STAN PRAWNY NA 7 PAŹDZIERNIKA 2024

Pod pojęciem druków ścisłego zarachowania należy rozumieć formularze powszechnego użytku, w stosunku do których stosuje się specjalną ewidencję. Ma ona na celu wykluczenie ewentualnych nadużyć w związku ze stosowaniem druków w praktyce. Druki ścisłego zarachowania podlegają numeracji, ewidencji, kontroli oraz zabezpieczeniu.

Nieobowiązujące Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków wskazywało w § 5, że drukami ścisłego zarachowania są: świadectwa, certyfikaty, dyplomy, dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe, aneksy, zaświadczenia, zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, indeksy, legitymacje szkolne, e-legitymacje szkolne, legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych i e-legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych oraz ich duplikaty. 

Nowy akt, czyli Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki  z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków nie zawiera już wprost określenia „druki ścisłego zarachowania”, ale wskazuje w § 8, że szkoła oraz każdy organ właściwy do wydania duplikatu dokumentu publicznego prowadzi ewidencję blankietów i druków dokumentów publicznych. W praktyce oznacza to dokładnie to samo co poprzednio, czyli obowiązek ścisłej kontroli druków tych dokumentów. Ewidencja druków zawiera:

• nazwę producenta blankietu lub druku dokumentu publicznego,
• numer oznaczenia indywidualnego blankietu lub druku dokumentu publicznego,
• datę odbioru blankietu lub druku dokumentu publicznego przez szkołę czy inny organ właściwy do wydania duplikatu dokumentu publicznego.

Ponadto już sama szkoła do kategorii takich druków ścisłego zarachowania może zaliczyć również inne dokumenty, np. czeki gotówkowe, legitymacje szkolne, arkusze spisu z natury czy dowody wpłaty do kasy.

Zgodnie z § 8 ust. 5 Rozporządzenia szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły i legitymacji szkolnych oraz ich duplikatów, a także zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty, świadectw dojrzałości i jego odpisów, aneksów do świadectw dojrzałości i jego odpisów, zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego, certyfikatów kwalifikacji zawodowych, dyplomów zawodowych, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe i świadectw potwierdzających kwalifikacje w zawodzie przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną. Ewidencja ta zawiera:

1. imię (imiona) i nazwisko ucznia albo absolwenta,
2. numer PESEL ucznia albo absolwenta,
3. numer wydanego dokumentu publicznego,
4. numer oznaczenia indywidualnego blankietu dokumentu publicznego,
5. nazwę producenta blankietu dokumentu publicznego – w przypadku świadectw ukończenia szkoły i legitymacji szkolnych oraz ich duplikatów,
6. datę odbioru dokumentu publicznego,
7. podpis ucznia, absolwenta, rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument publiczny.

Zgodnie z ust. 9 tej regulacji podmiot prowadzący kwalifikacyjny kurs zawodowy, o którym mowa w art. 117 ust. 2 Ustawy Prawo oświatowe