OPUBLIKOWANO: LIPIEC 2011

Prowadzenie rekrutacji

Opracowała: Agnieszka Sakowicz, dyrektor przedszkola niepublicznego

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 ze zm.).

Realia konkurencji wolnorynkowej już od dłuższego czasu dotyczą także branży edukacyjnej. Przedszkola, znajdujące się na samym początku ścieżki nauczania, jako pierwsze odczuwają skutki takich zjawisk jak niż demograficzny i najczęściej mają mniej czasu na to, by się do nich przygotować. Co więcej, wprowadzane w ostatnich latach regulacje prawne ułatwiają zakładanie nowych placówek. Samorządy również starają się sprostać nałożonemu na nie obowiązkowi zapewnienia edukacji przedszkolnej wszystkim pięciolatkom, tworząc nowe przedszkola i oddziały przedszkolne w publicznych szkołach podstawowych. Wszystkie wymienione czynniki składają się na to, że w Polsce powstaje coraz gęstsza sieć przedszkoli publicznych i niepublicznych oraz rozmaitych klubików malucha. W obliczu takiej sytuacji skutecznie przeprowadzona rekrutacja jest warunkiem, aby placówka była w stanie przetrwać każde zawirowanie na rynku. Przyjrzyjmy się zatem, jak powinno się ją zorganizować w przedszkolu niepublicznym.

Rekrutacja a promocja

Połączenie to wydaje się nierozerwalne – bez promocji nie ma bowiem mowy o jakiejkolwiek rekrutacji. Dotyczy to zarówno placówki będącej jeszcze w fazie organizacji, jak i już funkcjonującej.

W przypadku placówki, która dopiero wchodzi na rynek, działania promocyjne powinny być bardziej spektakularne. Pamiętajmy, że do tego, by reklamować swoją działalność, nie jest konieczne zamknięcie wszystkich formalności, warto więc przedstawić klientowi opis tego, co zastanie w placówce, jeszcze przed jej otwarciem. Jednocześnie nie wolno zapominać, że nawet najlepsze działania promocyjne pozostaną bezskuteczne, jeśli na tym etapie nie zostanie opracowana koncepcja pracy przedszkola, wybrany program, zbudowana strona internetowa. Jeśli ten krok mamy już za sobą, dobrym pomysłem jest zaistnienie w lokalnej prasie, pojawianie się ze swoją ofertą na lokalnych piknikach rodzinnych, targach edukacyjnych, imprezach organizowanych z myślą o dzieciach i rodzicach. Nie ma też przeszkód, aby zorganizować drzwi otwarte i przedstawić rodzicom przyszłą kadrę pedagogiczną oraz pokazać im przestrzeń, w jakiej będą przebywały ich dzieci. Zanim rozpocznie się oficjalną rekrutację, trzeba przede wszystkim zaistnieć w świadomości klientów.

Przedszkole, które prowadzi już grupę dzieci, ma przed sobą o tyle łatwiejsze zadanie, że może odwoływać się do konkretnych działań, sukcesów. Po cichu zapewne liczy także na marketing szeptany – wszak cały rok szkolny pracuje na to, aby być godne polecenia sąsiadce, kuzynce, przyjaciółce. Również w tym przypadku rekrutacji powinny towarzyszyć rozmaite formy reklamy, udział w życiu lokalnym i, koniecznie, drzwi otwarte.

Rekrutacja winna być zatem poprzedzona działaniami promocyjnymi. Należy jednak pamiętać, że każda forma reklamy musi pasować do charakteru przedszkola, np. rodzinne małe placówki nastawione na ekologiczne wychowanie powinny uczestniczyć w mniejszych imprezach, promujących zdrowy tryb życia. Pokazanie się ze swoim stoiskiem przy supermarkecie będzie się bowiem kłócić z obranym wizerunkiem. Istnieje też małe prawdopodobieństwo, by tam znaleźli się docelowi odbiorcy.

Koniecznie musimy także wziąć pod uwagę, że powinniśmy do siebie przekonać zarówno rodziców, jak i samo dziecko. To opiekun podejmuje wprawdzie ostateczną decyzję i zapisuje pociechę do przedszkola, ale bardzo rzadko czyni to, nie uwzględniając wrażeń malucha po obejrzeniu placówki.

Najskuteczniejszym „narzędziem” rekrutacji jest rozmowa z potencjalnym klientem (czyli dzieckiem i rodzicami). Każdy, kto ją prowadzi, reprezentuje placówkę i świadczy o niej – niezależnie od tego, czy o przedszkolu opowiada dyrektor, wychowawca czy pomoc przedszkolna. Spotkanie zmierzające do podpisania umowy powinno zostać podporządkowane następującym zasadom:

• Musi odbywać się w spokojnej atmosferze, bez pośpiechu i osób trzecich. Warto, aby choć na chwilę pojawił się także wychowawca – przedstawił się i wyraził gotowość do odpowiedzenia na ewentualne pytania. Jeżeli pierwsza rozmowa toczy się np. podczas festynu, gdzie nie sposób zapewnić takich warunków, dobrze jest pokierować nią tak, aby dotyczyła ogólnie placówki, jej koncepcji pracy i oferty, natomiast do uzgodnienia szczegółów związanych np. z adaptacją dziecka należy zaprosić opiekunów na konkretny dzień i godzinę do zacisznego gabinetu w przedszkolu.
• Nie wolno obiecywać rzeczy, których nie zamierzamy zrealizować. Nasza koncepcja pracy i oferta powinny być na tyle jasno sprecyzowane, aby każdy z jej elementów był możliwy do wyjaśnienia i uzasadnienia podczas rozmowy z opiekunem, mającym niekiedy odmienną wizję idealnego przedszkola czy inne potrzeby, co pozwoli na rozwianie wszelkich wątpliwości. Podporządkowywanie się każdemu życzeniu klientów z pewnością zaprocentuje w przyszłości lawiną reklamacji, pretensji i kłopotów z kolejnym naborem.