OPUBLIKOWANO: CZERWIEC 2013

ZAKTUALIZOWANO: WRZESIEŃ 2014

Ochrona danych osobowych w żłobkach niepublicznych w pytaniach i odpowiedziach

Opracował: Łukasz Zegarek, prawnik, ekspert kancelarii prawnej Lex Artist, specjalizujący się w dziedzinie ochrony danych osobowych

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182),
• Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 90 poz. 631 ze zm.),
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024).

Nieostrożne obchodzenie się z danymi osobowymi wychowanków żłobka i ich rodziców oraz pracowników placówki może być przyczyną wielu konfliktów, a także naruszać przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych i budzić wątpliwości Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W niniejszym materiale zawarto praktyczne odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące ochrony danych osobowych w żłobku.

Czy można zbierać od rodziców ubiegających się o przyjęcie dziecka do żłobka zaświadczenia ZUS RMUA lub PIT?

Nie. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że takie działania są niezgodne z obowiązującymi przepisami i niedopuszczalne. Nie legalizuje ich również umieszczenie w formularzu rekrutacyjnym klauzuli o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Niewyrażenie zgody przez rodziców skutkowałoby w rzeczywistości wykluczeniem dziecka z procesu rekrutacji, zatem taka zgoda nie spełnia wymogu dobrowolności.

W przypadku żłobków niepublicznych zasadne może wydawać się jedynie żądanie zaświadczenia o zarobkach, placówki te działają bowiem w pewnym sensie jako przedsiębiorcy przedstawiający ofertę. Żądanie dokumentów takich jak zaświadczenie ZUS stanowi jednak niewątpliwie naruszenie prawa przez swoją nieadekwatność do celu zbierania tych informacji.

Czy wywieszanie list przyjętych dzieci w miejscach ogólnodostępnych, np. na drzwiach wejściowych lub w gablotach na korytarzach, jest zgodne z prawem?

W tej sytuacji zastosowanie znajdą przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z nią przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona zostanie jedna z przesłanek zawartych w art. 23 Ustawy. Wśród katalogu przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych znajduje się m.in. zgoda. Teoretycznie więc przedszkole mogłoby uzyskać zgodę rodziców lub opiekunów prawnych dzieci na umieszczenie ich danych na liście i wywieszenie jej np. w gablocie na korytarzu.

Istnieją jednak wątpliwości co do tego, czy umieszczenie listy w gablocie lub na drzwiach wejściowych nie umożliwiałoby zapoznania się z nią nie tylko rodzicom, ale również osobom nieupoważnionym. W świetle art. 36 uodo. administrator danych jest obowiązany do zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Wobec powyższego, zdaniem GIODO, należy indywidualnie powiadamiać o wyniku rekrutacji. Dokumenty rekrutacyjne zawierają dane teleadresowe dziecka, więc nie powinno to sprawiać trudności. Ewentualnie lista taka może być udostępniana rodzicom do wglądu, np. w sekretariacie. Inna jeszcze możliwość może polegać na nadaniu każdemu zgłoszeniu rekrutacyjnemu indywidualnego numeru, który byłby znany tylko rodzicom dziecka. Następnie lista z takimi numerami, zamiast imion i nazwisk, mogłaby być opublikowana w internecie bądź wywieszona w gablocie wewnątrz lub na zewnątrz budynku. Wszystkie te działania oczywiście wiążą się z pewnym dodatkowym nakładem pracy i czasu, z pewnością jednak zminimalizują ryzyko zapoznania się z danymi osobowymi dzieci i rodziców przez osoby postronne.

Czy listy dzieci przyjętych można umieścić na stronie internetowej żłobka?

Z pewnością umieszczenie listy dzieci przyjętych do placówki na stronie internetowej pozwoliłoby uniknąć konieczności informowania o wyniku rekrutacji każdego zainteresowanego rodzica, lecz w świetle obowiązujących unormowań nie istnieje żadna podstawa prawna dla takiej praktyki. Żłobki zatem nie powinny zamieszczać takich list na swojej stronie internetowej. Alternatywą może być przedstawione wyżej rozwiązanie, polegające na nadaniu każdemu zgłoszeniu indywidualnego numeru, a następnie publikacja tych numerów w internecie.

Czy żłobki mogą wprowadzić obowiązek posiadania przez rodziców e-kart, mających na celu rejestrację czasu pobytu dziecka w placówce?