OPUBLIKOWANO: MARZEC 2011
ZAKTUALIZOWANO: PAŹDZIERNIK 2013
Kontrola zarządcza – zespoły współpracujące z dyrektorem
Opracował: Michał Łyszczarz, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.),
- Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84).
Artykuł 69 ust. 1 pkt 3 Ustawy o finansach publicznych nałożył na kierowników jednostek sektora finansów publicznych obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanych przez nich placówkach. Ponieważ do jednostek sektora finansów publicznych zaliczamy również szkoły, przedszkola i placówki oświatowe, na ich dyrektorach także spoczywa obowiązek wprowadzenia systemu kontroli zarządczej. Podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych określają standardy kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych stanowiące załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. Standardy te stanowią uporządkowany zbiór wskazówek, które osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie kontroli zarządczej powinny wykorzystać do tworzenia, oceny i doskonalenia systemu kontroli zarządczej.
Podkreślenia jednak wymaga fakt, że standardy te nie stanowią źródeł powszechnie obowiązującego prawa, dlatego też dyrektorzy jednostek oświatowych nie mają obowiązku brać ich pod uwagę przy wprowadzaniu procedur kontroli. Z kolei za najistotniejszy element kontroli zarządczej standardy te uznają system wyznaczania celów i zadań dla samorządowych jednostek organizacyjnych (a więc również przedszkoli), a także system monitorowania realizacji wyznaczonych celów i zadań. Należy tu zauważyć, że zadania, jakie stawiane są przed dyrektorami w toku sprawowania kontroli zarządczej w przedszkolu, mogą być wykonywane przy współudziale innych pracowników przedszkola, tworzących razem zespół ukierunkowany na wykonanie konkretnych czynności w toku kontroli.
Zespoły współpracujące z dyrektorem
Zespołów, jakie mogą wspomagać dyrektora przy wykonywaniu kontroli zarządczej, można w regulaminie kontroli przewidzieć kilka rodzajów. Dyrektor posiada tutaj pełną swobodę w ich tworzeniu, bowiem zarówno Ustawa o finansach publicznych, jak i standardy kontroli zarządczej nie wskazują żadnych gotowych rozwiązań regulaminu kontroli, z których wynikałaby konieczność utworzenia wspomagających dyrektora zespołów. Wskazówki co do kształtu przyjętych rozwiązań w zakresie kontroli zarządczej zawierać mogą wytyczne w zakresie kontroli zarządczej, które na podstawie art. 69 ust. 4 Ustawy o finansach publicznych może ogłosić w formie komunikatu Minister Finansów. Wytyczne te nie zostały jednak do dnia dzisiejszego ogłoszone, aczkolwiek w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów jest dostępny od 29.12.2010 r. projekt wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej, o którym będzie mowa poniżej.
W chwili obecnej można się jednak posiłkować rozwiązaniami proponowanymi w innym dokumencie Ministerstwa Finansów – wytycznych do samooceny kontroli finansowej. Jakkolwiek kontrola zarządcza jest pojęciem szerszym niż kontrola wyłącznie finansowa, to szereg rozwiązań tej ostatniej może być zaadaptowanych na potrzeby projektowanych procedur kontroli zarządczej, bowiem formuły tych kontroli są w istocie na wielu polach ze sobą zbieżne – przykładowo zarówno kontrola zarządcza jak i finansowa kładą nacisk na konieczność utworzenia procedur identyfikacji ryzyka. Zgodnie z wytycznymi do samooceny kontroli finansowej jedną z możliwych metod identyfikacji ryzyka jest powołanie zespołu, który będzie się zajmował tym zadaniem. Z wytycznych wynikają również zasady działania takiego zespołu, wytyczne wskazują bowiem, iż:
- metoda identyfikacji ryzyka jest spójna w całej jednostce,
- identyfikacja ryzyka prowadzona jest w sposób planowy i systematyczny, nie rzadziej niż raz w roku,
- najwyższe kierownictwo zaangażowane jest w proces identyfikacji ryzyka,
- proces identyfikacji ryzyka jest dokumentowany,
