STAN PRAWNY NA 8 STYCZNIA 2021 Zwolnienie od pracy – część 1 Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo--płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodze-nia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównaw-czych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet kar-miących dziecko piersią (Dz.U. z 2017 r. poz. 796). Zasadą jest, że pracownik, który planuje przerwę w pracy, korzysta z urlopu wypoczynkowe-go bądź urlopu bezpłatnego, natomiast w przypadku narodzin dziecka – z urlopu macierzyń-skiego, ojcowskiego albo rodzicielskiego. Przepisy prawa przewidują jednak sytuacje, kiedy pracownik z różnych względów zostaje zwolniony na pewien czas ze świadczenia pracy. Na ogół są one związane z jego życiem osobistym lub spełnianiem przez niego obowiązków pu-blicznych. Poniżej przedstawiamy przegląd przypadków, które uprawniają pracownika do usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Dni wolne na poszukiwanie pracy W art. 37 Kodeksu pracy przewidziano uprawnienie, na podstawie którego pracownik zostaje, w okresie trwającego okresu wypowiedzenia, zwolniony od świadczenia pracy w celu podję-cia przez niego czynności mających doprowadzić do znalezienia nowej pracy. Przepis ten ma umożliwić pracownikowi, którego stosunek pracy ulegnie wkrótce rozwiązaniu (po zakoń-czeniu trwającego już okresu wypowiedzenia), płynne przejście do nowej pracy. Należy pod-kreślić, że uprawnienie to przysługuje wyłącznie pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, przewidującej co najmniej dwutygodniowy okres wypowiedzenia. Przykład Pracownik jest zatrudniony w przedszkolu niepublicznym na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, przy czym pozostaje w zatrudnieniu krócej niż sześć miesięcy. Zgodnie z przepisami gwarantuje mu to dwutygodniowy okres wypowiedzenia, co oznacza, że pra-cownik ten ma już prawo do skorzystania z dni wolnych na poszukiwanie pracy. W sytuacji jednak, gdyby pracownik został zwolniony dyscyplinarnie bądź za porozumieniem stron, prawo do dni wolnych na poszukiwanie pracy nie będzie mu przysługiwało, ponieważ w ta-kich przypadkach nie mamy do czynienia z trwaniem okresu wypowiedzenia. W praktyce z uprawnienia tego nie będą mogli też skorzystać pracownicy zatrudnieni na pod-stawie umowy o pracę na okres próbny, jeżeli ustalony okres próbny jest krótszy niż trzy mie-siące. Kolejnym istotnym ograniczeniem związanym z tym uprawnieniem pracowniczym jest moż-liwość skorzystania z niego jedynie w sytuacji, gdy wypowiedzenie zostało dokonane przez pracodawcę. Przykład Pracownik zatrudniony w przedszkolu niepublicznym znalazł ciekawą ofertę pracy, która gwarantowałaby mu zatrudnienie w większym wymiarze godzin. W związku z tym złożył wypowiedzenie, w trakcie jego trwania okazało się jednak, że nowa oferta pracy stała się nie-aktualna. Pracownik nie może jednak skorzystać z dni wolnych na poszukiwanie pracy, po-nieważ to z jego inicjatywy doszło do wypowiedzenia stosunku pracy. Pracownik, który korzysta z dni wolnych na poszukiwanie pracy, za dni wolne zachowuje prawo do wynagrodzenia. Zgodnie z § 5 Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagro-dzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, wynagrodzenie to jest obliczane na zasadach obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. Wymiar dni wolnych na poszukiwanie pracy jest uzależniony od długości okresu wypowie-dzenia przysługującego pracownikowi. Zgodnie z art. 37 § 2 k.p.: • w przypadku dwutygodniowego i jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia pracow-nik ma prawo do dwóch dni roboczych