STAN PRAWNY NA 17 MAJA 2019 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Opracowała: Renata Przybylska, radca prawny; zaktualizowała: Joanna Swadźba, prawnik Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), • Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 623 ze zm.). Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania środkami z tego funduszu określa Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: Ustawa). Zgodnie z art. 1 Ustawy fundusz socjalny przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej przez pracodawcę na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Na podstawie art. 2 pkt 5 Ustawy osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu socjalnego są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny, oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu. Działalność socjalna pracodawcy polega na usługach świadczonych na rzecz pracowników w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opiece nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, a także na udzielaniu pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej oraz zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Do zakładowych obiektów socjalnych, które dofinansowuje pracodawca z funduszu socjalnego, należą: • ośrodki wczasowe i kolonijne, • domy wypoczynkowe, • sanatoria, • ogrody działkowe, • obiekty sportowo-rekreacyjne, • żłobki, • kluby dziecięce, • przedszkola, • obiekty służące działalności kulturalnej. Zgodnie z postanowieniami art. 3 Ustawy fundusz socjalny tworzą pracodawcy: • zatrudniający – według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego – co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, • prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz socjalny do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 Ustawy lub mogą wypłacić świadczenie urlopowe. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 osób według powyższego kryterium przeliczania na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 3 ust. 3a Ustawy). Pamiętać należy, że niedopełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa wyżej, stanowi wykroczenie. Ponadto z treści art. 3 ust. 3a Ustawy można wyciągnąć wniosek, że pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku nie są zobowiązani do wypłacania świadczenia urlopowego. Oznacza to, że u tych pracodawców świadczenie urlopowe nie może być traktowane jako świadczenie należne pracownikom w rozumieniu art. 11 pkt 7 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 marca 2007 r., I OSK 814/06). U pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego winny być zawarte w układzie zbiorowym pracy, a jeśli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, to postanowienia w zakresie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego powinny zostać zawarte w regulaminie wynagradzania. Zgodnie z art. 6a Ustawy pracodawca rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, zobowiązany do utworzenia funduszu, dokonuje odpisu na fundusz od następnego roku kalendarzowego. Jeżeli natomiast rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzy fundusz świadczeń socjalnych. Świadczenie urlopowe Artykuł 3 ust. 5 Ustawy określa, że świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia winna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników. Ważne! Wysokość świadczenia urlopowego wypłacanego pracownikowi nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego – ustalonego według przepisów powołanej wyżej Ustawy – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika i ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Inne wypłaty z funduszu Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu socjalnego, zgodnie z art. 8 Ustawy, uzależnione są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego. Zatem usługi, świadczenia i dopłaty z funduszu powinny trafić do osób uprawnionych według kryteriów socjalnych. Innymi słowy, zróżnicowanie świadczeń musi odzwierciedlać sytuację życiową uprawnionego. Oznacza to, że osoby w najtrudniejszej sytuacji socjalnej otrzymać powinny najwyższe świadczenia, a osoby w najkorzystniejszej sytuacji socjalnej najniższe świadczenia. Dla zastosowania tego przepisu w praktyce pracodawca co do zasady powinien badać sytuację socjalną osób uprawnionych. Przy czym to charakter usługi czy świadczenia z funduszu decyduje, czy do ich przyznania wystarczająca okaże się sytuacja życiowa, rodzinna czy też materialna. „Kryteria socjalne w procesie dystrybucji środków funduszu nie konkurują ze sobą. Ich relacja polega na wzajemnym uzupełnianiu się” (por. Wyroki Sądu Administracyjnego w Białymstoku z dnia 13 maja 2015 r., III AUA 42/15, III AUA 43/15 oraz III AUA 514/15). Pamiętać należy, że to pracodawca ostatecznie ponosi odpowiedzialność za zgodny z Ustawą rozdział świadczeń z funduszu, czyli za zrealizowanie zasady socjalnej, i to do decyzji pracodawcy pozostaje, jakich środków do tego użyje (por. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Komentarz, Łukasz Chruściel, Warszawa 2015). Ważne! Przyznanie świadczenia z funduszu socjalnego nie może zostać uzależnione od wyników czy też jakości pracy pracownika. Sąd Apelacyjny w Szczecinie uznał, że „(…) ze środków z funduszu finansuje się zatem świadczenia niewynikające z warunków wynagradzania za pracę oraz niezależne od wyników i jakości wykonywanej pracy” (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 19 lutego 2013 r., III AUA 730/12). Reasumując, kryteria inne niż socjalne nie mogą mieć wpływu na przyznawanie świadczeń socjalnych. Istotne jest to, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasadę przeznaczenia środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej ma obowiązek określić pracodawca w regulaminie ustalonym ze związkami zawodowymi, a w razie, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin ten powinien zostać uzgodniony z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Wysokość odpisu na fundusz Artykuł 4 Ustawy określa, że u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz zatrudniających więcej niż 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy tworzą fundusz, wysokość odpisu na zakładowy fundusz socjalny zawarta jest w układzie zbiorowym pracy, a w przypadku, gdy pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy – w regulaminie wynagradzania. Układ zbiorowy pracy czy też regulamin wynagradzania mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na zakładowy fundusz socjalny. U pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na zakładowy fundusz socjalny wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Postanowienia art. 5 Ustawy określają wysokość odpisu podstawowego. Przepisów zawartych w ust. 1–7 ww. artykułu nie stosuje się w szkołach i placówkach objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty nauczyciela. Zgodnie z ww. ustępami wysokość odpisu jest zróżnicowana i wynosi: • na jednego zatrudnionego pracownika 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, • w przypadku pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki 5 proc., w drugim roku nauki 6 proc., a w trzecim roku nauki 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, • na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zwiększenie kwoty odpisu podstawowego może nastąpić o 6,25 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia: • na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, • na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej, w przypadku sprawowania przez pracodawcę opieki socjalnej nad emerytami i rencistami, w tym także nad emerytami i rencistami ze zlikwidowanych zakładów pracy. Natomiast pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, zgodnie z art. 5 ust. 7 Ustawy, ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” nie później niż do 20 lutego każdego roku. Na podstawie art. 7 zwiększenie środków funduszu następuje dzięki: • wpływom z opłat pobranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej, • darowiznom oraz zapisom osób fizycznych i prawnych, • odsetkom od środków funduszu, • wpływom z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe, • wierzytelnościom likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego, • przychodom z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych, • przychodom z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych, • innym środkom zwiększającym fundusz na mocy odrębnych przepisów. Zwiększenie środków funduszu może nastąpić na skutek przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy na innego pracodawcę i w takim przypadku w razie przejścia zakładu pracy na pracodawcę: • zobowiązanego do tworzenia funduszu – fundusz socjalny pracodawcy przejmującego przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania pracodawcy przekazującego, • niezobowiązanego do tworzenia funduszu socjalnego – pracodawca przejmujący przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego; nadwyżka przejętych środków pieniężnych wraz z odsetkami oraz przejętych należności wraz z odsetkami nad przejętymi zobowiązaniami nie stanowi przychodu pracodawcy przejmującego, jest gromadzona na odrębnym rachunku bankowym lub wydzielonym subkoncie i podlega wydatkowaniu na zasadach określonych niniejszą Ustawą dla dokonywania wydatków z funduszu socjalnego. W razie przejścia części zakładu na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu, fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowaną odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu, według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście. Zasady podziału środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego, dotyczącego roku, w którym następuje przejście części zakładu pracy, określa porozumienie zawarte między pracodawcami. Regulamin Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków z funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej na podstawie art. 8 ust. 2 Ustawy określa pracodawca w regulaminie udzielania pomocy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Na mocy art. 27 ust. 1 Ustawy o związkach zawodowych ustalanie zasad korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Nadto, na podstawie art. 27 ust. 2 Ustawy o związkach zawodowych, także przyznawanie pracownikom świadczeń z funduszu socjalnego dokonywane jest przez pracodawcę w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Zaznaczyć należy, że zgodnie z postanowieniami art. 30 ust. 6 Ustawy o związkach zawodowych jeżeli w sprawie regulaminu zakładowego funduszu socjalnego organizacje związkowe działające u danego pracodawcy nie przedstawią wspólnego uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję w sprawie regulaminu podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania ich interesów. Umowa Pracodawcy, na podstawie art. 9 Ustawy, mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Zawarta umowa określa w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu. W umowie zawiera się np. regulacje dotyczące tego, kto zbiera wnioski o przyznanie świadczeń z funduszu, który z pracodawców i w jakim zakresie przejmuje obsługę administracyjną, który z pracodawców wypłaca świadczenia z funduszu itd. Środki funduszu Środkami funduszu, zgodnie z art. 10 Ustawy, administruje pracodawca. Środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. W art. 12 Ustawy stwierdzono, że środki funduszu nie podlegają egzekucji z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku ze zobowiązaniami funduszu. Na podstawie art. 11 środki funduszu, niewykorzystane w danym roku kalendarzowym, przechodzą na rok następny. Jak wynika z orzecznictwa, „(…) pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu” (por. Wyrok Sądu Najwyższego Społecznych z dnia 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00). Natomiast w Wyroku Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 25 maja 2013 r. (III AUA 15/13) stwierdzono, że „(…) w wypadku niezgodnego z prawem administrowania środkami ZFŚS pracodawca ponosi odpowiedzialność cywilną (art. 8 ust. 3 Ustawy) i karno-administracyjną (art. 12a Ustawy). Ważne! Jeżeli pracodawca lub osoba odpowiedzialna w imieniu pracodawcy za wykonanie przepisów Ustawy nie wykonują ich albo podejmują działania z nimi niezgodne, podlegają – zgodnie z art. 12a Ustawy – karze grzywny w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.