OPUBLIKOWANO: LUTY 2012
ZAKTUALIZOWANO: 19 SIERPNIA 2016
Zwolnienia lekarskie w placówkach oświatowych
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632),
- Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.),
- Ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066 ze zm.),
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz.U. z 2015 r. poz. 2013),
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. z 1999 r. Nr 65 poz. 743),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1594) – uznane za uchylone,
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz.U. z 2015 r. poz. 2205 ze zm.).
Sposób usprawiedliwiania nieobecności pracownika w pracy podlega ścisłej regulacji przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Określają one zarówno termin, w jakim pracownik powinien powiadomić swojego pracodawcę o zwolnieniu, jak i termin dostarczenia dowodu zwolnienia, potwierdzającego powód nieobecności w pracy. Niezastosowanie się do obowiązujących przepisów wiąże się z możliwością wystąpienia poważnych konsekwencji, warto zatem zapoznać się z regulacjami dotyczącymi tej materii.
Nieobecność z powodu choroby
Zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia go o przyczynie nieobecności, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
Przywołany przepis wskazuje zatem, co należy rozumieć przez „niezwłoczne” powiadomienie pracodawcy. Musi ono nastąpić nie później niż w drugim dniu nieobecności, zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie pracy. Niedotrzymanie terminu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania może być jednak usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Rodzaje dowodów usprawiedliwiających nieobecność w pracy określa § 3 ww. Rozporządzenia i należy do nich m. in. zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Warto zauważyć, że obecna treść tej regulacji wskazuje wyłącznie na możliwość wystawiania zaświadczeń elektronicznych. Przepis art. 55 ust. 1 stanowi bowiem, że zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, zgodnie z wzorem ustalonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z ust. 2 tej regulacji wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje je na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Zaświadczenia nadal jednak mogą być wystawiane w dotychczasowej formie, stosownie do treści art. 23 ust. 1Ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw. Przepis ten stanowi, że lekarze, lekarze dentyści, felczerzy i starsi felczerzy upoważnieni do wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy mogą wystawiać je zgodnie z przepisami Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w brzmieniu obowiązującym przed datą wejścia w życie nowelizacji, ale nie dłużej niż do 31 grudnia 2017 r.
Ustawa nowelizująca z 15 maja 2015 r. wprowadziła zatem obowiązek wystawiania zaświadczeń lekarskich wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego, ale jednocześnie wprowadziła stosunkowo długi okres przejściowy, w czasie którego zaświadczenia mogą być wystawiane na starych zasadach. Ponieważ okres ten kończy się 31 grudnia 2017 r., dopiero od 1 stycznia 2018 r. lekarze będą wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne.
Zgodnie z nowymi przepisami dotyczącymi elektronicznych zwolnień lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA drogą elektroniczną do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS z kolei udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS-u nie później niż w dniu następującym po dacie otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Informacja ta zostanie przekazana także ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) mającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS-u. W latach 2016–2017 będą więc równolegle funkcjonowały dwie drogi przekazywania zwolnień lekarskich do pracodawcy.
Obowiązek utworzenia profilu na PUE ZUS-u miał każdy pracodawca-płatnik składek, który jest zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, czyli rozliczających składki za więcej niż pięć osób, do końca 2015 r.
Procedura postępowania po otrzymaniu zwolnienia
Pierwszym krokiem po otrzymaniu papierowego zwolnienia lekarskiego od pracownika powinno być zarejestrowanie daty jego dostarczenia (w praktyce oznacza to odnotowanie na odwrocie zwolnienia daty dostarczenia wraz z pieczątką i podpisem osoby przyjmującej). Nie trzeba tego robić, gdy zwolnienie lekarskie zostało przysłane pocztą, wówczas datą dostarczenia zwolnienia lekarskiego jest data nadania listu w placówce pocztowej (art. 57 § 5 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). W tym przypadku zwolnienie lekarskie powinno się przechowywać wraz z kopertą.
Zwolnienie lekarskie pracownik musi dostarczyć nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty jego otrzymania (art. 23 Ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw). Niedopełnienie tego obowiązku powoduje obniżenie o 25 proc. wysokości zasiłku przysługującego za okres od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, chyba że niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od pracownika. Należy pokreślić, że przepis mówi o obniżeniu wysokości zasiłku chorobowego. Brakuje natomiast podstaw prawnych do obniżenia wysokości wynagrodzenia za chorobę, jeżeli pracownik jest jeszcze uprawniony do otrzymania wynagrodzenia za chorobę, gdyż nie wykorzystał limitu 33 dni.
Z kolei gdy lekarz wystawi e-ZLA, pracownik nie będzie musiał dostarczać zwolnienia pracodawcy. E-ZLA zostanie przesłane na profil PUE płatnika i do systemu ZUS-u. Pracownika nie będzie więc obowiązywał termin siedmiu dni na dostarczenie zwolnienia ani nie będzie mu groziło ewentualne obniżenie zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia tego terminu.
Wydruk wystawionego przez lekarza zaświadczenia lekarskiego e-ZLA będzie przekazany pracownikowi-ubezpieczonemu:
- gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza na PUE ZUS-u wynika, że płatnik składek (np. pracodawca) nie ma profilu na PUE ZUS-u,
- na żądanie ubezpieczonego, nawet jeżeli płatnik składek ma profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS-u.
Płatnik składek, który nie ma profilu na PUE ZUS-u, otrzymuje wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA bezpośrednio od ubezpieczonego (także wtedy, gdy nie jest płatnikiem zasiłku).
Zasady wystawiania zaświadczeń lekarskich
Zgodnie z § 6 Rozporządzenia w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub konieczności osobistego sprawowania przez pracownika opieki nad chorym członkiem rodziny lekarz może wystawić wyłącznie po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub chorego członka rodziny.
Zaświadczenie lekarskie wystawia się na okres, w którym pracownik ze względu na stan zdrowia powinien powstrzymać się od pracy, jednak nie dłuższy niż do dnia, w którym niezbędne jest przeprowadzenie ponownego badania stanu zdrowia ubezpieczonego. Zaświadczenie lekarskie wystawia się na okres od dnia, w którym przeprowadzono badanie, lub od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania (§ 7 i 8 ww.Rozporządzenia). W praktyce oznacza to, że pracownik, jeżeli zachoruje wieczorem i pójdzie tego dnia do lekarza, może dostać zwolnienie lekarskie od dnia następnego.
Zaświadczenie lekarskie może być wystawione na okres rozpoczynający się po dniu badania, nie później jednak niż czwartego dnia po dniu badania, jeżeli bezpośrednio po dniu badania przypadają dni wolne od pracy bądź badanie jest przeprowadzane w okresie wcześniej orzeczonej niezdolności do pracy (§ 7 ust. 2
