OPUBLIKOWANO: WRZESIEŃ 2013

ZAKTUALIZOWANO: 5 PAŹDZIERNIKA 2018

Druki ścisłego zarachowania w placówce oświatowej

Opracowała: Aneta Chamczyńska-Penkala, prawnik; Zaktualizowała: Anna Torbicka, starszy inspektor ds. BHP, autorka publikacji dla dyrektorów i nauczycieli

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.),
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 939).

Definicja druków ścisłego zarachowania

Pod pojęciem druków ścisłego zarachowania należy rozumieć formularze powszechnego użytku, wobec których stosuje się specjalną ewidencję. Ma ona na celu wykluczenie ewentualnych nadużyć w związku ze stosowaniem druków w praktyce. Druki ścisłego zarachowania podlegają:

• numeracji,
• ewidencji,
• kontroli oraz
• zabezpieczeniu.

Według § 5 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych do druków ścisłego zarachowania należą:

• świadectwa,
• dyplomy,
• zaświadczenia,
• indeksy,
• legitymacje szkolne i przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych,
• e-legitymacje szkolne i przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych

Ponadto szkoła lub przedszkole do kategorii takich druków może zaliczyć również inne dokumenty, m.in.:

• czeki gotówkowe,
• legitymacje pracownicze,
• arkusze spisu z natury,
• dowody wpłaty do kasy – KW oraz
• karty rowerowe.

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

W przypadku ewidencjonowania druków zastosowanie mają przepisy Ustawy o rachunkowości, w zakresie dotyczącym m.in.:

• techniki prowadzenia w księgach oznaczenia (art. 13 ust. 4),
• chronologicznej numeracji (art. 14),
• korekty błędów (art. 25 ust. 1 pkt 1) lub
• inwentaryzacji (art. 26).

Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić w specjalnie założonej w tym celu księdze. Zamieszcza się w niej datę, liczbę, numer przyjętych i wydanych formularzy, a także informację, komu dany druk został wydany. Księga powinna być zszyta i zalakowana – na jej ostatniej stronie trzeba umieścić zapis o liczbie stron, podpis i pieczątkę dyrektora i głównej księgowej oraz pieczęć placówki. Nieponumerowanym fabrycznie drukom numer nadaje się bezpośrednio przed ich wydaniem.

Ponadto, na podstawie § 5 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych