OPUBLIKOWANO: CZERWIEC 2013
Najczęstsze błędy popełniane przy prowadzeniu akt osobowych
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
- Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 43 poz. 224 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 167 poz. 1375),
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 32 poz. 284).
W niniejszym artykule przedstawione zostaną najczęściej popełniane błędy w zakresie akt osobowych, których założenie oraz prowadzenie obowiązuje pracodawcę zarówno w odniesieniu do nauczycieli, jak i pracowników niepedagogicznych. Zakres przedmiotowy artykułu nie obejmuje natomiast błędów popełnianych w innej dokumentacji pracowniczej, np. ewidencji czasu pracy lub wypadków przy pracy, czy – w odniesieniu do nauczycieli – błędów przy prowadzeniu teczki awansu zawodowego.
Błąd nr 1 – brak akt osobowych
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy jest założenie oraz prowadzenie akt osobowych pracowników. Naruszenie tego obowiązku, tj. zaniechanie założenia i prowadzenia akt osobowych czy innej obowiązkowej dokumentacji pracowniczej, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i naraża pracodawcę na karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 7 k.p.).
Równocześnie obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy wyłącznie pracowników świadczących pracę w ramach stosunku pracy, tj. na podstawie umowy o pracę czy stosunku mianowania. Nie ma zatem obowiązku zakładania i prowadzenia akt osobowych czy innej dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych w oparciu o umowę cywilnoprawną, np. umowę-zlecenie czy o dzieło.
Błąd nr 2 – prowadzenie podwójnych akt osobowych oraz prowadzenie jednych akt dla wielu pracowników
Zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
Błędem będzie zatem prowadzenie jednych akt dla pracowników zatrudnianych wyłącznie na krótkoterminowe umowy o pracę, np. umowę na okres próbny czy na czas określony do dwóch miesięcy.
Ponadto dla każdego pracownika należy prowadzić wyłącznie jedną teczkę akt osobowych. Zasada ta znajduje zastosowanie także w przypadku, gdy tego samego pracownika łączą z danym pracodawcą dwie umowy o pracę.
Błąd nr 3 – brak podziału na trzy części
Zgodnie z § 6 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji akta osobowe powinny być podzielone na trzy odrębne części:
- część A – zawierającą dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
- część B – obejmującą dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
- część C – zawierającą dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Podział akt osobowych na trzy wyżej wskazane części jest obligatoryjny. W przypadku jego braku, błąd ten powinien być możliwie najszybciej uzupełniony przez pracodawcę lub osobę odpowiedzialną u danego pracodawcy za prowadzenie akt osobowych.
Błąd nr 4 – dokumenty przechowywane w nieodpowiednich częściach akt osobowych
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji określa katalog dokumentów, które winny być przechowywane w każdej z wyodrębnionych części akt osobowych. Błędem jest przechowywanie dokumentów w nieprzeznaczonych dla nich częściach akt osobowych (np. dotyczących ustania stosunku pracy w części B, obejmującej dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia). W przypadku wykrycia tego rodzaju błędu, należy przełożyć dokument do prawidłowej części akt osobowych.
Błąd nr 5 – dokumenty przechowywane poza aktami osobowymi
W aktach osobowych powinny być przechowywane zarówno dokumenty wymienione wprost w ww. Rozporządzeniu
