STAN PRAWNY NA 3 STYCZNIA 2020 Dokumentacja związana z urlopami wypoczynkowymi w placówce oświatowej Opracowała: Joanna Swadźba, prawnik; zaktualizowała: Karolina Król-Komarnicka, prawnik, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357). Każdy pracodawca, zgodnie z zasadami prawa pracy, zobowiązany jest do udzielenia pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Dyrektor szkoły lub przedszkola, działając jako pracodawca, udziela urlopu wypoczynkowego zarówno nauczycielom, jak i pracownikom niepedagogicznym. Zasady udzielania i korzystania z urlopów wypoczynkowych przez nauczycieli i pozostałych pracowników szkoły lub placówki oświatowej są odmienne, różni się także dokumentacja urlopowa. W placówkach feryjnych, w ramach ewidencji czasu pracy dla nauczycieli, nie prowadzi się dokumentacji urlopowej ze względu na specyfikę udzielania nauczycielom urlopów w czasie przypadających ferii. W przypadkach szczególnych możliwe jest jednak udzielenie nauczycielowi urlopu uzupełniającego do ośmiu tygodni, w terminie przypadającym poza okresem ferii, a także zobowiązanie nauczyciela do przeprowadzenia określonych prac w czasie korzystania z urlopu wypoczynkowego. Poniżej omówiono podstawowe dokumenty dotyczące urlopów, które mogą być sprawdzane w trakcie kontroli przeprowadzonej przez inspektora pracy. Dokumentacja urlopów pracowników niepedagogicznych oraz nauczycieli zatrudnionych w placówkach nieferyjnych Pracodawca, zgodnie z § 6 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy oraz dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Ważne! Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego stanowią odrębny rodzaj dokumentacji pracowniczej prowadzonej obok ewidencji czasu pracy. Jeżeli chodzi o formę prowadzenia dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym, to zmiany, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r., niczego nie zrewolucjonizowały. Ani Kodeks pracy, ani Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie narzucają ściśle określonej formy wniosków urlopowych. Najczęściej jest ona określana w regulaminie pracy lub w innych obowiązujących u pracodawcy regulacjach wewnętrznych. W dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym powinny znaleźć się wszystkie dokumenty związanie z ubieganiem się o urlop i jego wykorzystaniem. Pracodawca powinien zatem archiwizować wszystkie wnioski urlopowe, a nie tylko te faktycznie wykorzystane przez pracownika. Dokumentację związaną z urlopem wypoczynkowym stanowią także dokumenty dotyczące przesunięcia terminu urlopu czy odwołania z niego pracownika. 1 stycznia 2019 r. został wprowadzony 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym także tej związanej z urlopami. Termin ten należy liczyć od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Dodatkowo, aby uniknąć przypadków, w których w trakcie postępowania sądowego brakuje kompletu dokumentów, obowiązuje zasada, że w sytuacji, gdy dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w sprawie, a pracodawca wie, że wytoczono powództwo, okres przechowywania dokumentów przedłuża się o dodatkowe 12 miesięcy. Po upływie tego okresu pracodawca ma obowiązek zawiadomić pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Pamiętaj! Powyższe terminy odnoszą się jedynie do dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Wobec pracowników lub byłych pracowników, których stosunek pracy został nawiązany wcześniej, wciąż stosuje się przepisy obowiązujące w chwili wejścia w życie Ustawy o zmianie niektórych ustaw związanych ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, czyli ich dokumentację urlopową można zniszczyć po 3 latach. Dokumentacja urlopowa jest częścią dokumentacji kadrowej, a więc nie powinna być dostępna osobom trzecim. Należy także chronić ją przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Inspektorzy pracy sprawdzają najczęściej, czy pracodawca posiada wymaganą dokumentację, tj. plan urlopów, wnioski urlopowe itp. Inspektor pracy kontroluje też, czy dokumenty są właściwie prowadzone i czy są odpowiednio przechowywane. Plan urlopów W placówce oświatowej obowiązek sporządzania planu urlopów dotyczy jedynie pracowników, którym urlopy udzielane są zgodnie z zasadami Kodeksu pracy. W myśl tych przepisów urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie ze wskazanym planem, czyli dokumentem, w którym pracodawca, uwzględniając wnioski pracowników, ustala terminy wykorzystania urlopów. Planu urlopów nie muszą sporządzać pracodawcy, u których nie działa żadna organizacja związkowa lub działająca organizacja wyraziła zgodę na brak planu (art. 163 k.p.). Ponadto w planie urlopów należy uwzględnić wszystkie przewidywane w danym roku kalendarzowym urlopy wypoczynkowe, z wyjątkiem urlopu na żądanie. Przyjęty plan urlopów może obejmować zarówno cały rok kalendarzowy, jak i okresy krótsze, na przykład od 1 stycznia do 31 sierpnia i od 1 września do 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Zapamiętaj! Plan urlopów może być przedmiotem kontroli inspekcji pracy. W trakcie takiej kontroli inspektor może sprawdzić, czy pracodawca sporządził plan urlopów, czy dokument ten został ustalony we współdziałaniu z organizacjami związkowymi (gdy takie działają), czy prawidłowo ustalono wymiar przysługującego pracownikom urlopu, czy urlop nie został podzielony na zbyt krótkie części (jedna część urlopu powinna wynosić co najmniej 14 dni kalendarzowych). Wniosek urlopowy Pracownik, który zamierza skorzystać z urlopu, składa wniosek urlopowy. Ustawodawca nie precyzuje, w jakiej formie wniosek ten może zostać złożony. Uznać należy, że dopuszczalne jest złożenie wniosku np. na druku obowiązującym u pracodawcy (forma papierowa) lub w formie elektronicznej (za pomocą oprogramowania dostępnego w danej placówce oświatowej). Istotne jest, by wniosek został złożony przed dniem rozpoczęcia urlopu i został zaakceptowany przez dyrektora. Brak akceptacji oznacza, że pracownik nie może rozpocząć urlopu w planowanym terminie. Wniosek o przesunięcie terminu urlopu Co do zasady pracownik powinien korzystać z urlopu w terminie ustalonym w planie urlopów, jednak może się zdarzyć, że z różnych przyczyn urlop ten zostanie pracownikowi udzielony w innym, uzgodnionym z pracownikiem terminie. Jak stanowi art. 164 k.p., przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika, umotywowany ważnymi przyczynami. Pracownik powinien złożyć u pracodawcy wniosek o przesunięcie terminu urlopu i uzasadnić jego złożenie. Złożony wniosek stanowić będzie element dokumentacji urlopowej. Przesunięcie urlopu z przyczyn leżących po stronie pracodawcy Przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne także z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 k.p.). Pracodawca zobowiązany jest też przesunąć pracownikowi urlop na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających jego nieobecność w pracy (np. przebywa na zwolnieniu lekarskim) – w takim przypadku pracownik nie składa wniosku o przesunięcie zaplanowanego urlopu wypoczynkowego. Pamiętać jednak należy, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Odwołanie pracownika z urlopu Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecność w zakładzie wymagana jest okolicznościami nieprzewidzianymi w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 § 1 k.p.). Ustawodawca nie wskazał formy odwołania pracownika z urlopu, jednak należy przyjąć, że dla celów dowodowych potwierdzenie odwołania powinno mieć odzwierciedlenie w dokumentacji urlopowej, co również może podlegać kontroli inspektora pracy. Informacja o przysługującym pracownikowi urlopie Informowanie pracownika o przysługującym mu w danym roku kalendarzowym urlopie wypoczynkowym nie stanowi obowiązku wynikającego z przepisów prawa pracy, ale jest dobrą praktyką. Pisemne, indywidualne poinformowanie pracowników