STAN PRAWNY NA 20 STYCZNIA 2025

Narzędzia kontroli zarządczej to dokumentacja wynikająca z realizacji jej ustawowych wymogów, które zostały dookreślone przez ministra finansów w wytycznych w zakresie standardów kontroli zarządczej oraz wytycznych w sprawie jej samooceny. Jakie dokumenty w związku z tym należy przygotować w szkole?

Kontrolę zarządczą (w ujęciu realizacji celów i zadań) można określić jako każdą działalność wspomagającą proces zarządzania jednostką sektora finansów publicznych oraz jednostką samorządu terytorialnego dla zapewnienia wewnętrznego ładu organizacyjnego, zawierającą uporządkowany, wieloelementowy zbiór form i metod oddziaływania na sposób jej pracy, mający w efekcie doprowadzić do wzrostu efektywności jej funkcjonowania (osiągnięcie celów i zadań).

Ustawowa definicja nie podkreśla wieloelementowości oddziaływania na kierowaną jednostkę w celu osiągnięcia wewnętrznego ładu organizacyjnego. Ład ten osiąga się właśnie za pomocą narzędzi kontroli zarządczej, do których należą:

• zakresy obowiązków i odpowiedzialności (niektóre jednostki mają to określone w tzw. kartach lub opisach stanowisk pracy),
• regulaminy wewnętrzne,
• instrukcje w zakresie sposobu postępowania,
• dokumentacja związana z nadzorem pedagogicznym.

Wdrożenie kontroli zarządczej ma przyczynić się do zmiany z administracji proceduralnej na administrację efektywnościową.

Instrukcje i procedury

W celu ustalenia katalogu instrukcji, które zobowiązany jest wdrożyć każdy dyrektor, należy przeanalizować Ustawę o finansach publicznych oraz Ustawę o rachunkowości. Pamiętać należy również o tych instrukcjach, których wprowadzenie wymagane jest tzw. dobrą praktyką w zakresie sposobu dookreślania wewnętrznej organizacji pracy (np. instrukcja obiegu dokumentów, instrukcja w zakresie gospodarowania mieniem szkoły, zasady likwidacji środków trwałych).

Procedury obowiązujące w szkole (zgodnie z Ustawą o finansach publicznych) nazywa się procedurami kontroli. Należy je rozumieć dwojako:

• jako zaprogramowany przez dyrektora (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla pracowników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli (np. regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych),
• jako wielopoziomową kontrolę dowodu księgowego od celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania – sprawdzenie pod względem merytorycznym (zastosowany tryb Ustawy prawo zamówień publicznych), poprzez przyjęcie mienia na stan szkoły, sprawdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym, dokonanie kontroli wstępnej przez głównego księgowego, do zatwierdzenia wypłaty przez dyrektora szkoły lub osoby przez niego upoważnionej (np. instrukcja sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów księgowych, przyjęte przez urząd zasady – polityka rachunkowości).

W art. 47 Ustawy o finansach publicznych wymieniono wprost następujące procedury kontroli:

• instrukcja w sprawie sposobu przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
• regulamin udzielania zamówień publicznych,
• instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych.

Jak pokazuje praktyka, w wielu jednostkach nie zwrócono uwagi na ten przepis i nie wdrożono wskazanych w nim procedur. Tymczasem zadanie to należy nie tylko do wójta, burmistrza czy starosty w kierowanym przez niego urzędzie – w Ustawie napisano wprost, że obowiązek ten spoczywa na każdym kierowniku jednostki. W tym przypadku nie chodzi jednak o jednostkę w ujęciu podziału administracyjnego – samorządową gminę, powiat czy województwo – ale o dyrektora każdej wyodrębnionej organizacyjnie jednostki, działającej w oparciu o statut nadany przez radę gminy czy radę miasta w drodze uchwały.

Następną ustawą, w której określono kolejną grupę procedur, jest Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Z treści art. 10 wynika, że dyrektor zobowiązany jest do pisemnego ustalenia i aktualizowania tzw. polityki rachunkowości. Obejmuje ona m.in.:

• określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
• metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

• zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
• wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,