STAN PRAWNY NA 26 KWIETNIA 2019 Zakładanie żłobka – formalności oraz niezbędna dokumentacja Opracowały: Diana Kaczorek, prawnik, legislator, pracownik administracji publicznej; Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 409), • Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2014 r. w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 72 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1422 ze zm.), • Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1313 ze zm.), • Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 72 ze zm.). Rejestr żłobków i klubów dziecięcych – zagadnienia ogólne Ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 ujmuje szeroko katalog podmiotów, które mogą tworzyć i prowadzić żłobki, wskazując w art. 8 ust. 1, że są to: • jednostki samorządu terytorialnego oraz instytucje publiczne, • osoby fizyczne, • osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Na zakres podmiotowy ww. Ustawy składają się więc zarówno podmioty publiczne, czyli gminy, jak i niepubliczne, np. osoby fizyczne, spółki prawa handlowego, fundacje czy stowarzyszenia. Zgodnie z art. 26 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 prowadzenie żłobka uznano za działalność regulowaną, to znaczy taką, która wymaga wpisu do odpowiedniego rejestru oraz której prowadzenie zależy od spełnienia szeregu szczególnych warunków, określonych przepisami prawa. Warunki te ujęto w rozdziale 3 tego aktu prawnego. Najważniejszy z nich, jak wspomniano powyżej, to obowiązek wpisu żłobka do rejestru żłobków i klubów dziecięcych. Rejestr jest prowadzony w każdej gminie przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Właściwość organu administracji publicznej została tak ustalona, że właściwy do zarejestrowania placówki jest wójt (burmistrz, prezydent miasta) tej gminy, na terenie której ma być prowadzony żłobek (art. 27 ust. 1 ww. Ustawy). Rejestr żłobków i klubów dziecięcych jest jawny i na podstawie art. 27 ust. 2 ustawy żłobkowej podlega publikacji w internecie – w Biuletynie Informacji Publicznej gminy. Tym samym wspomniany przepis daje bezpośredni dostęp do informacji m.in. o liczbie żłobków działających na terenie gminy oraz ich adresach zarówno osobom (podmiotom), które zamierzają prowadzić żłobek, jak i rodzicom (opiekunom prawnym, innym osobom, którym sąd powierzył opiekę nad dzieckiem) szukającym placówki, do której chcieliby oddać dziecko. Dane zawarte w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych obejmują (art. 27 ust. 3 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3): • nazwę lub imię i nazwisko oraz siedzibę bądź adres podmiotu prowadzącego żłobek lub klub dziecięcy, • numer NIP i REGON podmiotu prowadzącego żłobek lub klub dziecięcy, • miejsce prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego, • informację o zawieszaniu prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego, • informację o godzinach pracy żłobka lub klubu dziecięcego, • adres poczty elektronicznej i numer telefonu żłobka lub klubu dziecięcego, • liczbę miejsc w żłobku lub klubie dziecięcym, • liczbę dzieci zapisanych do żłobka lub klubu dziecięcego, • informację, czy żłobek lub klub dziecięcy jest dostosowany do potrzeb dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki, • wysokość opłat w żłobku lub klubie dziecięcym. Gdzie należy zarejestrować żłobek? Podmiot, który chce założyć żłobek, musi złożyć stosowny wniosek drogą elektroniczną. W celu złożenia wniosku należy założyć konto na portalu Emp@tia, następnie w module „e-Wnioski” wybrać „Dokumenty”, „Nowy dokument”, „Opieka nad dzieckiem” w wieku do lat 3, później należy wybrać wniosek o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych, następnie wybrać gminę, do której składa się wniosek oraz wypełnić wniosek wymaganymi danymi. Na koniec wniosek należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź Profilem Zaufanym. Termin załatwienia sprawy Organ prowadzący rejestr zobowiązany jest dokonać wpisu podmiotu do rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu do tego organu wniosku o wpis wraz z dołączonymi do niego dokumentami. Jeżeli organ prowadzący rejestr nie dokona wpisu w odpowiednim terminie, a od dnia wpływu wniosku do tego organu upłynęło 14 dni, podmiot może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy organ wezwał podmiot do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji 7-dniowy termin rozpoczyna się wraz z dniem wpływu uzupełnienia wniosku o wpis. Dokumentacja niezbędna do założenia żłobka Zgodnie z art. 28 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, podstawą zarejestrowania żłobka jest jedynie wniosek zawierający szereg oświadczeń, decyzji i zaświadczeń. Wniosek powinien zawierać: 1. w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej – numer lub indeks identyfikujący podmiot we właściwym rejestrze publicznym, potwierdzający status podmiotu, 2. numer NIP, o ile wnioskodawcy taki numer nadano, 3. decyzję potwierdzającą spełnienie wymagań przeciwpożarowych, o której mowa w art. 25 ust. 2 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, 4. odpowiednio decyzję potwierdzającą spełnienie wymagań sanitarno-lokalowych, o której mowa w art. 25 ust. 2a pkt 1, lub opinię, o której mowa w art. 25 ust. 2a pkt 2 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, 5. w przypadku osoby fizycznej – zaświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie, 5. oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do lokalu, w którym ma być prowadzony żłobek, 6. w przypadku osoby fizycznej – numer PESEL, 7. informację o godzinach pracy żłobka, 8. adres poczty elektronicznej i numer telefonu żłobka, 9. informację, czy żłobek jest dostosowany do potrzeb dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki, 10. wysokość opłat w żłobku. Uwaga! Wraz z wnioskiem podmiot zamierzający prowadzić żłobek przedstawia stosowne oświadczenie w celu potwierdzenia dokonania opłaty za wpis żłobka do rejestru. Urząd w celu sprawdzenia danych wpisanych we wniosku może żądać: • odpisu z rejestru, • dokumentu potwierdzającego tożsamość, • zaświadczenia o niekaralności, • dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy. Przedstawienie tych dokumentów nie jest konieczne, gdy urząd może bezpłatnie uzyskać dostęp do danych wynikających z tych dokumentów, dane te są mu znane z urzędu albo są możliwe do ustalenia na podstawie danych, które urząd posiada. Opłata za wpis do rejestru Podmiot zamierzający prowadzić żłobek musi – przed złożeniem wniosku – uiścić opłatę za wpis do rejestru. Obowiązek ten wprowadza art. 33 ust. 1 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.Ustawodawca upoważnił radę gminy do określenia w uchwale wysokości tej opłaty, wskazując jednocześnie, że nie może być ona wyższa niż 1000 zł. Uchwałę rady gminy w sprawie wysokości opłaty za wpis do rejestru najlepiej znaleźć w internecie – w Biuletynie Informacji Publicznej danej gminy. Oświadczenie o uiszczeniu opłaty należy dołączyć do wniosku o wpis. Niewniesienie opłaty może skutkować tym, że organ rejestrowy wezwie podmiot składający wniosek do usunięcia braków formalnych wniosku w terminie siedmiu dni, z pouczeniem, że ich nieusunięcie spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania. Zwolniona z ponoszenia opłaty jest gmina (art. 33 ust. 5 Ustawy). Opłaty nie ponosi się również w przypadku zgłaszania przez podmiot prowadzący żłobek zmian w rejestrze oraz wykreślenia żłobka z rejestru (art. 33 ust. 4 Ustawy). Wymagania lokalowe i sanitarne dotyczące żłobków oraz klubów dziecięcych Aby można było stwierdzić, że w lokalu, w którym będzie prowadzony żłobek lub klub dziecięcy, są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pobytu dzieci, podmiot zamierzający prowadzić żłobek musi uzyskać decyzje: • komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, • właściwego państwowego inspektora sanitarnego. Zgodnie z przepisem § 1 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy warunki odnoszące się do budynku lub lokalu, w którym ma być prowadzony żłobek, zostały określone następująco: lokal przeznaczony na prowadzony żłobek lub klub dziecięcy znajduje się w budynku lub jego części spełniających wymagania określone w przepisach technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie oraz przepisach o ochronie przeciwpożarowej dla kategorii zagrożenia ludzi ZL II lub wymagania uzgodnione z właściwym miejscowo komendantem wojewódzkim Państwowej Straży Pożarnej, w trybie określonym w § 6a Ustawy o ochronie przeciwpożarowej. Wyjątek od zasady określonej powyżej wprowadza § 1ust. 2 Rozporządzenia, stanowiący, że dopuszcza się prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego w lokalu znajdującym się w budynku lub jego części innych niż określone w ust. 1, jeżeli lokal: • jest przeznaczony dla nie więcej niż 25 dzieci, • znajduje się na pierwszej kondygnacji nadziemnej budynku i stanowi zwarty zespół przylegających do siebie i powiązanych funkcjonalnie pomieszczeń przeznaczonych na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego, • znajduje się w strefie pożarowej, w której elementy budynku są nierozprzestrzeniające ognia; wymaganie to nie dotyczy kondygnacji zlokalizowanych powyżej drugiej kondygnacji nadziemnej, • posiada co najmniej dwa wyjścia na zewnątrz, przy czym jednym z nich są drzwi wyjściowe z lokalu, a drugim – inne drzwi lub okno umożliwiające wyjście, w bezpieczny sposób, osób wykonujących pracę w żłobku lub klubie dziecięcym z dziećmi, bezpośrednio w bezpieczne miejsce na zewnątrz budynku, • został wyposażony w gaśnicę o skuteczności gaśniczej co najmniej 21 A, zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach dotyczących ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów, niezależnie od gaśnic zastosowanych w strefie pożarowej, w której znajduje się lokal. Pozostałe warunki odnoszące się do lokalu, w którym ma być prowadzony żłobek, oraz jego wyposażenia zostały określone następująco (§ 2–4 Rozporządzenia): • powierzchnia pomieszczenia przeznaczonego na zbiorowy pobyt od trojga do pięciorga dzieci wynosi co najmniej 16 m2; w przypadku liczby dzieci większej niż pięcioro powierzchnia ulega odpowiedniemu zwiększeniu na każde kolejne dziecko, z tym że: • powierzchnia przypadająca na każde kolejne dziecko wynosi co najmniej 2 m2, jeżeli czas pobytu dziecka nie przekracza pięciu godzin dziennie, • powierzchnia przypadająca na każde kolejne dziecko wynosi co najmniej 2,5 m2, jeżeli czas pobytu dziecka przekracza pięć godzin dziennie; • wysokość pomieszczeń przeznaczonych na pobyt dzieci wynosi co najmniej 2,5 m, • w lokalu jest zapewnione utrzymanie czystości i porządku, pomieszczenia są utrzymywane w odpowiednim stanie oraz są przeprowadzane ich okresowe remonty i konserwacje, • w pomieszczeniach higieniczno-sanitarnych: • podłoga i ściany są wykonane tak, aby było możliwe łatwe utrzymanie czystości w tych pomieszczeniach, • ściany do wysokości co najmniej 2 m są pokryte materiałami zmywalnymi, nienasiąkliwymi i odpornymi na działanie wilgoci oraz materiałami nietoksycznymi i odpornymi na działanie