Dział personalny w przedszkolu niepublicznym – organizacja, zadania, procedury, terminy

OPUBLIKOWANO: SIERPIEŃ 2011

ZAKTUALIZOWANO: KWIECIEŃ 2014

Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.),
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 167 poz. 1322 ze zm.),
Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 127 poz. 721 ze zm.),
Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. z 2008 r. Nr 237 poz. 1656 ze zm.),
Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t.j. Dz.U z 2012 r. poz. 591 ze zm.).

Dział personalny stanowi jeden z ważniejszych działów w każdej organizacji, gdyż odpowiada za prawidłowość danych związanych ze sprawami pracowniczymi, tj. rekrutacją i motywowaniem pracowników, sprawami związanymi ze stosunkiem pracy, naliczaniem wynagrodzeń, rozliczeń z organami państwowymi itp. Nieprawidłowe działania pracowników tej komórki mogą narazić dyrektora przedszkola na przykre konsekwencje w postaci ukarania przez Państwową Inspekcję Pracy, urząd skarbowy bądź Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W organizacji takiej jak przedszkole niepubliczne, gdzie liczba zatrudnionych pracowników nie jest bardzo duża, właściwe wydaje się skupienie obowiązków kadrowych i płacowych w ramach kompetencji jednego działu, choć sprawy płacowe można też włączyć do kompetencji działu księgowości.

Tworząc dział personalny, dział kadr i płac lub sam dział kadr, dyrektor przedszkola musi rozstrzygnąć, jaka jego organizacja zapewni mu jak najpłynniejsze i najbardziej prawidłowe funkcjonowanie. Dyrektor powinien podjąć decyzję, czy chce mieć dział, do którego kompetencji będą należeć tylko „twarde kadry”, czyli samo administrowanie kadrami i płacami pracowników, czy też zamierza poszerzyć zakres jego działań o rekrutację, system ocen i motywowania pracowników. Niniejszy artykuł ma pomóc w jak najlepszym zorganizowaniu takiej jednostki w przypadku zatrudnienia jednego–dwóch pracowników, gdyż ze względu na specyfikę przedszkola niepublicznego często niecelowe wydaje się zatrudnianie większej ich liczby.

Cele działu personalnego

Prawidłowej organizacji działu kadr i płac sprzyja określenie celów, jakie dyrektor przedszkola chce osiągnąć z pomocą tego działu. Do najważniejszych z nich może należeć:

planowanie zatrudnienia,
rekrutacja pracowników,
tworzenie regulaminów, zarządzeń i procedur zgodnie z obowiązującymi przepisami,
nawiązywanie stosunku pracy zgodnie z przepisami i dbałość o wszystkie sprawy związane z zatrudnieniem, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych,
pomoc w rozwoju i doskonaleniu (plan szkoleń),
ocena i motywowanie pracowników,
zgodne z prawem rozwiązywanie stosunku pracy,
współpraca ze związkami zawodowymi (jeżeli istnieją w danym przedszkolu) oraz rozwiązywanie konfliktów zbiorowych.

W zależności od tego, jaki charakter działu personalnego wyznaczy dyrektor przedszkola, tj. czy stworzy dział obejmujący swym zakresem również tzw. miękki HR i oprócz administrowania kadrami i płacami włączy w zakres jego kompetencji także sprawy związane z rekrutacją, systemem ocen i motywowania pracowników, czy będzie to dział zajmujący się tylko administracją kadrami i płacami, powinien on zatrudnić osobę z wykształceniem, kwalifikacjami i doświadczeniem zawodowym związanymi z prawem pracy i/lub zarządzaniem zasobami ludzkimi. Musi to być osoba łatwo nawiązująca kontakty z ludźmi, gdyż w praktyce pracownik działu personalnego często występuje jako „łącznik” w stosunkach między pracodawcą a pracownikiem.

Zadania działu personalnego

Prawidłowemu funkcjonowaniu działu personalnego sprzyja kompletne określenie zadań, które pracownicy powinni wykonywać, aby zapewnić rzetelne i terminowe wywiązywanie się z obowiązków nałożonych przez prawodawcę. W celu egzekwowania tych zadań najlepiej spisać je w zakresie obowiązków danego pracownika.

Do głównych i najważniejszych zadań działu personalnego, zajmującego się tylko administrowaniem kadrami i płacami, należy:

przygotowywanie projektów regulaminów i zarządzeń dotyczących organizacji pracy w przedszkolu, regulaminów wynagradzania, działalności socjalnej itd. oraz dbałość o aktualizowanie ich w przypadku zmian przepisów prawnych,