Opublikowano: LISTOPAD 2012

Inwentaryzacja w żłobku niepublicznym

Opracowała: Małgorzata Celuch

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 613 ze zm.),
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. Nr 152 poz. 1475 ze zm.),
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289),
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 205 poz. 1283),
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.),
Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 97 poz. 674 ze zm.).

Odpowiedzialność

Dyrektor żłobka jest zobowiązany przeprowadzać okresowe ustalanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów kierowanej przez siebie placówki. To dyrektor, a nie księgowy ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe i terminowe wykonywanie zadań związanych z inwentaryzacją – art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja polega na konfrontacji danych zawartych w księgach rachunkowych o aktywach i pasywach ze stanem faktycznym, czyli z realnym stanem posiadania. Po ustaleniu stanu faktycznego należy zmienić zapisy ksiąg rachunkowych tak, by zawierały zapisy odzwierciedlające stan rzeczywisty.

Odpowiedzialność kierownika jednostki dotyczy:

wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości określonych Ustawą o rachunkowości,
w tym z tytułu nadzoru, także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej – art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości.

Zasady rachunkowości

Ustawa o rachunkowości określa jedynie ogólne zasady dotyczące inwentaryzacji i rachunkowości. Bardzo wiele kwestii wymaga doprecyzowania wewnętrznym prawem jednostki. Wszelkie uregulowania i postanowienia powinny stanowić politykę rachunkowości dostosowaną do specyfiki i potrzeb jednostki, w której ma obowiązywać – art. 8 ust. 1 ww. Ustawy. Określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Cele inwentaryzacji

Główne cele przeprowadzania inwentaryzacji to:

kontrola stopnia zgodności danych ewidencyjnych z rzeczywistymi,
ocena stanu oraz przydatności materiałów, środków i sprzętów podlegających inwentaryzacji,
ocena osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy inwentaryzowanego sprzętu i konsekwencje wobec nich,
rozliczenie ujawnionych różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji,
ochrona majątku placówki.

Wskazówka praktyczna

Powierzanie pieczy nad wszelkimi elementami mienia żłobka powinno się odbywać w formie pisemnej, za potwierdzeniem osoby przejmującej odpowiedzialność za dany sprzęt. Dobrze jest, gdy takie powierzenie zawiera informacje o odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenie, zniszczenie lub zagubienie.

Podstawowe cechy inwentaryzacji:

kompletność – inwentaryzacją powinny zostać objęte wszystkie składniki aktywów i pasywów żłobka,
rzetelność – zapisy inwentaryzacyjne powinny być zgodne ze stanem rzeczywistym,
terminowość – inwentaryzacja powinna być przeprowadzana w terminach i z częstotliwością określonych w Ustawie o rachunkowości,
sprawdzalność – zapewnienie możliwości szybkiego skontrolowania rzetelności przeprowadzonej inwentaryzacji,
przejrzystość – inwentaryzowane składniki majątku powinny być opisane w sposób pozwalający na ich łatwe zidentyfikowanie i porównanie z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych.

Sposoby inwentaryzacji – regulacje prawne

Obowiązkowe jest przeprowadzanie inwentaryzacji:

aktywów pieniężnych,
papierów wartościowych,
rzeczowych składników aktywów obrotowych,
środków trwałych,
maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie

drogą

spisu ich ilości z natury,
wyceny tych ilości,
porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych,
wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,

należności, w tym udzielonych pożyczek,
powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów

drogą

otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów,
wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
gruntów,
należności spornych i wątpliwych,
aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe

drogą

porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami,
weryfikacji realnej wartości tych składników – art. 26 ust. 1 Ustawy o rachunkowości.

Terminy inwentaryzacji – regulacje prawne:

1. na koniec każdego roku obrotowego