środków dezynfekcyjnych; • pościel i leżaki są wyraźnie oznakowane, przypisane do konkretnego dziecka i odpowiednio przechowywane, tak aby zapobiec przenoszeniu się zakażeń, • w pomieszczeniach przeznaczonych na pobyt dzieci na grzejnikach centralnego ogrzewania są umieszczone osłony ochraniające przed bezpośrednim kontaktem z elementem grzejnym, • instalacja elektryczna jest zabezpieczona przed dostępem dzieci, • w pomieszczeniach jest zapewniona temperatura co najmniej 20°C, jest zapewniony dostęp do węzła sanitarnego z ciepłą bieżącą wodą do utrzymania higieny osobistej dzieci, z tym, że: • jest zapewniona co najmniej 1 miska ustępowa na nie więcej niż 20 dzieci i 1 umywalka na nie więcej niż 15 dzieci, • umiejscowienie miski ustępowej i umywalki jest dostosowane do wzrostu dzieci, chyba że dzieci korzystają z tych samych urządzeń sanitarnych co osoby wykonujące pracę w żłobku lub klubie dziecięcym, przy czym zastosowano rozwiązania umożliwiające dzieciom bezpieczne korzystanie z tych urządzeń, • jest zapewniony brodzik z natryskiem lub inne urządzenie do mycia ciała dziecka, • w urządzeniach sanitarnych jest zapewniona centralna regulacja mieszania ciepłej wody przy zachowaniu środków bezpieczeństwa, aby nie dopuścić do poparzenia osób korzystających z tychże urządzeń, zwłaszcza na końcówkach instalacji, • jest zapewniona dostateczna ilość mydła w płynie, jednorazowe ręczniki i środki do pielęgnacji dzieci. • jest zapewnione stanowisko do przewijania dzieci, • jest zapewniona liczba nocników odpowiadająca liczbie dzieci, których poziom rozwoju umożliwia korzystanie przez nie z nocnika, • nocniki są myte i dezynfekowane oraz przechowywane w sposób zabezpieczony przed dostępem dzieci, • jest zapewnione miejsce do przechowywania sprzętu i środków utrzymania czystości, zabezpieczone przed dostępem dzieci, • jest zapewnione miejsce do przechowywania odzieży wierzchniej, z którego mogą jednocześnie korzystać dzieci i osoby wykonujące pracę w żłobku lub klubie dziecięcym, • meble są dostosowane do wymagań ergonomii, • wyposażenie ma atesty lub certyfikaty, • zabawki spełniają wymagania bezpieczeństwa i higieny oraz posiadają oznakowanie CE, • jest zapewniona możliwość otwierania w pomieszczeniu niewyposażonym w wentylację mechaniczną lub klimatyzację co najmniej 50% powierzchni okien, • pomieszczenia przeznaczone na pobyt dzieci są wietrzone w ciągu dnia co najmniej 4 razy przez co najmniej 10 minut, o ile nie są wentylowane poprzez instalację wentylacji mechanicznej nawiewno-wywiewnej lub klimatyzowane, • w pomieszczeniach jest zapewnione oświetlenie o parametrach zgodnych z Polską Normą; Uwaga! Stosowanie Polskich Norm jest dobrowolne, istnieją jednak przypadki, kiedy ich wymagania stają się obligatoryjne. Tak się dzieje wówczas, gdy Polskie Normy zostaną przywołane w aktach prawnych, np. rozporządzeniach. Zgodnie bowiem z art. 5 ust. 4 Ustawy o normalizacji Polskie Normy mogą być powoływane w przepisach prawnych po ich opublikowaniu w języku polskim. Ustawa ta dopuszcza zatem możliwość powoływania Polskich Norm w aktach prawnych, przez co normy te w zakresie, w jakim są przywołane, stają się normami do obligatoryjnego stosowania. Z uwagi na to, że w art. 3 pkt 16 Rozporządzenia nie odwołano się do konkretnej Polskiej Normy, lecz znajduje się w nim odesłanie do Polskiej Normy w ogóle, należy przez to przyjąć, że odnosi się on do wszystkich aktualnych norm dotyczących oświetlenia: • apteczki w lokalu są wyposażone w podstawowe środki opatrunkowe oraz podstawowe środki niezbędne do udzielania pierwszej pomocy i instrukcję o zasadach udzielania tej pomocy, • w żłobku, do którego uczęszcza dziecko karmione mlekiem matki, zapewnia się warunki do jego przechowywania i podawania, • w lokalu, w którym ma być prowadzony żłobek, zapewnia się w miarę możliwości bezpośrednie wyjście na teren otwarty wyposażony w urządzenia do zabaw, niedostępny dla osób postronnych, • niemowlętom, w miarę możliwości, zapewnia się leżakowanie na werandzie lub tarasie. Wystąpienie o opinię do komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej oraz Państwowego Inspektora Sanitarnego Jak wynika z nowego brzmienia art. 25 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, aby potwierdzić, że zostały spełnione warunki lokalowe i sanitarne niezbędne do prowadzenia żłobka, konieczne jest uzyskanie decyzji komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej oraz decyzji właściwego państwowego inspektora sanitarnego, określającą w szczególności maksymalną liczbę miejsc w żłobku. W tym celu należy wystąpić do tych organów z wnioskiem o wydanie stosownych opinii. Wydanie decyzji następuje po zakończeniu robót budowlanych i uzyskaniu decyzji o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego lub dokonaniu zawiadomienia o zakończeniu budowy, wobec którego organ nadzoru budowlanego w terminie nie wniósł sprzeciwu. Państwowy inspektor sanitarny i komendant powiatowy (miejski) Państwowej Straży Pożarnej są zobowiązani do udzielania wyjaśnień oraz przekazywania wytycznych w sprawie warunków lokalowych i sanitarnych, jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzony żłobek. Trzeba pamiętać, że podczas kontroli Państwowej Straży Pożarnej obowiązkiem kontrolowanego jest umożliwienie przeprowadzenia czynności kontrolno-rozpoznawczych, w tym: • udzielanie niezbędnych informacji i wyjaśnień w sprawach objętych zakresem tych czynności oraz zgoda na sporządzenie dokumentacji fotograficznej, • umożliwienie dostępu do obiektów, urządzeń i innych składników majątkowych, w stosunku do których mają być przeprowadzone czynności, • zapewnienie wglądu w dokumentację i prowadzone ewidencje objęte zakresem czynności, • umożliwienie sporządzenia kopii niezbędnych dokumentów, • zapewnienie warunków do pracy, w tym, w miarę możliwości, samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów, • udostępnienie środków łączności i innych koniecznych środków technicznych, jakimi dysponuje, w zakresie niezbędnym do przeprowadzania czynności. Obowiązki określone powyżej wynikają z art. 23 ust. 10 Ustawy o Państwowej Straży Pożarnej. Wpis żłobka do rejestru Podstawą wpisu żłobka do gminnego rejestru żłobków i klubów dziecięcych jest, jak już wyżej wspomniano, wniosek podmiotu zamierzającego prowadzić żłobek. Jeśli organ rejestrowy nie poweźmie wątpliwości co do informacji zawartych we wniosku, powinien na jego podstawie zarejestrować żłobek i wydać stosowne zaświadczenie. W zaświadczeniu muszą się znaleźć następujące dane (art. 30 ust. 2 ustawy żłobkowej): • nazwa organu, który dokonał wpisu do rejestru, • data i numer wpisu do rejestru, • forma organizacyjna opieki oraz jej nazwa, • nazwa lub imię i nazwisko podmiotu prowadzącego żłobek, • miejsce prowadzenia żłobka. Wójt (burmistrz, prezydent miasta) odmówi wpisu do rejestru, w przypadku gdy (art. 31 ustawy żłobkowej): • podmiot nie spełnia warunków wymaganych do utworzenia i prowadzenia żłobka, • wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem, • w stosunku do przedsiębiorcy wydano decyzję o zakazie wykonywania działalności objętej wpisem, w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku. Odmawiając wpisu do rejestru, wójt (burmistrz, prezydent miasta) wydaje decyzję administracyjną. Podmiot, który się z nią nie zgadza, może ją zaskarżyć, składając odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego.