OPUBLIKOWANO: 31 MARCA 2016
ZAKTUALIZOWANO: 3 SIERPNIA 2018

Instrukcja kancelaryjna w przedszkolu

Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty

Podstawa prawna: 

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.),
• Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 994 ze zm.),
• Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 995 ze zm.),
• Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 913 ze zm.),
• Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2234 ze zm.),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1743),
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE z 4.05.2016 r., L 119/1).

Organem, który ma uprawnienia do wprowadzenia w przedszkolu instrukcji kancelaryjnej, jest jego dyrektor, ponieważ Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych nie ma zastosowania dla samorządowych jednostek oświatowych, a jednostką taką jest właśnie przedszkole prowadzone przez gminę.

Należy zauważyć, że Rozporządzenie to zostało wydane na podstawie upoważnienia zawartego w art. 6 ust. 2b Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis ten z kolei stanowi, że Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego ds. administracji publicznej oraz ministra właściwego ds. kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określa, w drodze rozporządzenia, dla organów i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a: 

1. instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki,
2. sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,
3. instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum.

Adresatami przepisów zawartych w Rozporządzeniu są podmioty wymienione w art. 6 ust. 2a Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zatem Rozporządzenie stosuje się do: 

• organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki,
• organów powiatu i starostw powiatowych,
• organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich,
• organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

Ten sam zakres odbiorców został zresztą powtórzony w § 1 ust. 1 pkt 3