OPUBLIKOWANO: WRZESIEŃ 2011

ZAKTUALIZOWANO: STYCZEŃ 2015

Procedury postępowania ze źle wypełnioną dokumentacją szkolną

Opracowała: Małgorzata Celuch, wicedyrektorka w zespole szkół, nauczycielka matematyki i informatyki z wieloletnim stażem pracy

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 893),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2014 r. poz. 1170),
• Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 Nr 256 poz. 2572 ze zm.).

Praca nauczyciela związana jest z obowiązkiem prowadzenia obszernej dokumentacji szkolnej. Wynika to z konieczności właściwej organizacji, dokumentowania i monitorowania przebiegu pracy dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej w danej placówce. Ilość koniecznych do wypełnienia dokumentów jest niezwykle duża, wypełnia się je terminowo w określonych porach roku szkolnego, a sposób ich wypełniania jest ściśle sprecyzowany. Znaczenie dokumentów szkolnych, a zwłaszcza dokumentów związanych z przebiegiem nauczania, jest ogromne, ponieważ stanowią one podstawę do wystawiania zaświadczeń, odpisów i duplikatów przez wiele lat po ukończeniu szkoły przez uczniów i słuchaczy. Wszystkie dokumenty należy więc wypełniać dokładnie i najlepiej bezbłędnie. Jeśli jednak zdarzy się pomyłka, warto wiedzieć, w jaki sposób z niej wybrnąć. Należy wówczas postępować zgodnie z zaleceniami zawartymi w przepisach prawa oświatowego dotyczącego dokumentacji szkolnej.

Kto dokonuje poprawek

Zgodnie z § 26 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji sprostowania błędu i oczywistej omyłki w:

• księgach ewidencji,
• księdze uczniów/słuchaczy,
• księdze wychowanków,
• arkuszach ocen ucznia/słuchacza

dokonuje: dyrektor szkoły albo osoba przez niego upoważniona na piśmie do dokonania sprostowania.

Na podstawie § 26 ust. 2 ww. Rozporządzenia sprostowania błędu i oczywistej omyłki w pozostałej dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej dokonuje:

• osoba, która taki błąd lub omyłkę popełniła, lub
• dyrektor szkoły albo
• osoba przez niego upoważniona na piśmie do dokonania sprostowania.

Procedura dokonywania sprostowania błędu w księgach ewidencji, księdze uczniów, księdze wychowanków oraz w arkuszach ocen

Zgodnie z § 26 ust. 3 Rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji sprostowania błędu dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu, wykonując następujące czynności:

• skreślenie nieprawidłowego zapisu kolorem czerwonym,
• czytelne wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych kolorem czerwonym,
• zapisanie daty dokonania sprostowania,
• złożenie czytelnego podpisu przez dyrektora szkoły lub osobę przez niego upoważnioną.

Błędy w świadectwach promocyjnych i indeksach

Szkoła z własnej inicjatywy albo na wniosek ucznia lub absolwenta dokonuje sprostowania błędu i oczywistej omyłki w treści świadectwa szkolnego promocyjnego albo w indeksie. Jeżeli szkoła została zlikwidowana lub przekształcona, sprostowania dokonuje organ, który przejął dokumentację zlikwidowanej szkoły:

• zgodnie z art. 59 ust. 3 Ustawy o systemie oświaty dokumentację zlikwidowanej szkoły publicznej przekazuje się organowi prowadzącemu szkołę, z wyjątkiem: dokumentacji przebiegu nauczania, którą przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny;

• zgodnie z art. 59 ust. 3 Ustawy o systemie oświaty dokumentację zlikwidowanej szkoły lub placówki publicznej prowadzonej przez osobę prawną lub fizyczną przekazuje się właściwemu organowi jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 58 ust. 3 ww. Ustawy.

Procedura dokonywania sprostowania błędu na świadectwach szkolnych promocyjnych oraz w indeksach

Zgodnie z § 20 ust. 2 i ust. 3 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych sprostowania błędu dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu, wykonując następujące czynności:

• skreślenie nieprawidłowego zapisu kolorem czerwonym,
• czytelne wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych kolorem czerwonym,
• zamieszczenie na końcu świadectwa szkolnego promocyjnego lub indeksu adnotacji „Dokonano sprostowania”,
• złożenie czytelnego podpisu przez dyrektora szkoły lub osobę przez niego upoważnioną,
• zapisanie daty dokonania sprostowania,
• odciśnięcie pieczęci urzędowej,
• informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się na arkuszu ocen.

Upoważnienie do dokonywania poprawek

Należy pamiętać, że dokonania sprostowania błędów, zmiany imienia/imion lub nazwiska może dokonać albo dyrektor szkoły/placówki, albo osoba przez niego upoważniona