OPUBLIKOWANO: CZERWIEC 2013
AKTUALIZACJA: STYCZEŃ 2014

Zmiana nazwiska pracownika – obowiązki i prawa stron stosunku pracy

Opracowała: Aleksandra Kuczkowska, radca prawny

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 września 2006 r. w sprawie wzoru oraz trybu wystawiania legitymacji służbowej nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. Nr 189 poz. 1393).

Zmiana nazwiska przez pracownika, będąca w praktyce najczęściej konsekwencją zawarcia związku małżeńskiego, nie pozostaje bez wpływu na łączący pracownika z pracodawcą stosunek pracy. Wiąże się z określonymi obowiązkami zarówno po stronie pracodawcy, jak i samego pracownika. Niniejszy artykuł omawia najważniejsze z nich, wskazując także na możliwe konsekwencje ich niedopełnienia.

Zgłoszenie pracodawcy zmiany nazwiska

Podstawę prawną, z której wywodzi się obowiązek pracownika do zgłoszenia pracodawcy faktu zmiany nazwiska, stanowi art. 221 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie ze wskazanym przepisem pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych, które obejmują:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przepis ten nakłada na pracownika obowiązek zawiadomienia pracodawcy o wszelkich zmianach w zakresie wyżej wymienionych danych.

Obowiązujące przepisy nie wskazują, w jakim terminie pracownik zobowiązany jest przekazać pracodawcy informację o zmianie nazwiska. Kierując się jednak dobrem zakładu pracy, jak również mając na względzie możliwe konsekwencje wynikające z przekazania tej informacji z opóźnieniem, winien uczynić to w możliwie najszybszym terminie od momentu zaistnienia zmiany. Należy pamiętać, że zmiana nazwiska obowiązuje już od zaistnienia zdarzenia powodującego tę zmianę – np. od dnia ślubu – a nie np. od daty wymiany starego dowodu osobistego na nowy. Od chwili zaistnienia zmiany pracownik ma zatem obowiązek posługiwać się już nowym nazwiskiem, a potwierdzeniem zmiany, do czasu wymiany dowodu osobistego, powinien być dokument tę zmianę sankcjonujący (np. akt ślubu).

Informacja o zmianie nazwiska winna zostać przekazana pracodawcy w formie pisemnego oświadczenia opatrzonego podpisem pracownika, art. 221