OPUBLIKOWANO: PAŹDZIERNIK 2012

ZAKTUALIZOWANO: PAŹDZIERNIK 2014

Język obcy w dokumentacji kadrowej

Opracował: Marcin Wika, prawnik

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 43 poz. 224 ze zm.),
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.),
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.).

Kwestie prowadzenia dokumentacji kadrowej określają przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie bowiem z art. 94 ust. 9a k.p., pracodawca jest zobowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Podstawowymi aktami prawnym, które określą język prowadzenia dokumentacji kadrowej, jest w szczególności Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim oraz w mniejszym stopniu Kodeks pracy.

Jak wynika z treści art. 7 ust. 1 Ustawy o języku polskim, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli:

• osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz
• umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Ponadto, zgodnie z art. 7 ust. 3 Ustawy o języku polskim, przepisy tej Ustawy stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów.

Dodatkowo, art. 7b ww. Ustawy stanowi, że kontrolę używania języka polskiego w zakresie, który został opisany powyżej, sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Zatem art. 7 ww. Ustawy ustanawia generalną regułę, że co do zasady dokumentacja pracownicza prowadzona jest w języku polskim. Przewiduje on, że na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka urzędowego, jeżeli osoba świadcząca pracę mieszka w Polsce w chwili zawarcia umowy oraz ma być ona wykonana na jej terenie. Dotyczy to zatem pracodawcy polskiego i zagranicznego.

Pracodawca nie zwolni się zatem z obowiązku stosowania języka polskiego, sporządzając wyłącznie umowę o pracę w języku polskim. Również wszelkie dalsze czynności z zakresu prawa pracy wykonywane być powinny w języku polskim. W pierwszej kolejności dotyczy to licznych obowiązków informacyjnych przewidzianych w szczególności w art. 29 § 3 k.p. Także wtedy, gdy w trakcie realizacji umowy o pracę pracodawca będzie chciał zmienić warunki pracy, ich wypowiedzenie złożyć powinien podwładnemu w języku polskim.