STAN PRAWNY NA 5 LUTEGO 2021 Gospodarowanie mieniem w przedszkolu Opracowała: Alicja Stawowczyk, główny księgowy w szkole podstawowej w Kołobrzegu, autorka publikacji dotyczących kadr, płac oraz finansów w oświacie. Zaktualizował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą. Ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły. Lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół. Autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217), • Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu (t.j. Dz.U. z 1996 r. Nr 143 poz. 662). Gospodarowanie majątkiem w przedszkolu nie należy do zadań łatwych. Wymaga od dyrek-tora przedszkola zarówno opracowania właściwych procedur, jak i odpowiedniego zdyscypli-nowania pracowników do ich przestrzegania. Wprowadzone przez kierownika placówki pro-cedury powinny być jasne i czytelne. Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych za całość gospodarki finansowej w placówce odpowiada jej kierownik. Dla prawidłowego gospodaro-wania majątkiem niezbędna jest jego prawidłowa ewidencja. Dyrektor oraz pracownicy zo-bowiązani są do utrzymywania mienia przedszkola w stanie niepogorszonym, pomijając jego normalne zużycie. Należy zaznaczyć, że posiadany majątek jest niezbędny do wykonywania zadań i realizacji celów wynikających ze statutu przedszkola. Bardzo ważne w procesie go-spodarowania mieniem jest rozróżnienie na środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe. Środki trwałe Według Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuż-szej niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: • nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, • maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, • ulepszenia w obcych środkach trwałych, • inwentarz żywy. Pozostałe środki trwałe Do pozostałych środków trwałych należą aktywa o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności krótszej niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jed-nostki. Pozostałymi środkami trwałymi mogą być również aktywa o użyteczności dłuższej niż rok, ale o wartości pozwalającej na zaewidencjonowanie określonego środka w ewidencji ilościowo-wartościowej bądź ilościowej. Szczegółowe zasady ewidencjonowania poszczególnych składników mienia powinna określać instrukcja w sprawie gospodarowania mieniem. Instrukcja powinna zostać wprowadzona za-rządzeniem dyrektora przedszkola. Instrukcja w sprawie gospodarowania mieniem Instrukcja w sprawie gospodarowania mieniem powinna określać zasady nabywania mienia oraz sposób ewidencji mienia zakupionego. Mienie w przedszkolu należy ewidencjonować w następujących ewidencjach: • ilościowo-wartościowej, • ilościowej, • środków trwałych. W instrukcji trzeba zawrzeć właściwe zasady ewidencji składników mienia w poszczególnych ewidencjach. Przykładowy zapis „Do pozostałych środków trwałych prowadzone są dwie ewidencje: • do 500 zł – ewidencja ilościowa, • powyżej 500 zł – ewidencja ilościowo-wartościowa. Bez względu na wartość, tj. poniżej 500 zł, na ewidencję ilościowo-wartościową wnosi się następujące składniki: drabinę, sprzęt gimnastyczny (ławeczki), monitor, drukarkę, aparat fotograficzny, kosiarkę, kserokopiarkę, urządzenie wielofunkcyjne, odkurzacz, telefon, wózek do sprzątania itp. Ewidencji w księgach inwentarzowych, ze względu na przewidywany bardzo krótki okres używania, nie podlegają: czajniki, doniczki, gaśnice, kosze na śmieci, klawiatury komputerowe, myszy komputerowe itp. Środki trwałe to wszystkie składniki o wartości powyżej 3500 zł o przewidywanym okresie używalności dłuższym niż rok”. Możliwe jest też zastosowanie uproszczeń i zawarcie następującego zapisu: „W przedszkolu za podstawowe środki trwałe uważa się środki o wartości powyżej 3500 zł, niestanowiące pomocy dydaktycznych”. Każdy ze składników mienia powinien zostać właściwie opisany zarówno w księgach ewi-dencyjnych, jak i na samym składniku. Bardzo przydatne w tej kwestii jest