Instrukcja wypełniania arkuszy ocen

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 939),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2014 r. poz. 1170 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 10 czerwca 2015 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 843 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3 sierpnia 2017 r. w sprawie oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1534),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 14 lutego 2017 r. w sprawie podstawy programowej wychowania przedszkolnego oraz podstawy programowej kształcenia ogólnego dla szkoły podstawowej, w tym dla uczniów z niepełnosprawnością intelektualną w stopniu umiarkowanym lub znacznym, kształcenia ogólnego dla branżowej szkoły I stopnia, kształcenia ogólnego dla szkoły specjalnej przysposabiającej do pracy oraz kształcenia ogólnego dla szkoły policealnej (Dz.U. z 2017 r., poz. 356).

Arkusze ocen to dokumenty przebiegu nauczania uczniów obowiązujące we wszystkich typach szkół. Mają niezwykle istotne znaczenie – to jedyne dokumenty, które zawierają informacje o całym przebiegu nauczania ucznia, od pierwszego do ostatniego dnia jego pobytu w szkole. Zakładane są każdemu uczniowi tuż po przyjęciu go do szkoły i prowadzone systematycznie aż do ukończenia nauki w danej szkole (z wyjątkiem opuszczenia szkoły przed końcem pierwszego roku lub pierwszego semestru – przy klasyfikacji semestralnej). Na ich podstawie wydaje się duplikaty świadectw, odpisy, zaświadczenia, nawet wiele lat po ukończeniu szkoły przez absolwenta.

W przypadku:

• zmiany klasy przez ucznia – jego arkusz jest przekazywany nowemu wychowawcy,
• przejścia ucznia do innej szkoły po co najmniej jednym roku nauki, a w przypadku szkoły policealnej dla młodzieży i szkoły dla dorosłych – po co najmniej jednym semestrze nauki, przesyła się do tej szkoły lub wydaje rodzicom ucznia, pełnoletniemu uczniowi albo słuchaczowi kopię arkusza ocen ucznia albo słuchacza poświadczoną za zgodność z oryginałem przez dyrektora szkoły; rodzice ucznia, pełnoletni uczeń albo słuchacz potwierdzają podpisem otrzymanie kopii tego arkusza ocen,
• przejścia ucznia albo słuchacza do innej szkoły po okresie nauki krótszym niż okres, o którym mowa wyżej, przesyła się do tej szkoły lub wydaje rodzicom ucznia, pełnoletniemu uczniowi albo słuchaczowi zaświadczenie o przebiegu jego nauczania; rodzice ucznia, pełnoletni uczeń albo słuchacz potwierdzają podpisem otrzymanie zaświadczenia.

Kontroli wewnętrznej arkuszy ocen dokonuje w każdej szkole jej dyrektor lub jego zastępca. Kontroli zewnętrznych dokonują przedstawiciele kuratorium oświaty za pomocą arkuszy kontroli zatwierdzonych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej.

Szkoła prowadzi dla każdego ucznia oraz słuchacza przez okres jego nauki w danej szkole arkusz ocen ucznia albo słuchacza (§ 15. ust. 1 Rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji). Arkusze ocen trzeba założyć wraz z początkiem roku szkolnego dla wszystkich uczniów rozpoczynających naukę w szkole. Jeśli uczeń przyjmowany jest do szkoły w trakcie roku szkolnego, założenie arkusza powinno nastąpić bezpośrednio po przyjęciu go do szkoły. Dokument ten zakłada wychowawca klasy lub inna osoba wskazana przez dyrektora placówki. Wpisów do arkusza można dokonywać pismem komputerowym, maszynowym lub ręcznym.

Każdy arkusz ocen składa się z kilku stron, które stanowią nierozłączną całość. Nie wolno ich rozdzielać, nie wolno usuwać pustych, niewykorzystanych stron, gdyż w sytuacji ich braku mogłoby zaistnieć podejrzenie, że zostały usunięte wraz z zapisanymi na nich danymi. Niezapisane pola należy wypełnić poziomymi kreskami. Wszystkie pola należy wypełniać zgodnie z ich przeznaczeniem. W drukach arkuszy nie wolno niczego zmieniać: skreślać, dopisywać brakujących danych – jeśli brakuje np. rubryk czy innych informacji, tzn. że druk nie jest odpowiedni i należy go zmienić na właściwy.

Na pierwszej stronie należy zamieścić:

• nazwę szkoły,
• pieczęć szkoły,
• imię/imiona i nazwisko ucznia,
• datę i miejsce urodzenia ucznia,
• PESEL ucznia,
• rok szkolny, w którym uczeń został przyjęty do szkoły,
• klasę, do której uczeń został zapisany w szkole,
• numer, pod jakim uczeń został wpisany do księgi uczniów,