OPUBLIKOWANO: LISTOPAD 2013
ZAKTUALIZOWANO: 29 GRUDNIA 2015

Archiwizacja dokumentacji
kadrowo-płacowej w przedszkolu i szkole

Opracowała: Anna Torbicka, starszy inspektor ds. BHP, autorka publikacji dla dyrektorów i nauczycieli

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1446 ze zm.),
• Ustawa z dnia 7 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 1997 r. Nr 88 poz. 553 ze zm.),
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.),
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.),
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 167 poz. 1375).

W przedszkolach i szkołach znajduje się dokumentacja, którą należy archiwizować. Zgodnie z art. 23 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, działalność archiwalna obejmuje:

• gromadzenie,
• przechowywanie,
• ewidencję,
• opracowanie,
• zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz
• prowadzenie działalności informacyjnej.

Materiały archiwalne powstałe oraz powstające w wyniku działalności placówki oświatowej, tworzą państwowy zasób archiwalny. W myśl art. 33 ust. 1 ww. Ustawy w przedszkolach i szkołach tworzy się archiwa zakładowe. Należy pamiętać, że istnieje możliwość utworzenia więcej niż jednego archiwum zakładowego.

Archiwizacja dokumentacji kadrowo-płacowej po ustaniu zatrudnienia

Dokumentację kadrowo-płacową przechowuje się przez 50 lat. Tak długi czas wynika m.in. z przepisów emerytalno-rentowych, prawa pracy oraz zasad archiwizowania. Przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, zakład pracy jest zobowiązany do przechowywania:

• listy płac,
• karty wynagrodzeń albo
• innych dowodów (np. akt osobowych, umów i rachunków za prace zlecone, od których odprowadzano składki na ubezpieczenia społeczne).

Na ich podstawie ustala się podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Pozostała dokumentacja związana z płacami podlega krótszemu przechowywaniu, które wynika z rzeczywistych potrzeb oraz wymagań określonych w przepisach o rachunkowości, podatku dochodowym, ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych oraz w Ordynacji podatkowej.

Ważne!

Dokumentacja pomocnicza i obliczeniowa – służąca do sporządzenia list płac – nie stanowi dowodu księgowego. Można przechowywać ją przez pięć lat.

Kopie wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestry wystarczy przechowywać przez trzy lata. Miejscem krótkotrwałego przechowywania akt płacowych – do pięciu lat – może być:

• składnica akt księgowych lub
• składnica akt osobowych.

Dalsze przechowywanie – od 5 do 50 lat – powinno odbywać się w miejscu szczególnie strzeżonym, w pełni zabezpieczonym, niedostępnym dla osób nieupoważnionych, czyli w archiwum zakładowym własnym lub archiwum obcym, uprawnionym do świadczenia tego rodzaju usług. Ponadto dokumentację należy przechowywać w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

Po przekroczeniu wskazanych powyżej okresów odnoszących się do poszczególnych rodzajów dokumentów, dokumentację przekazuje się do właściwego miejscowo państwowego lub niepaństwowego archiwum. Państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny tworzy narodowy zasób archiwalny.

Procedura przekazywania materiałów archiwalnych

Najpierw przedszkole lub szkoła powinny skierować wniosek o przekazanie materiałów. Wniosek powinien zawierać:

• pismo przewodnie podpisane przez dyrektora placówki oświatowej,
• notatkę informacyjną,
• spis materiałów archiwalnych sporządzony na odpowiednim formularzu, który zależ od rodzaju przekazywanych materiałów archiwalnych.

Ważne!

Za pierwszym razem spisy materiałów archiwalnych trzeba przesłać do archiwum w jednym egzemplarzu w celu sprawdzenia poprawności ich sporządzenia. Po dokonaniu ich akceptacji przedszkole bądź szkoła informowane są o konieczności złożenia odpowiedniej liczby egzemplarzy w formie papierowej oraz wersji elektronicznej spisów.

Następnie należy właściwe przygotować materiały archiwalne. Archiwum przejmuje materiały:

• uporządkowane i zewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz
• opakowane w teczki i pudła z tektury litej bezkwasowej, spełniającej wymogi normy PN-EN ISO 9706:2001 lub o parametrach zbliżonych do cech papieru trwałego.