OPUBLIKOWANO: SIERPIEŃ 2011

ZAKTUALIZOWANO: LUTY 2015

Porządkowanie dokumentacji pedagogicznej

Opracowała: Agnieszka Sakowicz, dyrektorka przedszkola niepublicznego, autorka artykułów z zakresu zarządzania oświatą

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 poz. 1182 ze zm.),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2014 r. poz. 1170).

Rok szkolny w przedszkolu kończy się oficjalnie dopiero 31 sierpnia. Jednak w rzeczywistości dzieje się to podobnie jak w szkołach – okres wakacyjny to przynajmniej w części placówek moment, kiedy przedszkole ogłasza przerwę w swej działalności. Jeżeli nawet nie czyni tego, wówczas i tak działa na zwolnionych obrotach. Praktyka wskazuje, że najczęściej w lipcu gromadzi się i uzupełnia dokumentację, w sierpniu zaś porządkuje i składa we właściwe miejsca w archiwum.

Na początku należy zaznaczyć, że wszystkie dokumenty zawierające informacje o działaniach wychowawczo-dydaktycznych podlegają obowiązkowi szczególnego zabezpieczenia. Trzeba zadbać o uniemożliwienie do nich dostępu osobom nieupoważnionym, zapobiec niedozwolonym zmianom, nie dopuścić do rozpowszechniania, uszkodzenia lub zniszczenia. Takie dane stanowią tajemnicę służbową.

Jeżeli dokumentacja była prowadzona elektronicznie, trzeba wybrać nośniki danych, które są odporne na zagrożenia. Ponadto muszą być stworzone kopie zapasowe. Oczywiście, konieczne jest także stosowanie programów chroniących przed włamaniem czy zawirusowaniem.

Na półmetku wakacji warto przypomnieć o najważniejszych sierpniowych obowiązkach dyrektora. Związane są one głównie z przejęciem dokumentacji przebiegu nauczania, podsumowaniem pracy i określeniem na rok następny wniosków, które zostaną przedstawione podczas sierpniowej rady pedagogicznej. To także ostatni moment na przemyślenie formuły organizacji zajęć adaptacyjnych oraz przeprowadzenia wakacyjnego przeglądu pomieszczeń placówki.

Przekazywanie dokumentacji pedagogicznej

Przepisy związane z terminami przekazywania przez nauczycieli dokumentacji przebiegu nauczania ustalane są wewnętrznie przez dyrektora placówki. Przy ich ustalaniu warto wziąć pod uwagę to, aby zarezerwować sobie czas na sprawdzenie zebranej dokumentacji pod względem formalnym i merytorycznym oraz ewentualne zwrócenie dokumentów nauczycielowi do poprawy. Zgodnie z § 27