OPUBLIKOWANO: KWIECIEŃ 2013
ZAKTUALIZOWANO: 14 STYCZNIA 2018

Prawo w pytaniach i odpowiedziach – ochrona danych osobowych w przedszkolach

Opracował: Łukasz Zegarek, prawnik, ekspert kancelarii prawnej Lex Artist, specjalizujący się w dziedzinie ochrony danych osobowych

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 59 ze zm.),
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922),
• Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 880 ze zm.),
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024).

Nieostrożne obchodzenie się z danymi osobowymi wychowanków przedszkola i ich rodziców oraz pracowników placówki może być przyczyną wielu konfliktów, a także naruszać przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych i budzić wątpliwości Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W niniejszym materiale zaprezentowano praktyczne odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące ochrony danych osobowych w przedszkolu.

Czy wywieszanie list przyjętych dzieci w miejscach ogólnodostępnych, np. na drzwiach wejściowych lub w gablotach na korytarzach, jest zgodne z prawem?

Prawo oświatowe nie zawiera żadnych regulacji, które zezwalałyby na upublicznienie na drzwiach wejściowych przedszkola list zawierających dane osobowe dzieci. W takiej sytuacji zastosowanie znajdą przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z nią przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona zostanie jedna z przesłanek zawartych w art. 23 Ustawy. Wśród katalogu przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych znajduje się m.in. zgoda. Teoretycznie więc przedszkole mogłoby uzyskać zgodę rodziców lub opiekunów prawnych dziecka na umieszczenie ich danych na liście i zawieszenie jej np. w gablocie na korytarzu.

Istnieją jednak wątpliwości co do tego, czy umieszczenie listy w gablocie lub na drzwiach wejściowych nie umożliwiałoby zapoznania się z nią nie tylko rodzicom, ale również osobom nieupoważnionym. W świetle art. 36 uodo. administrator danych jest obowiązany do zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Wobec powyższego, zdaniem GIODO, należy indywidualnie powiadamiać o wyniku rekrutacji. Dokumenty rekrutacyjne zawierają dane teleadresowe dziecka, więc nie powinno to sprawiać trudności. Ewentualnie lista taka może być udostępniana rodzicom do wglądu, np. w sekretariacie. Inna jeszcze możliwość może polegać na nadaniu każdemu zgłoszeniu rekrutacyjnemu indywidualnego numeru, który byłby znany tylko rodzicom dziecka. Następnie lista z takimi numerami, zamiast imion i nazwisk, mogłaby być opublikowana w internecie bądź wywieszona w gablocie wewnątrz lub na zewnątrz budynku. Wszystkie te działania oczywiście wiążą się z pewnym dodatkowym nakładem pracy i czasu, z pewnością jednak zminimalizują ryzyko zapoznania się z danymi osobowymi dzieci i rodziców przez osoby postronne.

Czy listy dzieci przyjętych można umieścić na stronie internetowej przedszkola?

Z pewnością umieszczenie listy dzieci przyjętych do przedszkola na stronie internetowej pozwoliłoby uniknąć konieczności informowania o wyniku rekrutacji każdego zainteresowanego rodzica, lecz w świetle obowiązujących unormowań nie istnieje żadna podstawa prawna dla takiej praktyki. Przedszkola zatem nie powinny zamieszczać takich list na swojej stronie internetowej. Alternatywą może być przedstawione wyżej rozwiązanie, polegające na nadaniu każdemu zgłoszeniu indywidualnego numeru, a następnie publikacja tych numerów w internecie.

Czy przedszkola mogą wprowadzić obowiązek posiadania przez rodziców e-kart, mających na celu rejestrację czasu pobytu dziecka w przedszkolu?

Jak wskazuje GIODO, przedszkola mają prawo wiedzieć, kiedy dziecko przebywało w placówce. Nie można jednak przymusowo dokonywać tego za pomocą systemu teleinformatycznego. Niezbędna jest zatem zgoda rodziców