OPUBLIKOWANO: KWIECIEŃ 2014
Zgłaszanie do ubezpieczeń i wyrejestrowywanie pracowników oraz zleceniobiorców
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2009 r. Nr 186 poz. 1444),
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. Nr 581).
Zatrudniając pracowników w placówkach oświatowych, należy pamiętać o obowiązku zgłaszania pracowników oraz zleceniobiorców do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Obowiązek ten wynika wprost z art. 4 pkt 2 lit. a Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej jako Ustawa), zgodnie z którym płatnikiem składek jest pracodawca. Natomiast w myśl art. 8 Ustawy, za pracownika uważa się osobę pozostającą w stosunku pracy oraz osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką osoba zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.
Zgłaszanie pracowników do ubezpieczeń społecznych
Pracownik przez cały czas trwania stosunku pracy podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom, tj. emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i wypadkowemu. Zgodnie z art. 13 Ustawy, na pracodawcy ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika do ww. ubezpieczeń od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. Musi tego dokonać ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika lub ustania stosunku pracy.
Zgłaszając pracownika do ZUS, pracodawca musi wypełnić specjalny druk ZUS ZUA. Formularz ten zawiera następujące informacje:
- dane płatnika składek, który zgłasza daną osobę do ubezpieczeń, czyli dane pracodawcy,
- dane osoby zgłaszanej do ubezpieczeń:
- PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
- nazwisko, imię pierwsze i drugie, nazwisko rodowe,
- datę urodzenia,
- obywatelstwo,
- płeć,
- tytuł ubezpieczenia oznaczony kodem,
- datę, od której dana osoba podlega ubezpieczeniom, i rodzaj ubezpieczeń, do których jest zgłaszana,
- stopień niepełnosprawności,
- posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty,
- adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.
Wzory formularzy oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu zostały uregulowane w Rozporządzeniu w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (dalej jako Rozporządzenie).
Wypełnianie formularza ZUS ZUA
Wzór zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych ZUS ZUA stanowi załącznik nr 1 do Rozporządzenia.
I. Dane organizacyjne
- Jeżeli pracownik jest zgłaszany przez danego płatnika po raz pierwszy, w polu 01 należy wpisać „X”.
- W przypadku konieczności zmiany lub korekty danych zgłoszonego już pracownika (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, które zgłasza się na formularzu ZUS ZIUA, oraz danych dotyczących kodu tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, które pracodawca musi zgłosić poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i następnie złożenie prawidłowego zgłoszenia), podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia, w polu 02 należy wpisać:
- 1 – w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,
- 2 – w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.
Zmianę należy zaznaczyć, gdy dane ubezpieczonego uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu zamieszkania. Korekta występuje wtedy, gdy we wcześniejszym zgłoszeniu pojawiły się błędy i płatnik je koryguje, np. nieprawidłowo został podany adres zameldowania.
II. Dane identyfikacyjne płatnika składek
Dane w tym bloku muszą się pokrywać z danymi zawartymi w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA.
III. Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń
- W polu 01 należy wpisać numer PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności. W dokumentach dotyczących ubezpieczonego nie należy podawać numeru identyfikacji podatkowej NIP (nawet jeśli został nadany).
- Pola 03 i 04 należy wypełnić wyłącznie w sytuacji, gdy osoba zgłaszana nie posiada numeru PESEL.
- W polu 03 w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
- 1 – w przypadku dowodu osobistego,
- 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
- W polu 04 należy wpisać serię i numer dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
- W polu 05 pracodawca powinien wpisać nazwisko osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).
- Pole 06 – imię pierwsze osoby zgłaszanej.
- Pole 07 – data urodzenia osoby zgłaszanej (dzień/miesiąc/rok).
