OPUBLIKOWANO: CZERWIEC 2014

Dokumentacja rozliczeniowa z ZUS – cz. 1. Wykazywanie pracowników, zleceniobiorców, osób przebywających na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych

Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442),
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749),
• Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 167 poz. 1322 ze zm.),
• Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159),
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. Nr 164 poz.1027 ze zm.),
• Ustawa z dnia 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. z 2011 r. Nr 232 poz. 1378),
• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2009 r. Nr 186 poz. 1444 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 1998 r. Nr 153 poz. 1005),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. Nr 161 poz. 1106 ze zm.).

Jednym z obowiązków pracodawcy związanym z wypłacaniem pracownikom czy zleceniobiorcom wynagrodzeń jest potrącanie z uzyskanego przez pracownika przychodu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz rozliczanie ich w dokumentacji przesyłanej do ZUS. Za dany miesiąc pracodawca powinien sporządzić i przekazać do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych, który składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). Pracodawca ma także obowiązek wpłaty należnych składek na konto ZUS.

Terminy przekazywania dokumentacji

Przekazanie do ZUS dokumentacji rozliczeniowej i opłacenie składek musi nastąpić:

• do 5. dnia następnego miesiąca – termin obowiązujący jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• do 10. dnia następnego miesiąca – termin płatności składek za osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie,
• do 15. dnia następnego miesiąca – termin obowiązujący pozostałych płatników.

Należy pamiętać, że wskazane wyżej terminy (art. 47 ust. 1 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) są terminami ostatecznymi. Przepisy prawne nie zabraniają przekazania stosownej dokumentacji wcześniej.

Jeżeli pracodawca opłaca składki w formie bezgotówkowej, to musi pamiętać, iż wpłata z tytułu należnych składek zostanie uznana za terminową, jeśli najpóźniej w obowiązującym go terminie płatności nastąpiło obciążenie jego rachunku bankowego (art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej w zw. z art. 31 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Zasady wypełniania deklaracji DRA

Wzór formularza ZUS DRA określony został w załączniku nr 15 Rozporządzenia w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów, zwanego dalej rozporządzeniem określającym wzory zgłoszeń do ZUS.

I. Dane organizacyjne

Deklaracja rozliczeniowa DRA i pozostałe (RSA, RCA, RZA) muszą mieć zaznaczony prawidłowy kod terminu przesyłania deklaracji i raportów. Kod terminu wpisuje się w polu 01 ZUS DRA:

• 1 – dla deklaracji składanych do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni,
• 2 – dla deklaracji składanych do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni,
• 3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni (z wyjątkiem osób, dla których ma zastosowanie kod „4”),
• 4 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni przez wspólników spółek (jednoosobowych z ograniczoną odpowiedzialnością, cywilnych, jawnych, komandytowych, partnerskich), którzy opłacają składki wyłącznie za siebie, natomiast spółka zatrudnia pracowników lub inne osoby, podlegające z tego tytułu ubezpieczeniom, oraz przez osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

W polu 02 należy wpisać identyfikator deklaracji (numer/miesiąc/rok), np. 01 06 2014. Numer oznacza tu numer raportu za dany miesiąc, przy czym:

• 01 – oznacza raport miesięczny,
• 02 – oznacza raport korygujący,
• 03–39 – oznacza każdy kolejny raport korygujący za ten miesiąc.

Pól 03 i 04 nie wypełnia się, a w polu 05 należy wpisać znak i numer decyzji pokontrolnej.

II. Dane identyfikacyjne płatnika składek

W polu 01 należy wpisać numer NIP pracodawcy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów, a w polu 02 – numer REGON (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”). Pola 03–05 oraz 07–09 wypełnia jedynie płatnik składek będący osobą fizyczną. W polu 06 należy wpisać nazwę skróconą pracodawcy (płatnika), jaka została podana w zgłoszeniu płatnika na formularzu ZUS ZPA.

III. Inne informacje

W polu 01 pracodawca ma obowiązek wpisać liczbę ubezpieczonych, za których rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (dotyczy to i pracowników, i zleceniobiorców). Pola 02, począwszy od dokumentów składanych za styczeń 2008 r., nie wypełnia się.

W polu 03 należy wpisać stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe. Pracodawcy, którzy przekazywali do ZUS informacje ZUS IWA za trzy ostatnie kolejne lata kalendarzowe, w terminie do 20 kwietnia są pisemnie powiadamiani przez ZUS o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, według której będą musieli opłacać tę składkę w roku składkowym trwającym od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku (art. 28 ust. 2 w zw. z art. 32 ust. 1 Ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych).