadzenia spisu, np. powołuje pracowników mających akurat mniej zadań w okresie przeprowadzania inwentaryzacji. Wydaje się, że dokonanie spisu nie powinno sprawiać trudności. Jest to mylne przeświadczenie, ponieważ tylko właściwie przeszkolona komisja jest go w stanie prawidłowo przeprowadzić.

Jak rozwiązać problem?