STAN PRAWNY NA 3 GRUDNIA 2024
Dyrektor przedszkola, oprócz wielu innych swoich obowiązków, realizuje również, w jednostce, którą kieruje, zadania z zakresu rachunkowości. Publiczne placówki mają obowiązek okresowego ustalania lub sprawdzania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów w drodze inwentaryzacji. Koniec roku to właśnie czas, w którym należy ją przeprowadzić. Udostępniane przez nas materiały umożliwią prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji z zachowaniem wszystkich obowiązujących terminów.
Odpowiedzialność
Odpowiedzialność kierownika jednostki dotyczy:
- wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości określonych Ustawą o rachunkowości,
- nadzoru, także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.
Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu (art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości).
Zasady rachunkowości
Ustawa o rachunkowości określa jedynie ogólne zasady dotyczące inwentaryzacji i rachunkowości. Bardzo wiele kwestii i zasad wymaga doprecyzowania wewnętrznym prawem jednostki. Wszelkie uregulowania i postanowienia powinny stanowić politykę rachunkowości dostosowaną do specyfiki i potrzeb jednostki, w której ma obowiązywać (art. 8 ust. 1 Ustawy o rachunkowości). Określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności opisanej w art.7 ww. Ustawy.
Cele inwentaryzacji
Główne cele przeprowadzania inwentaryzacji to:
- kontrola stopnia zgodności danych ewidencyjnych z rzeczywistymi,
- ocena stanu oraz przydatności materiałów, środków i sprzętów podlegających inwentaryzacji,
- ocena osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy inwentaryzowanego sprzętu,
- rozliczenie ujawnionych różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji,
- ochrona majątku placówki.
Wskazówka praktyczna. Powierzanie pieczy nad wszelkimi elementami mienia przedszkolnego powinno się odbywać w formie pisemnej, za potwierdzeniem osoby przejmującej odpowiedzialność za dany sprzęt. Dobrze jest, gdy takie powierzenie zawiera informacje o odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenie, zniszczenie lub zagubienie.
Sposoby inwentaryzacji
Obowiązkowe jest przeprowadzanie inwentaryzacji:
- aktywów pieniężnych,
- papierów wartościowych,
- rzeczowych składników aktywów obrotowych,
- środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji,
- maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie
– drogą:
- spisu ich ilości z natury,
- wyceny tych ilości,
- porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych,
- wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Obowiązkowe jest przeprowadzanie inwentaryzacji:
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,
- należności, w tym udzielonych pożyczek,
- powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów
– drogą:
- otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu tych aktywów wykazanego w księgach rachunkowych jednostki,
- wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Obowiązkowe jest przeprowadzanie inwentaryzacji:
- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
- gruntów,
- praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
- należności spornych i wątpliwych,
- aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe
– drogą:
- porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami,
- weryfikacji realnej wartości tych składników, zgodnie z art. 26 ust. 1 Ustawy o rachunkowości.
Terminy inwentaryzacji
Na koniec każdego roku obrotowego (nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego końcem, a do 15. dnia następnego roku) należy przeprowadzić inwentaryzację składników aktywów z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych. Ustalenie stanu musi nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Ponadto przeprowadza się inwentaryzację:
- raz w ciągu dwóch lat w przypadku zapasów:
- materiałów,
- towarów,
- produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową;
- raz w ciągu czterech lat w przypadku:
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych,
- inwestycji,
- znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych,
- maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym;
- raz w roku w przypadku:
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – art. 26 ust. 3 Ustawy o rachunkowości.
Informacje praktyczne. Inwentaryzację przeprowadza się pod koniec roku obrotowego (pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku) oraz: podczas zmian personalnych na stanowisku dyrektora lub osoby, która przejęła częściową odpowiedzialność za rachunkowość – najczęściej jest to kierownik administracyjny; na żądanie osoby odpowiedzialnej za sprzęt lub pomieszczenie; na żądanie właściwych organów zewnętrznych (jak np. policja, prokuratura, urząd kontroli finansowej); podczas likwidacji placówki lub jej przyłączenia do innej jednostki; w sytuacji zdarzeń losowych (np. pożar, powódź). Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości (art. 26 ust. 4 Ustawy o rachunkowości).