zwolnienia, • w przypadku trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia pracownik ma prawo do trzech dni roboczych zwolnienia, również jeśli dojdzie do skrócenia okresu wypowiedzenia na podstawie art. 361 § 1 k.p. Chociaż co do zasady to pracownik decyduje, w które dni robocze chce skorzystać z przysłu-gujących mu dni wolnych, to jednak powinien tego dokonać w uzgodnieniu z pracodawcą, tak by w miarę możliwości nie kolidowało to z wykonywaniem spoczywających na nim obo-wiązków względem „starego” pracodawcy. Przeciwne zachowanie może stanowić przyczynę do dyscyplinarnego rozwiązania umowy o pracę. Pracownik może skorzystać z dwóch/trzech dni jednocześnie, jeden za drugim, bądź w różnych dniach trwającego okresu wypowiedzenia. Dni wolne na poszukiwanie pracy powinny być przez pracownika wykorzystane właśnie na ten cel. Można spotkać się ze stanowiskiem, które zakłada, że pracodawca może odmówić pracownikowi korzystania z tego uprawnienia na inne cele, ale w praktyce zweryfikowanie faktycznego sposobu wykorzystania dni wolnych może okazać się bardzo utrudnione. Wąt-pliwości pracodawcy co do zamiarów faktycznego wykorzystania wolnych dni przez pracow-nika nie powinny jednak być podstawą do niewyrażenia przez niego zgody na ich udzielenie. Zwolnienie od pracy dla pracownika podnoszącego kwalifikacje Przepisy Kodeksu pracy wśród uprawnień dla pracowników podnoszących kwalifikacje prze-widują także możliwość zwolnienia pracownika z całości lub części dnia pracy na czas nie-zbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania (art. 1031 § 2 pkt 2 k.p.). Przepisy dość szeroko określają definicję podnoszenia kwalifikacji – należy przez to rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 1031 § 1 k.p.). Przykład W związku ze zmianą podstawy programowej wychowania przedszkolnego dyrektor przed-szkola planuje podnieść kwalifikacje swoich nauczycieli w zakresie nauczania języków ob-cych. Ponieważ podnoszenie kwalifikacji odbywałoby się z inicjatywy pracodawcy, pracow-nicy mieliby prawo do zwolnienia z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Przepisy nie wskazują wprost długości przysługującego pracownikowi zwolnienia od pracy w celu dokształcania. Długość zwolnienia jest uzależniona od programu kształcenia. Należy jednak pamiętać, że gdyby obowiązkowe zajęcia odbywały się wyłącznie w czasie wolnym pracownika, zwolnienie od pracy nie będzie przysługiwało. Przykład Dyrektor niepublicznego przedszkola planuje wysłać nauczycieli na kurs językowy. Ponieważ szkoła językowa dysponuje wolnymi terminami zarówno w okresie czasu pracy nauczycieli, jak i poza nim, dyrektor w uzgodnieniu z nauczycielami postanawia o takim rozplanowaniu ich nauki, by nie kolidowało to z ich godzinami pracy. W takim przypadku nie będzie ko-nieczności udzielania dni wolnych od pracy, w pojedynczych przypadkach może być jedynie konieczne zwolnienie pracownika, by mógł punktualnie dojechać na zajęcia. Pracownik, który został zwolniony od pracy na powyższych zasadach, zachowuje prawo do wynagrodzenia. Na marginesie należy przypomnieć, że nauczycielom zatrudnionym w niepublicznych przed-szkolach nie przysługują uprawnienia szkoleniowe, o których mowa w art. 68 KN. Zwolnienia od pracy wynikające z Kodeksu pracy w związku z uprawnieniami rodziciel-skimi W Kodeksie pracy zostały przewidziane zwolnienia od pracy, które wiążą się z faktem reali-zowania przez pracownice uprawnień rodzicielskich. Głównym ich celem jest umożliwienie sprawowania opieki nad dzieckiem bądź ochrona zdrowia kobiet w ciąży lub karmiących piersią. Przepisy Kodeksu pracy przewidują ogólną