OPUBLIKOWANO: WRZESIEŃ 2014
ZAKTUALIZOWANO: 4 WRZEŚNIA 2017
Udzielanie informacji o uczniach szkoły
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922),
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz.U. z 1984 r. Nr 5 poz. 24 ze zm.),
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1943 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 10 czerwca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 843 ze zm.).
Dane osobowe uczniów, oprócz danych osobowych nauczycieli, podlegają przetwarzaniu w placówkach oświatowych w najszerszym zakresie. Nie ulega wątpliwości, ze względu na specyfikę funkcjonowania szkoły i pracy nauczyciela, że każdy nauczyciel czy inny pracownik szkoły (np. pedagog szkolny), aby móc dobrze wypełniać swoje obowiązki, powinien bardzo dużo wiedzieć o uczniach oraz ich rodzicach.
Szkoła, będąc administratorem danych w rozumieniu art. 7 pkt 4 Ustawy o ochronie danych osobowych, musi nie tylko wypełniać swoje obowiązki dydaktyczno-wychowawcze, lecz również czuwać nad prywatnością uczniów oraz legalnością procesu przetwarzania ich danych osobowych.
Warto zaznaczyć, że obowiązki administratora danych w szkole wypełnia jej dyrektor – w wielu opracowaniach błędnie wskazywany jako podmiot będący administratorem danych osobowych.
Do prawidłowego przetwarzania danych osobowych uczniów czy ich rodziców nie zawsze wystarcza odpowiedni przepis prawa (np. Ustawa o systemie oświaty czy Prawo oświatowe). W niektórych przypadkach, aby móc legalnie wykorzystać dane osobowe uczniów, konieczne jest uzyskanie zgody rodziców (opiekunów prawnych) lub samego ucznia (jeżeli jest pełnoletni). Ze względu na specyfikę omawianej materii i nie zawsze do końca jasne unormowania prawne zarówno po stronie pedagogów, jak i rodziców rodzi się wiele pytań o zasady udzielania informacji na temat uczniów.
Jakie dane mogą być udostępniane przez szkoły w związku z procesem rekrutacyjnym?
Szkoła pozyskuje szeroki wachlarz danych ucznia już na etapie rekrutacji. Składając wniosek o przyjęcie do danej placówki, kandydat udostępnia nie tylko podstawowe informacje o swojej osobie, np. imię i nazwisko, PESEL, imiona rodziców czy adres zamieszkania, ale również dane dotyczące ukończonej szkoły, zaświadczenia o wynikach egzaminów, oświadczenia lekarskie, oświadczenia o stanie rodzinnym oraz wiele innych.
Zgodnie z Ustawą Prawo oświatowe wyniki rekrutacji podawane są do publicznej wiadomości w formie listy kandydatów zakwalifikowanych oraz niezakwalifikowanych. Listy te mogą zawierać imiona i nazwiska, informację o zakwalifikowaniu bądź nie oraz ewentualnie najniższą liczbę punktów uprawniającą do przyjęcia do danej placówki. Dodatkowo na liście powinna znaleźć się adnotacja o dniu podania jej do publicznej wiadomości. Na liście rekrutacyjnej nie należy umieszczać innych danych (np. informacji o uzyskanych punktach, adresu zamieszkania), gdyż będzie to wykraczało poza zakres wyznaczony przez ww. Ustawę.
Przez podanie do publicznej wiadomości rozumie się umieszczenie listy w widocznym miejscu w siedzibie placówki. Niezgodny z prawem będzie zatem inny sposób jej upublicznienia, czyli np. umieszczenie jej na stronie internetowej szkoły.
Okres przechowywania danych osobowych kandydatów zakwalifikowanych oraz niezakwalifikowanych został określony w art. 160 Prawa oświatowego. W pierwszym przypadku zgromadzone dane oraz stosowną dokumentację przechowuje się nie dłużej niż do końca okresu pobierania nauki. Dane kandydatów, którzy nie zostali przyjęci, przechowuje się przez rok.
Które informacje można udostępniać?
Jak podkreśla Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (dalej GIODO), wszystkie sytuacje, kiedy dane dotyczące ucznia przekazywane są poza szkołę, to działania z zasady niedozwolone. Dlatego szkoła powinna zwrócić szczególną uwagę na to, komu, w jakim celu i przede wszystkim na jakiej podstawie udostępnia informacje dotyczące swoich wychowanków.
Przez udostępnienie danych nie należy rozumieć tylko tego, co oczywiste, czyli przekazania danych firmom zewnętrznym w celach marketingowych bądź przedstawicielom mediów. Udostępnienie to także wywieszenie kartki z wynikami rekrutacji, podanie na stronie internetowej szkoły wyników konkursu czy też przesłanie rodzicowi e-maila z informacją o rankingu uczniów danej placówki.
Dane osobowe ucznia mogą być udostępniane jedynie osobom i podmiotom uprawnionym do tego na podstawie odrębnych przepisów lub na mocy zgody rodziców (opiekunów prawnych) dziecka albo – w przypadku ucznia pełnoletniego – zgody samego zainteresowanego.
Jakie czynności powinna podjąć szkoła, jeśli zamierza udostępnić dane swoich uczniów?
Ustawa o ochronie danych osobowych