posiadanie drukar-ki kodów, które generowane są z odpowiedniego programu służącego do ewidencji mienia. Etykiety w znaczny sposób ułatwiają identyfikację określonego składnika, pomagają prze-chowywać go we właściwym miejscu. Ponadto są one ułatwieniem w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Odpowiedzialność za mienie Odpowiedzialność za majątek przedszkola ponosi osoba, której go powierzono. Odpowiada ona również za nadzór nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczenie go przed kradzieżą i zniszczeniem. Na podstawie art. 124 Kodeksu pracy pracownikowi można powierzyć mienie wraz z obo-wiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Mieniem powierzonym w taki sposób mogą być: • pieniądze, • papiery wartościowe lub kosztowności, • narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, • środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze. Odpowiedzialność pracownika za mienie Pracownik, który przyjął mienie, odpowiada w pełni za powstałą w nim szkodę. Odpowiada on również w pełni za szkodę w mieniu, które zostało mu powierzone z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. Powierzenie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się powinno zostać dokonane pisemnie, w formie umowy o odpowiedzialności materialnej. Taką umowę można zawrzeć z kilkoma pracownikami, którym wspólnie powierzono mienie. Podstawę łącznego powierzenia mienia stanowi umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą. Od tej odpowiedzialności pracownik może się jednak uchylić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie po-wierzonego mienia. Przykład Nauczycielka ma na stanie w grupie radiomagnetofon. We wtorki pomieszczenia sal przed-szkolnych są wynajmowane podmiotom zewnętrznym na zajęcia dla dzieci. W środę rano nauczycielka zauważyła brak radiomagnetofonu w swojej grupie. Fakt ten zgłosiła nie-zwłocznie osobie odpowiedzialnej za mienie w przedszkolu. Gdyby radiomagnetofon się nie odnalazł, pracownica mogłaby uchylić się od odpowiedzialności za zagubiony sprzęt. Ważne! Aby nauczyciel bądź inny pracownik przedszkola odpowiadał za powierzony sprzęt, przed-szkole musi zapewnić bezpieczne miejsce do przechowywania tego mienia. W przypadku zagubienia mienia pracownik może uchylić się od odpowiedzialności, jeśli do pomieszczenia, w którym znajduje się mienie, mają dostęp osoby inne niż te, którym zostało ono powierzone. Powierzenie pracownikowi mienia Pracownikowi można powierzyć mienie służące do wykonywania pracy w formie spisu in-wentarza. Pracownik otrzymujący spis powinien zapoznać się z jego treścią i potwierdzić podpisem, że przedmioty znajdujące się w nim faktycznie znajdują się w określonym po-mieszczeniu. Obowiązki dyrektora w zakresie gospodarowania mieniem Dyrektor przedszkola musi wymagać od pracowników przestrzegania wprowadzonych przez siebie procedur dotyczących gospodarowania mieniem. Do obowiązków pracodawcy należy też zapewnienie osobom, którym mienie zostało powierzone, możliwości sprawowania nadzo-ru nad nim poprzez swobodny dostęp do niego w czasie wykonywania pracy. Dyrektor musi również każdorazowo zmieniać umowę o współodpowiedzialności materialnej w przypadku zmiany któregokolwiek z zatrudnionych pracowników, który był stroną w umowie. Inwentaryzacja Dyrektor przedszkola zobowiązany jest do przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z termi-nami określonymi w Ustawie o rachunkowości. Składniki majątku znajdujące się na terenie strzeżonym inwentaryzuje się co cztery lata. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby w in-strukcjach gospodarowania mieniem ustalić dokonywanie częstszych inwentaryzacji kontrol-nych. Taka praktyka jest przydatna zwłaszcza w przedszkolach, gdzie większość kupowanych rzeczy ulega szybkiemu zużyciu, np. pomoce dydaktyczne, zabawki. Pomaga to na bieżąco dokonywać weryfikacji przydatności określonych składników majątku i prowadzić ich rze-czywisty stan.