w trakcie roku kalendarzowego (na przykład w połowie roku) o pozostałym do wykorzystania urlopie wypoczynkowym z pewnością świadczy pozytywnie o pracodawcy i w razie kontroli jest dowodem, że wykazuje on dbałość o to, by pracownicy mogli wykorzystać przysługujący im urlop w roku kalendarzowym, w którym nabyli do niego prawo. Informacja o obowiązku wykorzystania urlopu w ustawowym terminie Informowanie o obowiązku wykorzystania urlopu wypoczynkowego w ustawowym terminie również ma charakter fakultatywny i służy jedynie przypomnieniu pracownikom o tym, ile dni urlopu wypoczynkowego pozostało im do wykorzystania do końca bieżącego roku kalendarzowego. Pracowników, którzy mają jeszcze do wykorzystania urlop za rok poprzedni, warto poinformować, ile dni zaległego urlopu muszą wykorzystać do 30 września bieżącego roku kalendarzowego – ma to znaczenie podczas kontroli inspektora pracy. Poza tym informacja taka może usprawnić wykorzystywanie przez pracowników w placówce oświatowej urlopów w terminach przewidzianych przepisami prawa pracy. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na szczególne uprawnienie pracodawcy w zakresie udzielania pracownikom urlopów zaległych. Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) wskazał, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Z orzeczenia wynika, iż zastosowanie art. 168 k.p. nie jest zależne od zgody pracownika. Zatem odpowiedzialność za wykorzystanie przez pracowników zaległych urlopów ciąży na dyrektorze placówki oświatowej, a poinformowanie pracowników o konieczności wykorzystania zaległych urlopów najpóźniej do 30 września z pewnością będzie świadczyło o właściwym wywiązywaniu się z obowiązków pracodawcy w zakresie przestrzegania prawa pracy. Dokumentacja urlopowa prowadzona dla nauczycieli w placówkach feryjnych Co do zasady, w szkołach feryjnych nauczyciele wykorzystują przysługujący im urlop wypoczynkowy w czasie ferii zimowych i letnich. Nauczyciel nabywa prawo do urlopu uzupełniającego w ciągu roku szkolnego do ośmiu tygodni, gdy nie wykorzysta przysługujących mu ośmiu tygodni urlopu wypoczynkowego w czasie ferii z powodu niezdolności do pracy wywołanej chorobą lub odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną, urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu dla poratowania zdrowia, odbywania ćwiczeń wojskowych albo krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego. Jeżeli nauczyciel nabędzie prawo do urlopu uzupełniającego, to termin tego urlopu ustala dyrektor szkoły, biorąc pod uwagę propozycję nauczyciela oraz organizację pracy w szkole. Zatem dokument poświadczający udzielenie nauczycielowi urlopu uzupełniającego będzie stanowił dokumentację urlopową tego nauczyciela. W przepisach oświatowych i prawie pracy nie wskazano formy pisemnej udzielenia pracownikowi urlopu uzupełniającego. Jednak ze względu na to, że dokument ten ma istotne znaczenie, powinien zostać sporządzony w takiej formie. Zobowiązanie nauczyciela do przeprowadzenia określonych prac w czasie korzystania z urlopu wypoczynkowego Zgodnie z art. 64 ust. 2 KN dyrektor szkoły może zobowiązać nauczyciela przebywającego na urlopie wypoczynkowym do stawienia się w szkole w związku z koniecznością: • przeprowadzenia prac związanych z zakończeniem lub rozpoczęciem roku szkolnego, • przeprowadzenia egzaminów, • opracowywania szkolnego zestawu programów oraz uczestniczenia w doskonaleniu zawodowym w określonej formie. Ustawodawca jednocześnie zastrzegł, że czynności te nie mogą zająć nauczycielowi łącznie więcej niż siedem dni. Również w tym przypadku dokument potwierdzający zobowiązanie nauczyciela do stawienia się w szkole w trakcie korzystania z urlopu wypoczynkowego stanowić będzie jego dokumentację urlopową, przy czym forma pisemna tego zobowiązania ma charakter dowodowy i w razie kontroli przestrzegania czasu pracy służyć może ocenie, czy wezwanie spełnia warunki określone w art. 64 KN.