STAN PRAWNY NA 12 WRZEŚNIA 2024
Pod pojęciem druków ścisłego zarachowania należy rozumieć formularze powszechnego użytku, w stosunku do których stosuje się specjalną ewidencję. Ma ona na celu wykluczenie ewentualnych nadużyć w związku ze stosowaniem druków w praktyce. Druki ścisłego zarachowania podlegają numeracji, ewidencji, kontroli oraz zabezpieczeniu.
Nieobowiązujące już Rozporządzenie MEN z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków wskazywało w § 5, że drukami ścisłego zarachowania są: świadectwa, certyfikaty, dyplomy, dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe, aneksy, zaświadczenia, zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, indeksy, legitymacje szkolne, e-legitymacje szkolne, legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych i e-legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych oraz ich duplikaty.
Nowy akt, czyli Rozporządzenie MEiN z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków nie zawiera już określenia „druki ścisłego zarachowania”, lecz wskazuje w § 8, że przedszkole prowadzi ewidencję blankietów i druków dokumentów publicznych. W praktyce oznacza to dokładnie to samo co poprzednio, czyli obowiązek ścisłej kontroli druków tych dokumentów. Ewidencja druków zawiera:
- nazwę producenta blankietu lub druku dokumentu publicznego,
- numer oznaczenia indywidualnego blankietu lub druku dokumentu publicznego,
- datę odbioru blankietu lub druku dokumentu publicznego przez przedszkole.
Dodatkowo zgodnie z przywołanym § 8 Rozporządzenia przedszkole prowadzi imienną ewidencję wydanych legitymacji przedszkolnych oraz duplikatów tych legitymacji. Ewidencja ta zawiera:
- imię (imiona) i nazwisko dziecka,
- nazwę producenta blankietu dokumentu publicznego,
- numer oznaczenia indywidualnego blankietu dokumentu publicznego,
- numer wydanego dokumentu publicznego,
- datę odbioru dokumentu publicznego,
- podpis rodzica odbierającego dokument publiczny.
Do kategorii takich druków przedszkole może zaliczyć również inne dokumenty, np. czeki gotówkowe, legitymacje pracownicze, arkusze spisu z natury czy dowody wpłaty do kasy – KW.
Ewidencja
Wyżej opisane regulacje wprowadzają szczególne zasady ewidencjonowania druków, natomiast w pozostałych przypadkach, w których to przedszkole zaliczyło dany dokument do druków, zastosowanie mają przepisy Ustawy o rachunkowości, w zakresie dotyczącym m.in. techniki prowadzenia w księgach oznaczeń (art. 13 ust. 4), chronologicznej numeracji (art. 14), korekty błędów (art. 25 ust. 1 pkt 1) lub inwentaryzacji (art. 26).
