OPUBLIKOWANO: PAŹDZIERNIK 2013

Dokumentacja związana z zatrudnianiem pracowników żłobka niepublicznego

Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.).

Z faktem zatrudniania pracowników wiążą się liczne obowiązki spoczywające na pracodawcy, dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Nie chodzi tylko o założenie akt osobowych, tzw. teczki osobowej, w której należy umieścić dokumenty związane z zatrudnieniem. Pracodawca musi ponadto prowadzić m.in. dokumentację urlopową, ewidencję czasu pracy, karty wynagrodzeń, informacje o szkoleniach BHP czy oświadczenia w zakresie ochrony danych osobowych.

Przed zatrudnieniem pracownika należy skierować go na wstępne badania lekarskie. Aby uzyskać dane osobowe niezbędne do wystawienia skierowania, trzeba wręczyć zatrudnianemu do wypełnienia kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także poprosić go o dostarczenie przed pierwszym dniem pracy świadectw ukończonych szkół/uczelni oraz świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy. Zawsze należy oddać przyszłemu pracownikowi oryginały złożonych dokumentów, zachowując w aktach jedynie ich odpisy lub kopie.

Aby pracodawca mógł prawidłowo sporządzić umowę o pracę oraz inne uprawnienia związane z zatrudnieniem, powinien wręczyć pracownikowi następujące dokumenty do wypełnienia:

• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• kartę przyjęcia pracownika,
• oświadczenie dla celów podatkowych,
• informację o rachunku bankowym,
• PIT–2,
• informację o uprawnieniach pracownika związanych z faktem bycia rodzicem,
• wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.