OPUBLIKOWANO: MARZEC 2014
ZAKTUALIZOWANO: 9 LISTOPADA 2018

Dokumentacja kontroli zarządczej

Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.),
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.).

Dokumentowanie kontroli zarządczej jest jednym z elementów standardu C – mechanizmy kontroli. Standardy formułują jedynie podstawowe wymagania w zakresie mechanizmów kontroli, nie przywołują natomiast przykładów gotowych procedur, które się na nią składają. Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej mechanizmy kontroli stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, mogących funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Wśród nich można wyróżnić:

• dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,
• nadzór,
• ciągłość działalności,
• ochronę zasobów,
• szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,
• mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki oświatowej. Na dokumentowanie systemu kontroli zarządczej składają się wszelkie procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty. Można zatem stwierdzić, że w myśl Ustawy o finansach publicznych do mechanizmów kontroli zalicza się wszystkie wewnętrzne regulacje danej jednostki.

W zasadzie mechanizmy kontroli powinny występować w placówce na wszystkich szczeblach zarządzania i odnosić się do wyników procesu analizy ryzyka. Ich celem jest ograniczanie zidentyfikowanego ryzyka, którego jednostka nie może zaakceptować. Dokumentowanie kontroli, czyli tworzenie wewnętrznych regulacji w placówce systemu oświaty, ma odpowiadać ryzykom zagrażającym jej działalności. Jeżeli w ramach samooceny kontroli zarządczej lub analizy ryzyka okazało się, że w przedszkolu istnieje zagrożenie dla przeprowadzanych procesów finansowych, wówczas odpowiedzią dyrektora na tak zidentyfikowane zagrożenie powinna być zmiana bądź uzupełnienie istniejących procedur w celu zminimalizowania możliwości wystąpienia danego ryzyka. Najprostszym przykładem jest tu procedura kontroli finansowej, którą należy na bieżąco aktualizować i modyfikować w razie zidentyfikowania ryzyka dla działalności przedszkola. W szczególności:

• dokumentacja systemu kontroli finansowej jest prowadzona w formie pisemnej i obejmuje wszystkie wspomniane wyżej procedury,
• dokumentacja systemu kontroli jest kompletna, rzetelna i aktualna,
• dyrektor przedszkola powinien wyznaczyć komórkę organizacyjną lub pracownika odpowiedzialnego za gromadzenie wszystkich aktów wewnętrznych regulujących funkcjonowanie placówki,