OPUBLIKOWANO: LISTOPAD 2011

ZAKTUALIZOWANO: CZERWIEC 2013

Kontrola zarządcza w przedszkolu – najważniejsze informacje

Opracował: Mirosław Sola, trener, specjalista z zakresu kontroli zarządczej

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.),
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330),
• Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2005 r. Nr 249 poz. 2104 ze zm.) – uchylona,
• Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.),
• Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84),
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz.U. z 2010 r. Nr 238 poz. 1581).

Czym jest kontrola zarządcza?

Kontrola zarządcza obejmuje swoim zakresem działalność całego przedszkola, a nie tylko sfery związanej z finansami publicznymi. Jej podstawą jest zapewnienie realizacji celów i zadań. Pojęcie to pojawiło się po raz pierwszy w nowej Ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i obowiązuje od 1 stycznia 2010 r. Jego definicję zawiera art. 68 Ustawy: Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Ta próba jej zdefiniowania nie podkreśla jednak wieloelementowości w zakresie jej stosowania.

Kontrolę zarządczą można określić jako każdą działalność wspomagającą proces zarządzania przedszkolem dla zapewnienia wewnętrznego ładu organizacyjnego, zawierającą uporządkowany wieloelementowy zbiór form i metod oddziaływania na sposób pracy przedszkola, mający w efekcie doprowadzić je do wzrostu efektywności funkcjonowania (osiągnięcie celów i zadań). Mimo że określenie pojawiło się w Ustawie o finansach publicznych z 2009 r., nie jest to zjawisko zupełnie nowe. Wiele elementów kontroli zarządczej było już realizowanych w przeszłości, tyle tylko, że nie były nazywane kontrolą zarządczą. Przeanalizujmy zamieszczone w art. 68 cele kontroli zarządczej. Zapisano tam, że jej wdrożenie ma zapewnić w szczególności:

• zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
• skuteczność i efektywność działania,
• wiarygodność sprawozdań,
• ochronę zasobów,
• przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania,
• efektywność i skuteczność przepływu informacji,
• zarządzanie ryzykiem.

Użyto tu sformułowania „w szczególności”, co oznacza, że nie jest to katalog tzw. zamknięty. Każdy dyrektor przedszkola może dowolnie go poszerzać, dodając nowe sformułowania, które uzna za niezbędne.

Podstawowym elementem kontroli zarządczej jest ustawowe przypisanie każdemu dyrektorowi przedszkola odpowiedzialności za wdrożenie i monitorowanie takich elementów kontroli zarządczej, aby placówka osiągała jej cele w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Cele kontroli zarządczej

Przeanalizujmy cele kontroli zarządczej zawarte w art. 68 Ustawy o finansach publicznych oraz ich znaczenie dla funkcjonowania przedszkola. Przyznać należy, że nie odbiegają one od ogólnych zasad obowiązujących w finansach publicznych od dawna. Pewną nowością jest jedynie zarządzanie ryzykiem oraz planowanie działalności. Nie można bowiem napisać, że dotychczas żaden z dyrektorów nie analizował działalności kierowanego przedszkola bez analizy ryzyk z tym związanych – nie dokumentowano jedynie tego pisemnie.

Przeanalizujmy pokrótce cele kontroli zarządczej:

• zgodność działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi

Działalność przedszkola musi być zgodna ze wszystkimi przepisami prawa. Poprzednio preferowany był zakres związany jedynie z kontrolą finansową. Podobne podejście mamy w odniesieniu do procedur wewnętrznych – każda instrukcja czy regulamin określający sposób postępowania może być przedmiotem sprawdzenia (są to tzw. narzędzia kontroli zarządczej). Dla pracowników są to sposoby postępowania, a dla osób kontrolujących stanowią one natomiast procedury kontrolne.

• skuteczność i efektywność działania

Jest to zapis podobny do zapisu o maksymalizacji efektów z poniesionych nakładów finansowych, z czym mieliśmy do czynienia zarówno w poprzedniej, jak i w obecnie obowiązującej Ustawie o finansach publicznych.

• wiarygodność sprawozdań

Każde przedszkole składa szereg sprawozdań o różnym charakterze – nie tylko finansowym. Wszystkie one mogą być przedmiotem sprawdzenia.

• ochrona zasobów

Nie sprecyzowano tu rodzaju zasobów. Oznacza to, że w każdym przedszkolu należy chronić wszystkie zasoby (osobowe, finansowe, informacyjne, a także mienie i wyposażenie placówki).

• przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania