STAN PRAWNY NA 22 LISTOPADA 2019 Inwentaryzacja – podsumowanie obowiązków dyrektora przedszkola Opracowała: Elżbieta Bukowiecka-Górny wieloletnia dyrektorka przedszkola, nauczyciel dyplomowany, autorka artykułów z zakresu zarządzania przedszkolem oraz programów edukacyjnych; pracę zawodową rozpoczęła w Publicznym Przedszkolu nr 2 w Pile; pełni funkcję społecznego kuratora w sądzie rodzinnym, jest także ekspertem ds. awansu zawodowego nauczycieli. Zaktualizowała: Małgorzata Celuch, nauczycielka matematyki i informatyki, wicedyrektorka w zespole szkół, nauczycielka matematyki i informatyki z 21-letnim stażem pracy, egzaminatorka, współorganizatorka międzyszkolnych zawodów matematycznych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.). Dyrektor przedszkola, oprócz wielu innych obowiązków, wypełnia również zadania związane z rachunkowością jednostki, którą kieruje. Ustawa o rachunkowości nakłada na publiczne placówki obowiązek okresowego ustalania lub sprawdzania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów w drodze inwentaryzacji. Czym jest inwentaryzacja? Inwentaryzacja umożliwia sprawdzenie i porównanie stanu składników bilansowych jednostki z ewidencją księgową oraz sprostowanie zapisów w księgach rachunkowych tak, aby dane prezentowane w bilansie były realne. Podstawowym celem inwentaryzacji jest weryfikacja ksiąg rachunkowych, czyli doprowadzenie danych do zgodności z aktualnym stanem faktycznym. Inwentaryzacja ma rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie. Dzięki niej dokonać można oceny stanu zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, oceny przydatności posiadanych składników majątkowych pod względem ilości i jakości oraz podjąć działania eliminujące powstałe nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem przedszkola. Na podstawie wyników inwentaryzacji sporządza się bilans jednostki. Do czego zobowiązuje Ustawa o rachunkowości w zakresie inwentaryzacji? 1. Określa, że inwentaryzacja jest elementem rachunkowości przedszkola, a jej podstawowym zadaniem jest ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. 2. Nakłada na dyrektora przedszkola odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie inwentaryzacji, w tym z tytułu nadzoru. 3. Określa składniki aktywów i pasywów, które podlegają inwentaryzacji. 4. Ustala terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji. 5. Zobowiązuje do dokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji i jej wyników. 6. Zobowiązuje do powiązania wyników inwentaryzacji z księgami rachunkowymi oraz rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 7. Ustala wymagania dotyczące sposobu przechowywania i ochrony dokumentów inwentaryzacyjnych, terminu ich przechowywania i udostępniania. Kto inwentaryzuje majątek przedszkola? Spisu z natury dokonuje kilkuosobowy zespół spisowy powołany zarządzeniem dyrektora. Zespół wykonuje czynności zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną, będącą załącznikiem do polityki rachunkowości obowiązującej w placówce. Wszelkie szczegóły powoływania komisji, zakres działań inwentaryzacyjnych i obowiązki poszczególnych osób powinny być zawarte w instrukcji inwentaryzacyjnej. Jakie cechy posiada poprawna inwentaryzacja? Inwentaryzacja powinna być: • kompletna – czynnościami inwentaryzacyjnymi obejmuje się wszystkie składniki aktywów i pasywów jednostki; zarówno te, które objęte są ewidencją bilansową, jak i te, które w niej nie widnieją, a w rzeczywistości są na stanie, • rzetelna – zgodna ze stanem rzeczywistym składników majątku, • terminowa – należy ją przeprowadzać w terminach i z częstotliwością wymaganymi w Ustawie o rachunkowości, • sprawdzalna – dająca możliwość szybkiego skontrolowania rzetelności przeprowadzonej inwentaryzacji, • przejrzysta – umożliwiająca sprawdzenie, czy składniki majątku są opisane w sposób pozwalający na ich łatwe zidentyfikowanie i porównanie z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, • zespołowa – do komisji spisowej powołuje się zespół dwóch lub trzech osób, co zwiększa wiarygodność i niepodważalność spisów. Kiedy i w jaki sposób należy przeprowadzić inwentaryzację w przedszkolu? Konkretne terminy i częstotliwość inwentaryzacji określa dyrektor przedszkola, wprowadzając zarządzeniem plan inwentaryzacji. Dopuszcza się inne terminy jej przeprowadzania, np. gdy zmienia się osoba materialnie odpowiedzialna lub gdy dyrektor bądź inna osoba odpowiedzialna zażąda spisu. Ustawa o rachunkowości wyraźnie precyzuje terminy i zobowiązuje dyrektora do: • przeprowadzania inwentaryzacji metodą spisu z natury: o kasy i magazynów – co roku, na ostatni dzień każdego roku obrotowego, o środków trwałych, wyposażenia, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie niestrzeżonym, oraz składników aktywów będących własnością innych jednostek – raz na cztery lata, na ostatni dzień każdego roku obrotowego (z tym że inwentaryzację można rozpocząć w czwartym kwartale i zakończyć 15. dnia następnego roku), o pozostałych środków trwałych w używaniu – raz na dwa lata, pod koniec roku obrotowego; • prowadzenia inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, czeków, weksli, należności – raz na rok, na ostatni dzień każdego roku obrotowego (z tym że inwentaryzację można rozpocząć w czwartym kwartale i zakończyć 15. dnia następnego roku), • przeprowadzania inwentaryzacji metodą weryfikacji środków trwałych, do których dostęp jest ograniczony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych, innych aktywów i pasywów, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienia nie było możliwe – co roku, na ostatni dzień każdego roku obrotowego (z tym że inwentaryzację można rozpocząć w czwartym kwartale i zakończyć 15. dnia następnego roku). Co należy do obowiązków dyrektora w zakresie inwentaryzacji? Dyrektor przedszkola: • wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, • powołuje komisję inwentaryzacyjną ze wskazaniem osób wchodzących w skład tej komisji – komisja inwentaryzacyjna może być stała, wówczas nie jest konieczne powoływanie jej do każdego spisu, • wyznacza przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (nie może to być główny księgowy), • rozlicza inwentaryzację z racji nadzoru – po dokonaniu spisu i ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych podejmuje decyzję zatwierdzającą lub unieważniającą wynik inwentaryzacji, • czuwa, by inwentaryzacja przebiegała prawidłowo i terminowo. Co należy do obowiązków głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji? Główny księgowy: • jest zobowiązany (nie później niż do dnia 15. następnego roku) do przygotowania stanu księgowego, do którego porównuje się ilości rzeczywiste spisywanych środków trwałych i wyposażenia, które ujęte są w ewidencji analitycznej, • wydaje za pokwitowaniem przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkusze spisowe, • prowadzi ewidencję wydanych i zwróconych arkuszy, • po zakończeniu spisu (nie później niż do dnia 15. następnego roku) dokonuje wyceny spisanych składników rzeczowych (przy współudziale komisji inwentaryzacyjnej), • ujmuje powstałe różnice inwentaryzacyjne (na ostatni dzień roku obrotowego) w księgach rachunkowych na podstawie zatwierdzonego przez dyrektora przedszkola protokołu. Jakie są zadania komisji inwentaryzacyjnej? Komisja odpowiada za prace przydzielone jej przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej: • organizuje spis z natury i czuwa nad jego prawidłowym przebiegiem, • terminowo przeprowadza inwentaryzację – zgodnie z zarządzeniem dyrektora, • prawidłowo wypełnienia arkusze spisowe, ujmując w nich składniki majątku, • ustala różnice inwentaryzacyjne, • zbiera wyjaśnienia na temat powstałych różnic inwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych – proponuje sposób rozliczenia różnic, • sporządza protokół ze spisu, • ustala stopień utraty przydatności przez niektóre składniki majątkowe – przygotowuje wnioski do podjęcia decyzji o charakterze istniejących niedoborów lub nadwyżek (czy to niedobory lub nadwyżki naturalne, zawinione czy mieszczące się w granicach normy), • składa oświadczenia dotyczące stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych, a także proponuje ich rozliczenie, • zbiera oświadczenia od osób materialnie odpowiedzialnych przed rozpoczęciem i na zakończenie spisu, • sporządza końcowe sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji. Ważne! Osoby materialnie odpowiedzialne i użytkownicy inwentaryzowanych składników odpowiadają za należyte przygotowanie składników do samego spisu i nie mogą wchodzić w skład zespołu spisowego. Co należy do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej? Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej nadzoruje pracę komisji i ponosi odpowiedzialność przed dyrektorem za przeprowadzenie spisu oraz wyjaśnienie jego wyników. Odpowiada za: • przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych otrzymanych po wydaniu zarządzenia o inwentaryzacji (spis z natury następuje na specjalnie ponumerowanych arkuszach spisowych, co powoduje, że arkusz staje się drukiem ścisłego zarachowania), • zapoznanie członków komisji z instrukcją inwentaryzacyjną, ewentualne przeprowadzenie szkolenia dla jej członków, • rozplanowanie prac członków komisji inwentaryzacyjnej, • zebranie dokumentów, tj. arkuszy spisowych, oświadczeń od osób odpowiedzialnych materialnie po zakończeniu inwentaryzacji, • rozliczenie arkuszy inwentaryzacyjnych (nie później niż do dnia 15. następnego roku), • kontrolę poprawności sporządzonych dokumentów inwentaryzacyjnych, • terminowe (nie później niż do dnia 15. następnego roku) złożenie przez osoby materialnie odpowiedzialne wyjaśnień różnic inwentaryzacyjnych, • ustalanie na bieżąco, czy zespoły spisowe prawidłowo inwentaryzują składniki i ujmują je w arkuszach spisowych. Jak przygotować przedszkole do spisu? 1. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków w używaniu pod względem oznakowania, co umożliwi ich identyfikację oraz ocenę przydatności. 2. Nie należy dokonywać likwidacji środków zniszczonych, nieprzydatnych, bowiem likwidacji dokonuje komisja likwidacyjna powołana przez dyrektora. Sporządza ona protokół likwidacji wraz z zestawieniem składników proponowanych do likwidacji, w którym podaje przyczyny oraz sposób likwidacji majątku. Protokół przekazuje do zatwierdzenia dyrektorowi przedszkola. Po zatwierdzeniu protokołu komisja przekazuje dokument głównemu księgowemu celem naniesienia zmian w ewidencji księgowej. 3. Przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za składniki majątku składa oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Stanowi ono dowód wypełnienia obowiązków przed spisem oraz ujawnia uwagi pracownika opiekującego się mieniem na temat sposobu zabezpieczenia tego mienia przed dostępem osób niepowołanych oraz przed zniszczeniem. Odpowiedzialność materialna wynika z umowy o pracę bądź z umowy o odpowiedzialności materialnej zawartej z pracownikiem. O czym należy pamiętać podczas inwentaryzacji? 1. Inwentaryzacji majątku dokonuje się w precyzyjnie określonych polach spisowych. Polem spisowym jest miejsce dające się wyodrębnić, które może zostać objęte spisem przez jeden lub więcej zespołów spisowych, np. magazyn spożywczy. 2. Arkusze spisowe wypełnia się w dwóch egzemplarzach. Na podstawie oryginału opracowany będzie wynik spisu, a kopię przechowuje się na wypadek zgubienia lub zniszczenia oryginału. 3. Formularze spisowe wypełnia się czytelnym pismem w sposób trwały (długopisem, piórem lub ołówkiem kopiowym). W przypadku błędnych zapisów można dokonać w arkuszu korekty poprzez skreślenie błędnej części, w sposób pozwalający jednak ją odczytać, i wpisanie w tym samym wierszu właściwej treści. Poprawki należy zaparafować. Korekty można dokonać także poprzez skreślenie całego błędnie wypełnionego wiersza przy zachowaniu jego czytelności, zaparafowanie i opatrzenie adnotacją „skreślono” w rubryce „Uwagi”. Właściwy zapis należy powtórzyć w następnym wierszu. Wiersza skreślonego nie uwzględnia się w numeracji zapisów w arkuszu. Jakie muszą być spełnione warunki, by spis z natury uznamy za zakończony? 1. Gdy komisja inwentaryzacyjna zbierze od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia końcowe, że wszystkie składniki, za które ponoszą one odpowiedzialność, zostały objęte spisem z natury prowadzonym w ich obecności, a wyniki spisu zostały ujęte w arkuszach spisowych (nie później niż do dnia 15. następnego roku). 2. Gdy komisja przekaże wypełnione arkusze wraz z materiałami uzupełniającymi przewodniczącemu komisji w celu dokonania bieżącej kontroli ich kompletności oraz formalnej prawidłowości (nie później niż do dnia 15. następnego roku). 3. Gdy komisja sporządzi końcowe sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji (nie później niż do dnia 15. następnego roku). Sprawozdanie powinno zawierać: a) dane określające datę i przedmiot spisu z natury, b) nazwiska osób wchodzących w skład komisji inwentaryzacyjnej, c) uwagi dotyczące przygotowania pól spisowych, d) uwagi dotyczące przebiegu spisu, e) informacje o sposobie zabezpieczania mienia przed kradzieżą lub obniżeniem stopnia ich przydatności, f) rozliczenie pobranych arkuszy spisowych. 4. Przewodniczący komisji przekaże kompletną dokumentację spisu z natury osobie odpowiedzialnej za rozliczenie inwentaryzacji, czyli głównemu księgowemu (nie później niż do dnia 15. następnego roku). Czy można zaniechać czynności inwentaryzacyjnych? Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji, lub jej rozliczenie w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych i podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej. Na co warto zwrócić uwagę podczas inwentaryzacji? Jak unikać błędów? 1. Błędem jest powołanie do komisji inwentaryzacyjnej osoby niekompetentnej, bez doświadczenia – obniża to skuteczność spisu, czyniąc go bezcelowym. 2. Warto zwrócić uwagę, by komisja podczas spisu nie korzystała z ewidencji składników inwentaryzowanych. W takim przypadku następuje bowiem przepisanie danych z ewidencji do arkusza spisowego, co dyskwalifikuje cały proces i zaprzecza idei inwentaryzacji. 3. Błędem jest niewłaściwy podział jednostki na pola spisowe – grozi to przeoczeniem lub podwójnym spisaniem pozycji. 4. Niedopuszczalne jest, by arkusz spisowy sporządzony został nieprawidłowo. Arkusz musi być kompletny, a poprawki muszą być czytelne i zaparafowane. 5. Należy pamiętać, by inwentaryzację przeprowadzały osoby niezwiązane z gospodarką magazynową, które nie są odpowiedzialne materialnie za dane pole spisowe – zapobiegnie to nadużyciom.