Księga inwentarzowa
Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.),
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. z 2010 r. Nr 242 poz. 1622).
W księdze inwentarzowej powinny być rejestrowane wszystkie zdarzenia związane ze środkami trwałymi. Jest to dokument niezbędny m.in. przy przeprowadzaniu inwentaryzacji. Prowadzenie księgi inwentarzowej jest szczególnie istotne, jeśli placówka oświatowa posiada dużo środków trwałych.
Księgę inwentarzową prowadzi się wspólnie dla wszystkich środków trwałych, z podziałem na ich poszczególne grupy rodzajowe. Wpisuje się do niej chronologicznie środki trwałe przyjmowane do użytkowania i nadaje się im kolejny numer inwentarzowy. Nadany numer powinien być na stałe umieszczony na środku trwałym. W razie likwidacji środka następuje jego wykreślenie z księgi inwentarzowej, a nadanego wcześniej numeru nie wykorzystuje się ponownie.
Osoba odpowiedzialna za gospodarkę środkami trwałymi
Dyrektor placówki oświatowej może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za gospodarkę środkami trwałymi, pozostałymi środkami trwałymi i środkami o charakterze wyposażenia (art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości). Powierzenie tego rodzaju obowiązków powinno nastąpić na piśmie – w zakresie czynności danego pracownika. Do obowiązków wybranego pracownika należy:
- prawidłowe opisanie dokumentu, na podstawie którego dokonano przyjęcia (zakup, darowizna) na stan środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu, wartości niematerialnych i prawnych oraz tzw. pozostałych środków trwałych małocennych,
- wpisanie do właściwej ewidencji – księgi inwentarzowej środków trwałych, pozostałych środków trwałych – wyposażenia lub ewidencji ilościowej,
- oznaczenie powierzonych jego pieczy środków rzeczowych,
- przechowywanie, konserwacja i zabezpieczenie przed zniszczeniem, uszkodzeniem,
zepsuciem i kradzieżą.
W praktyce obowiązki te wypełnia najczęściej pracownik z obsługi finansowej, kierownik bądź referent administracyjny.
