OPUBLIKOWANO: KWIECIEŃ 2011

ZAKTUALIZOWANO: PAŹDZIERNIK 2013

Mechanizmy kontroli – trzecia grupa standardów kontroli zarządczej

Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 poz. 885 ze zm.),
• Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 ze zm.),
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 97 poz. 674 ze zm.),
• Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84).

Mechanizmy kontroli to trzecia grupa standardów kontroli zarządczej, określona w załączniku do Komunikatu Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Podobnie jak w przypadku pozostałych grup kontroli zarządczej, standardy formułują jedynie podstawowe wymagania w zakresie tej grupy kontroli, nie przywołując jednocześnie żadnych przykładów gotowych procedur, jakie się na nią składają. Dlatego też zasadnym jest odwołanie się do wytycznych samooceny kontroli finansowej z 2007 r., zawierających wymagania odnoszące się właśnie do mechanizmów kontroli. Co prawda, dotyczą one kontroli finansowej, ale bez przeszkód mogą zostać zaadaptowane na potrzeby kontroli zarządczej. Należy przy tym zauważyć, że standardy kontroli zarządczej w zakresie mechanizmów kontroli stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, nietworzących jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki, w której jest wprowadzany, czyli samorządowej jednostki budżetowej w postaci przedszkola lub innej placówki oświatowej. Z kolei zgodnie z wytycznymi do samooceny na mechanizmy kontroli finansowej składają się regulaminy, procedury, instrukcje, czynności i zasady, za pomocą których zarządzający chcą zapewnić, że funkcjonowanie jednostki, a w szczególności gromadzenie i rozdysponowanie środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem, będzie przebiegać zgodnie z ich wytycznymi. Mechanizmy kontroli powinny występować w jednostce w zasadzie na wszystkich szczeblach zarządzania i odnosić się do wyników procesu analizy ryzyka – ich celem powinno być ograniczanie zidentyfikowanego ryzyka, którego jednostka nie może zaakceptować.

Z tego punktu widzenia ryzykiem dla jednostki są wszelkie zagrożenia wynikające z przeprowadzanych operacji finansowych – mechanizmy kontroli w tym zakresie powinny więc odpowiadać na tak zidentyfikowane ryzyko, ograniczając je przy pomocy choćby procedury wstępnej kontroli zaciągania zobowiązań. Standardy kontroli zarządczej wskazują również, że mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko, a koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. Z kolei zgodnie z wytycznymi do samooceny mechanizmy kontroli powinny być efektywne, czyli skutecznie ograniczać dane ryzyko przy najmniejszych możliwych kosztach. W szczególności:

• mechanizmy kontroli powinny być adekwatne, tj. skonstruowane w taki sposób, że ich prawidłowe stosowanie zabezpiecza jednostkę (działalność, operację) przed danym ryzykiem,
• mechanizmy kontroli powinny być skuteczne, tj. powinny działać w zamierzony sposób, czyli faktycznie zabezpieczać jednostkę przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka,
• mechanizmy kontroli powinny być efektywne, tj. powinny ograniczać ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów,
• wdrażane mechanizmy są możliwie najprostsze i zrozumiałe dla osób, które mają je stosować,
• mechanizmy kontroli są stosowane konsekwentnie przez wszystkich pracowników, pomijane podczas nieobecności kluczowych pracowników lub w okresie spiętrzenia zadań,
• utrzymywanie mechanizmów kontroli, które nie zabezpieczają jednostki przed żadnym ryzykiem jest niecelowe; mechanizmy takie są likwidowane.

Rodzaje mechanizmów kontroli

Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej na mechanizmy kontroli składa się:

• dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,
• nadzór,
• ciągłość działalności,
• ochrona zasobów,