Inwentaryzacja w placówce oświatowej

Opracowała: Małgorzata Celuch

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330),
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm),
Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 191 ze zm.),
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1037),
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289),
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 r. poz. 119),
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 205 poz. 1283).

Odpowiedzialność

Odpowiedzialność kierownika jednostki dotyczy:

wykonywania określonych ustawą obowiązków w zakresie rachunkowości,
nadzoru – także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej – art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości.

Zasady rachunkowości

Ustawa o rachunkowości określa jedynie ogólne zasady dotyczące inwentaryzacji i rachunkowości. Bardzo wiele kwestii i zasad wymaga doprecyzowania wewnętrznym prawem jednostki. Wszelkie uregulowania i postanowienia powinny stanowić politykę rachunkowości, dostosowaną do specyfiki i potrzeb jednostki, w której ma obowiązywać – art. 8 ust. 1 ww. Ustawy. Określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zadbać o wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Cele inwentaryzacji

Główne cele przeprowadzania inwentaryzacji:

kontrola stopnia zgodności danych ewidencyjnych z rzeczywistymi,
ocena stanu oraz przydatności materiałów, środków i sprzętów podlegających inwentaryzacji,
ocena i konsekwencje wobec osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy inwentaryzowanego sprzętu,
rozliczenie ujawnionych różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji,
ochrona majątku placówki.

Wskazówka praktyczna

Powierzanie pieczy nad wszelkimi elementami mienia powinno się odbywać w formie pisemnej, za potwierdzeniem osoby przejmującej odpowiedzialność za dany sprzęt. Dobrze jest, gdy taki dokument zawiera informację o odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenie, zniszczenie lub zagubienie powierzonego sprzętu.

Sposoby inwentaryzacji i regulacje prawne

Obowiązkowe jest przeprowadzanie inwentaryzacji:

aktywów pieniężnych:

papierów wartościowych,
rzeczowych składników aktywów obrotowych,
środków trwałych,
maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, drogą:

spisu ich ilości z natury,
wyceny tych ilości,
porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych,
wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki:

należności, w tym udzielonych pożyczek,
powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów, drogą:

otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów,
wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony:

gruntów,
należności spornych i wątpliwych,
aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe drogą:

porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami,
weryfikacji realnej wartości tych składników – art. 26 ust. 1 Ustawy o rachunkowości.

Ważne!

Zgodnie z art. 26 ust. 2 Ustawy o rachunkowości „inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu”.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzację przeprowadza się:

na koniec każdego roku obrotowego (należy rozpocząć ją nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku):

składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych),
ustalenie stanu musi nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

raz w ciągu dwóch lat:

zapasy materiałów,
towarów,
produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową;

raz w ciągu czterech lat:

środki trwałe,
maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
znajdujące się na terenie strzeżonym – art. 26 ust. 3 Ustawy o rachunkowości.

Informacje praktyczne

Inwentaryzację przeprowadza się zatem pod koniec roku obrotowego (pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku) oraz:

podczas zmian personalnych na stanowisku dyrektora lub osoby, która przejęła częściową odpowiedzialność za rachunkowość – najczęściej kierownik administracyjny,
na żądanie osoby odpowiedzialnej za sprzęt lub pomieszczenie, np. pracownię szkolną, bibliotekę,
na żądanie właściwych organów zewnętrznych (np. policja, prokuratura, urząd kontroli finansowej),
podczas likwidacji placówki lub jej przyłączenia do innej jednostki,
w sytuacji zdarzeń losowych (np. pożar, powódź).

Dokumentacja inwentaryzacji