OPUBLIKOWANO: 9 LISTOPADA 2018
Kontrolowanie kontroli zarządczej. Część II – standardy grupy C, D i E
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 996 ze zm.),
- Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84),
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1189 ze zm.),
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395).
Szczegółowe omawianie tak złożonego zagadnienia, jakim jest kontrola zarządcza w placówce oświatowej, należy przeprowadzić w uporządkowany sposób. Takim uporządkowaniem są standardy kontroli zarządczej, które zostały określone w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
Standardy zostały ułożone w pięciu merytorycznych grupach, które przedstawiają się w następujący sposób:
- środowisko wewnętrzne – standardy grupy A,
- cele i zarządzanie ryzykiem – standardy grupy B,
- mechanizmy kontroli – standardy grupy C,
- informacja i komunikacja – standardy grupy D,
- monitorowanie i ocena – standardy grupy E.
Należy zaznaczyć, że wspomniane standardy nie są aktem prawa powszechnego, czyli bezwzględnie obowiązującego, ale stanowią określone wskazówki i wytyczają ogólne kierunki w budowaniu systemu kontroli zarządczej w placówkach oświatowych.
Standard C1 – dokumentowanie kontroli zarządczej
Z uwagi na specyficzny charakter kontroli zarządczej wszelkie dokumenty z nią związane powinny być znane wszystkim pracownikom, których dotyczą, i zgromadzone w jednym miejscu. Wyznaczony pracownik placówki powinien mieć obowiązek ich analizy pod względem aktualności przepisów prawnych, struktury organizacyjnej szkoły oraz efektywności realizowanych zadań.
Do podstawowych dokumentów kontroli zarządczej w szkole zaliczyć należy:
- statut placówki wraz z załącznikami,
- dokumenty potwierdzające sposób administrowania nieruchomością, majątkiem, w tym pełnomocnictwa lub upoważnienia dla osób zarządzających,
- regulacje w zakresie stosunku pracy (m.in. regulamin organizacyjny, regulamin pracy, zasady wynagradzania, zasady podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia zawodowego, upoważnienia, zakresy obowiązków, opis stanowisk pracy, zasady dokonywania oceny pracy nauczycieli),
- regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- zasady obiegu dokumentów – instrukcja kancelaryjna,
- zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, w tym zasady podpisywania tych dokumentów,
- zasady rachunkowości szkolnej (instrukcje związane bezpośrednio z finansami),
- regulamin zamówień publicznych (w tym wydatków do 30 000 euro),
- dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych, łącznie z polityką bezpieczeństwa informacji,
- wszelkie regulacje dotyczące archiwizacji dokumentacji,
- plan finansowy,
- arkusz organizacyjny.
Dokumentacja kontroli zarządczej powinna być logiczna, spójna i komplementarna. Spójność można zachować nie poprzez przepisywanie jednych regulacji w drugie, ale czytelne wskazanie, że w danej kwestii zastosowanie mają regulacje określone np. w zarządzeniu nr … z dnia … w sprawie …. Z tego też względu należy w placówce opracować rejestr obowiązujących przepisów (regulacji) wewnętrznych, przygotować bazę danych umożliwiającą pobranie dowolnej procedury (regulacji) praktycznie w każdej chwili, stworzyć system pozwalający na odnotowywanie uwag pracowników dotyczących konkretnych regulacji, np. poprzez anonimową skrzynkę postulatów i uwag.
Standard C2 – nadzór
Należy pamiętać, że nadzór nie jest jedynym elementem kontroli zarządczej, ale wiąże się również z odpowiedzialnością osoby nadzorującej za błędy lub zaniechania nadzorowanego przez siebie pracownika. Zgodnie z art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych Ustawą. Obszary sprawowanego nadzoru można pogrupować w następujący sposób:
- zgodność działalności z prawem oraz przyjętymi procedurami (kontrola w ramach nadzoru pedagogicznego),
- skuteczność i efektywność działań (ewaluacja wybranych obszarów),
- wiarygodność sprawozdań (kontrola dokumentów, analiza realizacji programu i planu nauczania oraz podstawy programowej),
- ochrona zasobów (zasady bezpieczeństwa i archiwizacji),
- przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania (kodeks etyczny),
- efektywność i skuteczność przepływu informacji (plan nadzoru pedagogicznego, sprawozdawczość, doskonalenie),
- zarządzanie ryzykiem (obszary wrażliwe).
Wszelkie działania dyrektora placówki o charakterze nadzorczym powinny być zawsze uwidocznione na dokumentach w formie podpisu dyrektora przy adnotacji „zatwierdzam”; w sposób jednoznaczny należy również komunikować każdemu pracownikowi jego obowiązki, przydział zadań i zakres odpowiedzialności (wraz z obowiązkowym potwierdzeniem przyjęcia przez pracownika przekazanego komunikatu); dyrektor musi systematycznie zatwierdzać wyniki pracy w decydujących momentach, aby mieć pewność, że przebiega ona zgodnie z założeniami, oraz prowadzić systematyczną wyrywkową kontrolę pracowników. Bezwzględnie należy określić czytelne zasady i terminy sprawozdawczości w obszarach kluczowych. W pierwszej kolejności można objąć zarówno planowaną kontrolą, jak i działaniami dorywczymi takie zagadnienia jak:
- realizacja zadań dydaktycznych, opiekuńczych, wychowawczych, zgodnie z zatwierdzonym projektem organizacyjnym, planem pracy, statutem,
- realizacja wszystkich zadań przez pracowników zgodnie z ich zakresami czynności,
- przestrzeganie dyscypliny pracy przez wszystkich,