regułę, zgodnie z którą nie wolno zatrudniać ko-biet przy pracach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia (art. 176 k.p.). Roz-winięciem tej zasady jest wprowadzenie szczególnej ochrony kobiet w ciąży oraz karmiących piersią – art. 179 k.p. Wykaz prac wskazanych powyżej został określony w Rozporządzeniu RM z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szko-dliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią. Oczywiście przed-szkola nie będą z reguły kwalifikowały się jako miejsca pracy szczególnie uciążliwe lub szkodliwe dla zdrowia kobiet, jednak należy być świadomym istnienia powyższych przepi-sów, ponieważ – zwłaszcza w przypadku personelu obsługi – może się zdarzyć, że ich zasto-sowanie stanie się konieczne. Oprócz różnorakich uprawnień przewidujących np. zakaz zatrudniania w godzinach nadlicz-bowych czy w porze nocnej przepisy Kodeksu pracy przewidują także w pewnych okoliczno-ściach konieczność zwolnienia pracownicy z obowiązku świadczenia pracy. Zgodnie z art. 179 k.p. pracodawca zatrudniający pracownicę w ciąży lub karmiącą dziecko piersią przy pracy wymienionej w ww. Rozporządzeniu, wzbronionej takiej pracownicy bez względu na stopień narażenia na czynniki szkodliwe dla zdrowia lub niebezpieczne (tzw. czynniki szkodliwe niemierzalne, jak praca w wymuszonej pozycji ciała), jest zobowiązany przenieść pracownicę do innej pracy, a jeżeli nie jest to możliwe, zwolnić ją na czas niezbędny z obowiązku świad-czenia pracy (art. 179 § 1 k.p.). Z kolei pracodawca zatrudniający pracownicę w ciąży lub karmiącą dziecko piersią przy po-zostałych pracach wymienionych w przepisach ww. Rozporządzenia (prace, w których czynnik szkodliwy może być stopniowany – np. praca przy monitorze ekranowym przez określony czas, praca w pozycji stojącej przez określony czas, przenoszenie ciężarów o danej wadze), jest zobowiązany dostosować warunki pracy do wymagań określonych w tych przepisach lub tak ograniczyć czas pracy, aby wyeliminować zagrożenia dla zdrowia lub bezpieczeństwa pracownicy. Jeżeli dostosowanie warunków pracy na dotychczasowym stanowisku pracy lub skrócenie czasu pracy jest niemożliwe lub niecelowe, pracodawca jest zobowiązany przenieść pracownicę do innej pracy, a w razie braku takiej możliwości zwolnić pracownicę na czas niezbędny z obowiązku świadczenia pracy (art. 179 § 2 k.p.). Podobne czynności powinien podjąć pracodawca w przypadku, gdy przeciwwskazania zdrowotne do wykonywania dotychczasowej pracy przez pracownicę w ciąży lub karmiącą dziecko piersią wynikają z orzeczenia lekarskiego (art. 179 § 3 k.p.). Pracownica, która w wyniku podjęcia powyższych czynności mających za zadanie chronić jej zdrowie została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy, zachowuje prawo do dotychcza-sowego wynagrodzenia (art. 179 § 5 k.p.). Wysokość wynagrodzenia jest w takim przypadku określana według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop – zgodnie z § 5 Rozporządzeniaw sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodat-ków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Z kolei na podstawie art. 185 § 2 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielania ciężarnej pra-cownicy zwolnień od pracy na zalecone przez lekarza badania lekarskie. Badania te muszą być przeprowadzane w związku z ciążą. Zwolnienie jest udzielane tylko w sytuacji, gdy badania te nie mogą zostać przeprowadzone poza godzinami pracy. W pierwszej kolejności pracownica powinna spróbować umówić wizytę u lekarza w terminie, który nie będzie kolidował z jej obowiązkami zawodowymi. Za tego typu nieobecność pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę w wysokości równej wynagrodzeniu jak za urlop wypoczynkowy – na podstawie § 5 ww. Rozporządzenia. Przepisy nie wskazują górnej granicy godzin tego typu zwolnień, a także częstotliwości ich dokonywania. Zwolnienie może być udzielone zarówno na część, całość, jak i kilka dni pracy. Przykład Ciężarna pracownica zatrudniona w przedszkolu niepublicznym złożyła wniosek o udzielenie dnia wolnego w celu wykonania badania USG związanego z jej ciążą. Mając do dyspozycji dwa terminy, wybrała taki, który pokrywa się z godzinami jej pracy. W takiej sytuacji dyrektor przedszkola może odmówić prośbie pracownicy. Podobnie mógłby zachować się gdyby pracownica, wykorzystując uprawnienie z art. 185 § 2 k.p., chciała uzyskać zwolnienie od pracy, aby udać się na zabieg, np. do lekarza-dentysty, co nie pozostaje w związku z jej ciążą. Kolejne uprawnienie przewidujące możliwość zwolnienia pracownika od pracy wynika z art. 188 k.p. Przepis ten przewiduje, że pracownik wychowujący dziecko w wieku do lat 14 może skorzystać maksymalnie z dwóch dni (albo 16 godzin) płatnego zwolnienia od pracy w danym roku kalendarzowym. Celem takiego zwolnienia jest załatwienie przez pracownika spraw związanych z opieką nad tym dzieckiem – przy czym przepisy nie wskazują, że musi być to opieka związana z chorobą dziecka. Należy mieć na uwadze, że pracownik nie ma ob-owiązku wskazywania dokładnie, na czym ma polegać w danym przypadku sprawowanie opieki. Wymiar zwolnienia wynosi maksymalnie dwa dni robocze lub 16 godzin w danym roku kalendarzowym bez względu na liczbę dzieci posiadanych przez pracownika. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia, o którym mowa powyżej, powinien zadecydować pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, zwolnienie udzielane w wymiarze godzinowym ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Przykład Pracownica przedszkola niepublicznego jest mamą czworga dzieci w wieku do 14 lat. W związku z tym złożyła do dyrektora wniosek o udzielenie jej ośmiu dni na opiekę na pod-stawie art. 188 k.p. Dyrektor powinien jednak odmówić prośbie pracownicy, ponieważ zwol-nienie z art. 188 k.p. przewiduje wyłącznie ogólną liczbę dwóch dni wolnych w roku kalenda-rzowym, niezależnie od liczby posiadanych dzieci w wieku do lat 14. Przysługujące pracownikowi zwolnienie może być wykorzystane pod rząd bądź w różnych terminach w danym roku – oczywiście w uzgodnieniu z pracodawcą. Samowolne skorzystanie z wolnego może być przyczyną rażącego naruszenia obowiązków pracowniczych, uzasad-niającego zwolnienie dyscyplinarne. Teoretycznie z uprawnienia może korzystać wyłącznie jedno z rodziców naraz, jednak w praktyce pracodawca nie ma żadnych narzędzi pozwalają-cych mu na skontrolowanie, czy faktycznie tak się dzieje. Przepisy nie przewidują także wprost żadnych sankcji dla pracownika naruszającego tę zasadę, można jednak zastanawiać się nad zastosowaniem w takim przypadku jednej z kar porządkowych, przewidzianych w art. 108 k.p. Prawo do zwolnienia na opiekę pracownik nabywa w roku kalendarzowym, w którym naro-dziło się jego pierwsze dziecko, natomiast traci je w momencie, kiedy ostatnie z jego dzieci ukończyło 14. rok życia. Niewykorzystane zwolnienie nie przechodzi na kolejny rok kalenda-rzowy, tak jak to się dzieje w przypadku urlopu wypoczynkowego. Za tego typu nieobecność pracownik-rodzic zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę w wysokości równej wyna-grodzeniu jak za urlop – na podstawie § 5 Rozporządzeniaw sprawie sposobu ustalania wy-nagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.