OPUBLIKOWANO: KWIECIEŃ 2012

ZAKTUALIZOWANO: LISTOPAD 2014

Kontrolowanie kontroli zarządczej. Cz. II – standardy grupy C, D i E

Opracował: Jan Lewandowski, konsultant DODN Filia w Legnicy ds. kadry kierowniczej, prawa oświatowego, nadzoru pedagogicznego, ekspert MEN ds. awansu zawodowego nauczycieli, wojewódzki ekspert przedmiotowy MEN ds. reformy programowej, autor publikacji oraz programów szkoleniowych, wykładowca akademicki

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 ze zm.),
• Komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84),
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 191 ze zm.),
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Szczegółowe omawianie tak złożonego zagadnienia, jakim jest kontrola zarządcza w placówce oświatowej, należy przeprowadzić w uporządkowany sposób. Takim uporządkowaniem są standardy kontroli zarządczej, które zostały określone w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

Standardy zostały ułożone w pięciu merytorycznych grupach, które przedstawiają się w następujący sposób:

• środowisko wewnętrzne – standardy grupy A,
• cele i zarządzanie ryzykiem – standardy grupy B,
• mechanizmy kontroli – standardy grupy C,
• informacja i komunikacja – standardy grupy D,
• monitorowanie i ocena – standardy grupy E.

Należy zaznaczyć, że wspomniane standardy nie są aktem prawa powszechnego, czyli bezwzględnie obowiązującego, ale stanowią określone wskazówki i wytyczają główne kierunki w budowaniu systemu kontroli zarządczej w placówkach oświatowych. W II części materiału z cyklu Kontrolowanie kontroli zarządczej zostaną omówione standardy grupy C, D oraz E.

Standard C1 – dokumentowanie kontroli zarządczej

Z uwagi na specyficzny charakter kontroli zarządczej wszelkie dokumenty z nią związane powinny być znane wszystkim pracownikom, których dotyczą i zgromadzone w jednym miejscu. Wyznaczony pracownik placówki powinien mieć obowiązek ich analizy pod względem aktualności przepisów prawnych, struktury organizacyjnej przedszkola oraz efektywności realizowanych zadań.

Do podstawowych dokumentów kontroli zarządczej w przedszkolu zaliczyć należy:

• statut placówki wraz z załącznikami,
• dokumenty potwierdzające sposób administrowania nieruchomością, majątkiem, w tym pełnomocnictwa lub upoważnienia dla osób zarządzających,
• regulacje w zakresie stosunku pracy (m.in. regulamin organizacyjny, regulamin pracy, zasady wynagradzania, zasady podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia zawodowego, upoważnienia, zakresy obowiązków, opis stanowisk pracy, zasady dokonywania oceny pracy nauczycieli),
• regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• zasady obiegu dokumentów – instrukcja kancelaryjna,
• zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, w tym zasady podpisywania tych dokumentów,
• zasady rachunkowości przedszkolnej (instrukcje związane bezpośrednio z finansami),
• regulamin zamówień publicznych (w tym wydatków do 14 000 euro),
• dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych, łącznie z polityką bezpieczeństwa informacji,
• wszelkie regulacje dotyczące archiwizacji dokumentacji,
• plan finansowy,
• arkusz organizacyjny.

Dokumentacja kontroli zarządczej powinna być logiczna, spójna i komplementarna. Spójność można zachować nie poprzez przepisywanie jednych regulacji w drugie, ale czytelne wskazanie, że w danej kwestii zastosowanie mają regulacje określone np. w zarządzeniu nr … z dnia … w sprawie …. Z tego też względu należy w placówce opracować rejestr obowiązujących przepisów (regulacji) wewnętrznych, przygotować bazę danych umożliwiającą pobranie dowolnej procedury (regulacji) praktycznie w każdej chwili, stworzyć system pozwalający na odnotowywanie uwag pracowników dotyczących konkretnych regulacji, np. poprzez anonimową skrzynkę postulatów i uwag.

Standard C2 – nadzór

Należy pamiętać, że nadzór nie jest jedynym elementem kontroli zarządczej, ale wiąże się również z odpowiedzialnością osoby nadzorującej za błędy lub zaniechania nadzorowanego przez siebie pracownika. Zgodnie z art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych Ustawą. Obszary sprawowanego nadzoru można pogrupować w następujący sposób:

• zgodność działalności z prawem oraz przyjętymi procedurami (kontrola w ramach nadzoru pedagogicznego),
• skuteczność i efektywność działań (ewaluacja wybranych obszarów),
• wiarygodność sprawozdań (kontrola dokumentów, analiza realizacji programu i planu nauczania oraz podstawy programowej),
• ochrona zasobów (zasady bezpieczeństwa i archiwizacji),
• przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania (kodeks etyczny),
• efektywność i skuteczność przepływu informacji (plan nadzoru pedagogicznego, sprawozdawczość, doskonalenie),
• zarządzanie ryzykiem (obszary wrażliwe).

Wszelkie działania dyrektora placówki o charakterze nadzorczym powinny być zawsze uwidocznione na dokumentach w formie podpisu dyrektora przy adnotacji „zatwierdzam”; w sposób jednoznaczny należy również komunikować każdemu pracownikowi jego obowiązki, przydział zadań i zakres odpowiedzialności (wraz z obowiązkowym potwierdzeniem przyjęcia przez pracownika przekazanego komunikatu); dyrektor musi systematycznie zatwierdzać wyniki pracy w decydujących momentach, aby mieć pewność, że przebiega ona zgodnie z założeniami oraz prowadzić systematyczną wyrywkową kontrolę pracowników. Bezwzględnie należy określić czytelne zasady i terminy sprawozdawczości w obszarach kluczowych. W pierwszej kolejności można objąć zarówno planowaną kontrolą, jak i działaniami dorywczymi, takie zagadnienia jak:

• realizacja zadań dydaktycznych, opiekuńczych, wychowawczych, zgodnie z zatwierdzonym projektem organizacyjnym, planem pracy, statutem,
• realizacja wszystkich zadań przez pracowników zgodnie z ich zakresami czynności,