OPUBLIKOWANO: KWIECIEŃ 2011

ZAKTUALIZOWANO: CZERWIEC 2013

Narzędzia kontroli zarządczej

Opracował: Mirosław Sola, trener, specjalista w zakresie kontroli zarządczej

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.),
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330),
• Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249 poz. 2104 ze zm.),
• Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84),
• Ustawa z dnia 4 września 2008 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2008 r. Nr 171 poz. 1058),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz.U. z 2009 r. Nr 168 poz. 1324 ze zm.).

Narzędzia kontroli zarządczej stanowią udokumentowanie realizacji jej ustawowych wymogów, które zostały dookreślone przez Ministra Finansów w wytycznych w zakresie standardów kontroli zarządczej oraz wytycznych w sprawie jej samooceny.

Kontrolę zarządczą (w ujęciu realizacji celów i zadań) można określić jako każdą działalność wspomagającą proces zarządzania jednostką sektora finansów publicznych oraz jednostką samorządu terytorialnego dla zapewnienia wewnętrznego ładu organizacyjnego, zawierającą uporządkowany wieloelementowy zbiór form i metod oddziaływania na sposób jego pracy, mający w efekcie doprowadzić je do wzrostu efektywności funkcjonowania (osiągnięcia celów i realizacji zadań). Ustawowa definicja nie podkreśla wieloelementowości oddziaływania na kierowaną jednostkę w celu osiągnięcia wewnętrznego ładu organizacyjnego. Osiąga się ten ład przy pomocy właśnie narzędzi kontroli zarządczej, do których należą: zakresy obowiązków i odpowiedzialności (niektóre jednostki mają to określone w tzw. kartach lub opisach stanowisk pracy), regulaminy wewnętrzne, instrukcje postępowania, dokumentacja związana z nadzorem pedagogicznym. Wdrożenie kontroli zarządczej ma dokonać zmiany z administracji proceduralnej na administrację efektywnościową. Dodatkowo nowa Ustawa o finansach publicznych wymusiła na przedszkolach zmianę ich formy organizacyjnej w sytuacji, kiedy były one zakładami budżetowymi. Jest to następne novum w sposobie ich funkcjonowania.

Konieczność wprowadzenia w przedszkolu zakresów czynności na każdym stanowisku pracy nie podlega dodatkowemu uzasadnieniu. Zajmijmy się instrukcjami, które zobowiązany jest wdrożyć każdy dyrektor przedszkola. W celu ustalenia ich katalogu należy przeanalizować Ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych oraz Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Powodem powrotu do poprzednio obowiązującej Ustawy o finansach jest to, że właśnie w niej wskazane zostały procedury, które dyrektor przedszkola zobowiązany był opracować i wdrożyć w kierowanej jednostce. Kolejne procedury zawiera Ustawa o rachunkowości. Pamiętać należy również o tych instrukcjach, których wprowadzenie wymagane jest tzw. dobrą praktyką w zakresie sposobu dookreślania wewnętrznej organizacji pracy (np. instrukcja obiegu dokumentów, instrukcja kasowa, pogotowie kasowe).

Na początek przypomnijmy brzmienie art. 47 Ustawy o finansach publicznych z 2005 r.:

„Art. 47. 1. Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

2. Kontrola finansowa obejmuje:

1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;

2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;

3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt 2.

3. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury, o których mowa w ust. 2, biorąc pod uwagę standardy, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1, oraz zapewnia ich przestrzeganie”.

Procedury obowiązujące w przedszkolu (zgodnie z ufp.) nazywa się procedurami kontroli. Należy je rozumieć w dwojakim znaczeniu:

1. Jest to zaprogramowany przez dyrektora przedszkola (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla pracowników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli (np. regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych).
2. Wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego od celowości dokonania zakupu do sposobu jego dokonania – sprawdzenie pod względem merytorycznym (zastosowany tryb Ustawy prawo zamówień publicznych) poprzez przyjęcie mienia na stan przedszkola, sprawdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym, dokonanie kontroli wstępnej przez głównego księgowego do zatwierdzenia wypłaty przez dyrektora jednostki lub osoby przez niego upoważnionej (np. instrukcja sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów księgowych, przyjęte przez urząd zasady rachunkowości).

W art. 47 (ufp. z 2005 r.) mamy wymienione wprost następujące procedury kontroli: