OPUBLIKOWANO: KWIECIEŃ 2014
Notatki służbowe pracodawcy
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.).
Powszechną praktykę wśród pracodawców stanowi sporządzanie notatek służbowych. Służą one do dokumentowania przebiegu zdarzeń dotyczących pracowników, w tym przede wszystkim ewentualnych zaniedbań podczas wykonywania obowiązków pracowniczych i innych nagannych zachowań pracownika i jego przewinień służbowych. Niejednokrotnie notatki służbowe stają się dla pracodawcy podstawą do decyzji w sprawie np. dalszego zatrudniania pracownika, jego awansu czy warunków wynagradzania.
Dopuszczalność sporządzania notatek służbowych
W aktualnym stanie prawnym brak jest regulacji odnoszących się wprost do kwestii dopuszczalności sporządzania notatek służbowych. Jednak nie istnieje również przepis, który by tego zabraniał. Dopuszczalność sporządzania notatek służbowych nie rodzi zasadniczo zastrzeżeń w przypadku, gdy towarzyszą one wynikającym z przepisów prawa czynnościom pracodawcy, w tym w szczególności służą udokumentowaniu przebiegu pewnych zdarzeń. Dotyczy to przykładowo obowiązkowego wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary porządkowej. Sporządzanie notatki służbowej dokumentującej przebieg rozmowy z pracownikiem, będącej dowodem spełnienia przez pracodawcę ustawowego obowiązku, jest bardzo często spotykaną praktyką i trudno dopatrywać się tutaj sprzeczności z prawem.
Większe wątpliwości może budzić sytuacja, w której notatka służbowa służy udokumentowaniu nagannego zachowania pracownika, zwłaszcza jeśli stanowić miałaby podstawę do ukarania go karą porządkową bądź służyłaby jako dowód jego przewinienia, w przypadku zakwestionowania przez pracownika nałożonej na niego kary porządkowej przed sądem pracy.
Co do zasady Sąd Najwyższy opowiedział się za dopuszczalnością sporządzania i gromadzenia notatek służbowych, jednakże pod pewnymi warunkami. W Wyroku z dnia 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01) Sąd Najwyższy uznał, że
