STAN PRAWNY NA 14 CZERWCA 2019 Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac Opracowała: Alicja Stawowczyk, główna księgowa w szkole podstawowej w Kołobrzegu, autorka publikacji dotyczących kadr, płac oraz finansów w oświacie; zaktualizowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 936 ze zm.). Wynagrodzenie za pracę to okresowe świadczenie przysługujące za pracę wykonaną w ramach zawartego stosunku pracy. Wynagrodzenie to powinno być tak ustalone, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a ponadto uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Terminy wypłaty wynagrodzenia w szkole Terminy wypłaty wynagrodzenia w szkole regulują Karta nauczyciela i Rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. 1. Wynagrodzenie zasadnicze wraz ze stałymi składnikami wynagrodzenia (a więc z wszelkimi dodatkami, np. dodatkiem za wysługę lat, dodatkiem motywacyjnym, dodatkiem funkcyjnym) wypłacane jest nauczycielom z góry w pierwszym dniu miesiąca. Jeżeli pierwszy dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy, to wynagrodzenie wypłacane jest w dniu następnym. 2. Wynagrodzenie pracowników niepedagogicznych powinno zostać wypłacone w terminie określonym przez dyrektora szkoły w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych, z reguły jest to 27 dzień każdego miesiąca. 3. Jednorazowo z dołu w ostatnim dniu miesiąca wypłaca się nauczycielom wynagrodzenie, którego wysokość może być ustalona jedynie na podstawie wykonanych już prac, np. wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe, za godziny doraźnych zastępstw. Sporządzanie listy płac Prawidłowo sporządzona lista płac powinna odzwierciedlać dane zawarte w umowie o pracę oraz ewidencji czasu pracy. Oznacza to, że wszystkie zmiany wynagrodzenia wynikające z nieobecności w danym miesiącu powinny być uwzględnione na liście płac. O ile w przypadku pracowników niepedagogicznych nie powinno być z tym problemu, gdyż wynagrodzenie wypłacane jest z dołu, o tyle problem może się pojawiać przy rozliczaniu absencji nauczyciela. Ważne! W przypadku nauczycieli nieobecność w danym miesiącu może zostać rozliczona dopiero w miesiącu następnym. Najważniejsze elementy, które powinna zawierać prawidłowo sporządzona lista płac, to: • nazwa pracodawcy, • miesiąc i rok, którego dotyczy, • data wypłaty wynagrodzenia, • data jej sporządzenia, • nazwa bądź numeracja, • podpis osoby sporządzającej, • podpis osoby sprawdzającej pod względem formalno-rachunkowym, • podpis osoby sprawdzającej pod względem merytorycznym, • prawidłowo wyszczególnione wszystkie składniki wynagrodzenia oraz potrącenia z tych wynagrodzeń. Krok 1: wykazanie przychodu pracownika w podziale na składniki wynagrodzenia Przychodem pracownika są m.in. następujące składniki wynagrodzenia: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, inne nieodpłatne świadczenia oraz te przychody, które są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Krok 2: obliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne Od przychodu należy kolejno odliczyć poszczególne składki na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne (9,76 proc.), rentowe (1,5 proc.) oraz chorobowe. Następnie od przychodu trzeba odjąć sumę składek na ubezpieczenia społeczne i uzyska się podstawę na ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli pracownik chorował, do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne należy doliczyć wynagrodzenie za czas choroby płatne ze środków pracodawcy. Kolejnym krokiem jest obliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Krok 3: obliczanie należnego podatku Podstawę opodatkowania stanowi przychód po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika oraz kosztów uzyskania przychodów (ich wysokość zależy od złożonego przez pracownika oświadczenia o stałym lub czasowym zamieszkiwaniu poza miejscowością, w której znajduje się jego zakład pracy, i nieuzyskiwaniu dodatku za rozłąkę). Powstały w ten sposób dochód należy zaokrąglić do pełnych złotych. Następnie należy obliczyć podatek wg odpowiedniej stawki podatku dochodowego (18 proc. lub 32 proc.) oraz pomniejszyć podatek o miesięczną kwotę zmniejszającą podatek (jeżeli pracownik ma do kwoty wolnej prawo). Ostatnim krokiem jest obniżenie podatku o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, nie więcej jednak niż o 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki. Krok 4: obliczanie wysokości wynagrodzenia przypadającego do wypłaty (tzw. netto) Osiągnięte przez pracownika przychody należy pomniejszyć o: ● składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, ● składkę na ubezpieczenie zdrowotne, ● zaliczkę na podatek dochodowy, ● ewentualne inne potrącenia (komornicze, administracyjne, za zgodą pracownika, kary porządkowe). Osoba sporządzająca listę płac musi pamiętać, aby od przychodu pracownika obliczyć składki na ubezpieczenia społeczne oraz FP i FGŚP obciążające pracodawcę. Prawidłowo sporządzona lista płac ułatwia prawidłowe sporządzenie deklaracji do ZUS oraz US. Nadpłata wynagrodzenia Jedną z najczęstszych pomyłek przy sporządzaniu listy płac jest nieuwzględnienie zmian wynagrodzenia. Jak postąpić w sytuacji, gdy dokonamy nadpłaty wynagrodzenia pracownikowi? W sytuacji, gdy pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości wyższej, niż wynika to z zawartej z nim umowy, pracodawca może się ubiegać o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia. Jednak niesie to ze sobą pewne komplikacje. Do pracodawcy bowiem należy wykazanie, iż nadpłacone wynagrodzenie stanowi świadczenie nienależne. Osoba, która otrzymała nadpłacone wynagrodzenie, bezpodstawnie się wzbogaciła. Pojęcie bezpodstawnego wzbogacenia definiuje Kodeks cywilny. Zgodnie z art. 405, kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości. Jakie rozwiązania może zastosować pracodawca? Jeżeli pracodawca spostrzegł błąd przed sporządzeniem listy płac za miesiąc następny po miesiącu, kiedy wypłacono nieprawidłowo naliczone wynagrodzenie, z odzyskaniem pieniędzy nie powinno być problemu. Pracodawca może bowiem dokonać potrącenia z tego wynagrodzenia bez zgody pracownika. Jeżeli błąd zauważono w terminie późniejszym, wówczas jednym z rozwiązań powinno być skierowanie do pracownika pisma z wezwaniem do zwrotu nienależnego świadczenia. Pracownik powinien albo dokonać zwrotu świadczenia na rzecz pracodawcy, np. poprzez zwrot na jego rachunek bankowy czy też wpłatę do kasy, albo wyrazić zgodę na potrącenie z wynagrodzenia kwoty nienależnie pobranego świadczenia. Zgoda ta w myśl art. 91 Kodeksu pracy musi zostać wyrażona na piśmie. Ważne! Jeżeli wezwanie do zwrotu świadczenia nie poskutkuje, pracodawcy nie pozostaje nic innego, jak skierować sprawę do sądu. Nie ma bowiem możliwości, aby samodzielnie dokonał potrącenia z wynagrodzenia, tzn. bez zgody pracownika. Jakie potrącenia mogą być dokonywane z wynagrodzenia bez zgody pracownika? Z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Oznacza to, że pracodawca może odzyskać nadpłatę wynagrodzenia spowodowaną nieobecnością pracownika, np. chorobą. Ważne jest, aby potrącenie to odbyło się w terminie najbliższej wypłaty wynagrodzenia przypadającej bezpośrednio po wypłacie, w której nastąpiła nadpłata. Należy pamiętać o tym, że jeżeli potrącenie nie zostanie dokonane w miesiącu następnym po zaistniałej absencji, do dokonania potrącenia w terminie późniejszym wymagana będzie już zgoda pracownika. Niedopłata wynagrodzenia Niejednokrotnie zdarza się, że pracodawca dokonuje wypłaty wynagrodzenia w wysokości niższej, niż wynika to z zawartej umowy o pracę. Jak postąpić w takiej sytuacji, aby uniknąć problemów? Pracodawca powinien przede wszystkim jak najszybciej dokonać wypłaty należnego wynagrodzenia. Ważne! Pracownik, który nie otrzymał wynagrodzenia w terminie wskazanym w regulaminie wynagradzania bądź w terminie wynikającym z przepisów regulujących termin wypłaty jego wynagrodzenia, może domagać się wypłaty odsetek za zwłokę. Brak wynagrodzenia w terminie może również stanowić dla pracownika podstawę do rozwiązania z pracodawcą umowy o pracę bez wypowiedzenia. Ponieważ takie rozwiązanie umowy o pracę pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem, pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Korekta listy płac Czy każde zdarzenie mające wpływ na wysokość wynagrodzenia musi powodować korygowanie listy płac? Przykład I Pracownicy administracji otrzymują wynagrodzenie 27 dnia każdego miesiąca. 28 marca do kadr wpłynęło zwolnienie jednego z nich na okres od 28 marca do 31 marca. Jak postąpić w takiej sytuacji? Otóż nie ma tu potrzeby korygowania listy płac. Pracownikowi za czas niezdolności do pracy należy wypłacić wynagrodzenie chorobowe. Można tego dokonać przy naliczaniu wynagrodzenia za miesiąc kwiecień, poprzez potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia. W marcu należy sporządzić dokumenty rozliczeniowe do ZUS i US zgodnie ze stanem faktycznym, tj. na podstawie wypłaconego wynagrodzenia. Przykład II Nauczyciel otrzymuje wynagrodzenie z góry pierwszego dnia miesiąca. Tak też się stało w marcu. Jednak w połowie miesiąca nauczyciel uległ poważnemu wypadkowi. Dnia 16 marca do kadr wpłynęło zwolnienie lekarskie na okres powyżej miesiąca. W takiej sytuacji należy dokonać korekty listy płac. Jeżeli w wyniku korekty okaże się, że pracownikowi nadpłacono wynagrodzenie, wówczas należy albo potrącić je z najbliższej wypłaty, albo zwrócić się do pracownika o zwrot nadpłaty. Możliwa jest sytuacja, że w wyniku dokonanej korekty pracownik otrzyma wynagrodzenie w wyższej wysokości – wówczas należy dokonać wyrównania wynagrodzenia. Korekta listy płac jest niezbędna w sytuacji, gdy pracodawca nie będzie miał możliwości dokonania potrącenia nadpłaconego wynagrodzenia w najbliższym terminie wypłaty. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy dokonano już wypłaty wynagrodzenia w danym miesiącu, a pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie i znajduje się w okresie wypowiedzenia. Przykład III Pracownik obsługi otrzymuje wynagrodzenie 27 dnia każdego miesiąca. 28 marca do kadr wypłynęło zwolnienie lekarskie na okres od 28 marca do 30 kwietnia. Pracownik ma zawartą umowę na czas określony do 30 kwietnia. W takiej sytuacji należy dokonać korekty listy płac za miesiąc marzec jeszcze w tym samym miesiącu. Pracownik do końca trwania umowy będzie przebywał na zwolnieniu lekarskim i otrzyma za ten czas wynagrodzenie chorobowe. Korekta list płac jest niezbędna w celu naliczenia prawidłowej wysokości składek ZUS oraz podatku dochodowego.