Procedura postępowania z dokumentacją § 1 Dyrektor tworzy i wprowadza w życie instrukcję kancelaryjną przedszkola oraz określa zasady działania i obowiązki osób odpowiedzialnych za jej prawidłowe funkcjonowanie. § 2 Przedszkole prowadzi dokumentację przebiegu nauczania zgodnie z odrębnymi przepisami. § 3 1. Dyrektor przegląda korespondencję napływającą do przedszkola oraz decyduje, którą korespondencją zajmuje się sam, a którą przydziela poszczególnym pracownikom przedszkola. 2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do innych osób bądź innego stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące sposobu i terminu zajmowania się daną korespondencją. 3. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres obowiązków kilku osób, przekazuje się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. 4. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się formę odręczną lub korespondencyjną. Forma odręczna polega na sporządzeniu przez osobę załatwiającą sprawę, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez wskazaną przez dyrektora osobę projektu pisma załatwiającego sprawę do podpisu dyrektora/osoby prowadzącej. 5. Akta sprawy przechowuje się w składnicy akt. § 4 1. Zaleca się wykorzystanie zasobów informatycznych w przedszkolu, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. L. 119 z 4.5.2016, s. 1–88) – dalej RODO. Wykorzystanie zasobów informatycznych przedszkola następuje w szczególności w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, 2) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej, 3) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 4) umieszczania na wykupionych stronach internetowych stale aktualizowanej informacji o przedszkolu, kadrze kierowniczej i jej kompetencjach, 5) informowania rodziców podopiecznych o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw. 2. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników przedszkola, 2) archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych, 3) system haseł identyfikujących pracownika, 4) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom, które nie posiadają odpowiednich uprawnień. 3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy RODO. § 5 1. Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych, obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko, 2) datę urodzenia, 3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, 4) wykształcenie, 5) kwalifikacje zawodowe, 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. 2. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów: 1) wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii, 2) świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy, 3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy, 4) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, 5) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. 3. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. 4. Pracodawca sporządza umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych. 5. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. 6. Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika: 1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, 2) imienną listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. 7. Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przechowywane są przez okres 50 lat. § 6 Terminy przechowywania dokumentów wynikają z przepisów odrębnych.