OPUBLIKOWANO: MARZEC 2013

Podróż służbowa – należności przysługujące pracownikom

Opracował: Marcin Wika, prawnik

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U z 2013 r. poz. 167) dalej zwane Rozporządzeniem,
• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 125 poz. 874 ze zm.),
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. Nr 164 poz. 1027 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) dalej zwane Rozporządzeniem o zwrocie kosztów transportu.

Na podstawie upoważnienia wynikającego z art. 775 § 2 k.p. Minister Pracy i Polityki Społecznej wydał dnia 29 stycznia 2013 r. Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej zwane Rozporządzeniem). Rozporządzenie weszło w życie dnia 1 marca 2013 r. Tym samym, zgodnie z art. 22 tego aktu, utraciły moc prawną dwa rozporządzenia, które poprzednio (od 2003 r.) regulowały kwestie dotyczące tych należności – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz Rozporządzenie Minister Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zarówno pedagogiczni, jak i niepedagogiczni pracownicy szkół publicznych podlegać będą Rozporządzeniu – nie będzie ono obejmowało wprost pedagogicznych oraz niepedagogicznych pracowników szkół niepublicznych. Należy mieć na względzie, że zgodnie z art. 775 § 4 k.p. postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej.

Regulacje niniejszych Rozporządzeń stanowią obowiązujący wzorzec dla układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania i umów o pracę, które regulują zasady przyznawania świadczeń z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym poza sferą budżetową, gdyż zgodnie z art. 775 § 4 k.p. akty te nie mogą ustanawiać diety w wysokości niższej niż przewidziana w tych Rozporządzeniach. Ustawodawca dopuszcza możliwość ustanowienia dla pracowników spoza sfery budżetowej korzystniejszych zasad rozliczania należności z tytułu podróży służbowych, w szczególności ustalenie diet w wyższej kwocie. Dla pracowników sfery budżetowej natomiast normy Rozporządzeń mają bezwzględnie obowiązujący charakter i nie mogą być zmieniane, także na korzyść pracownika. Jakkolwiek Rozporządzenia te nie znajdują bezpośredniego zastosowania do pracowników spoza sfery budżetowej, to ich unormowania do tych pracowników należy stosować odpowiednio, w przypadku braku innej regulacji (nawet w umowie o pracę).

Ogólne postanowienia Rozporządzenia

Zgodnie z § 2 Rozporządzenia pracownikowi przysługują z tytułu podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu, a także jego rodzaj i klasę, właściwy do odbycia podróży, zgodnie z § 3 Rozporządzenia, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu – bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na wniosek pracownika, jak wynika z § 3 ust. 3